Constantemente, surgem novidades na legislação tributária e fiscal. Uma das mais impactantes é a implementação do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial para empresas.
O objetivo desse programa é reduzir toda a burocracia no cumprimento de obrigações legais, unificando a transferência de dados em uma mesma plataforma. Mas o tema não é simples, pois os reflexos alteram os processos internos de qualquer empresa. Se você tem questionamentos sobre o assunto, todos eles serão respondidos neste artigo. Confira!
Quais são as principais mudanças e obrigações a serem informadas?
As alterações incorporam as mudanças da reforma das leis trabalhistas e visam facilitar o cumprimento das obrigações acessórias, que agora serão realizadas pelo eSocial. Também há novos prazos a serem obedecidos:
- folha de pagamento: o prazo para envio é até o dia 07 do mês subsequente;
- contratações: devem ser registradas até o último dia do mês subsequente ao início da obrigatoriedade do envio dos eventos não periódicos. Para vínculos iniciados até o último dia do mês anterior a essa obrigatoriedade. Até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços para os empregados admitidos a partir do dia seguinte ao início da obrigatoriedade dos eventos não periódico ao eSocial. E no dia do início da obrigatoriedade dos serviços para os empregados admitidos na data do início da obrigatoriedade dos eventos não periódicos ao eSocial;
- desligamentos: se o aviso prévio for trabalhado ou indenizado, até 10 dias após a rescisão; caso seja cumprido, até um dia após o desligamento;
- alterações salariais: o prazo para envio é até o dia 07 do mês subsequente; e
- jornada de trabalho: envio das informações é feito conforme as alterações ocorrem.
Além das citadas acima, ainda se incluem aquelas contidas no GFIP, pois o eSocial objetiva substituir essa declaração.
Quais são suas vantagens?
O eSocial é uma ferramenta que traz vantagens em inúmeras vertentes, seja para o governo, seja para empresas ou para o trabalhador.
Governo
Reduz custos na fiscalização, pois ela será eletrônica, como também auxilia no combate às fraudes e a crimes tributários, aumentando a arrecadação do governo.
Empresa
Tudo será feito de forma eletrônica e unificada, facilitando a entrega de informações aos órgãos fiscalizatórios e diminuindo a chance de erros.
Antes do eSocial, as empresas tinham que entregar obrigações acessórias separadas e de acordo com a natureza da informação.
Essa entrega centralizada ainda minimiza a chance de erros e multas, se realizada por uma empresa especialista na área trabalhista. Pois, em contrapartida, a fiscalização terá com maior facilidade acesso aos dados apresentados e demandará os atos fiscalizatórios com maior rapidez.
Trabalhador
A garantia dos direitos dos trabalhadores será mais efetiva, já que com a maior eficácia da fiscalização, os empresários que não praticam todas as regras da lei precisarão se adequar e deverão pagar corretamente os encargos trabalhistas e previdenciários, sob pena de serem fiscalizados e autuados com maior rapidez e eficiência.
Quem deve se adequar?
A implementação do eSocial é gradual, ou seja, conforme o tempo passa, mais empresas são obrigadas a utilizá-lo. O governo separou em três grupos, com diferentes datas de adesão. Confira-os:
- a partir do primeiro semestre de 2018, o sistema será implantado naquelas com faturamento acima de R$ 78 milhões anualmente;
- após o dia de 16 de julho de 2018, abrangerá as micro, pequenas e médias empresas e MEIs;
- entes públicos, a partir de 14 de janeiro de 2019.
Quais são as etapas da implementação?
Como o eSocial abrange inúmeras obrigações, não é viável exigir que todas as mudanças sejam feitas de um dia para o outro, portanto, também há etapas para sua implantação e suas respectivas datas para pequenas e médias empresas, todas de 2018:
- cadastro do empregador e tabelas — 07/2018;
- enviam-se informações sobre os trabalhadores e seus vínculos, como afastamentos, admissões etc. — 09/2018;
- enviam-se folhas de pagamento — 11/2018;
- substitui-se a GFIP e implementa-se a compensação cruzada — 01/2019;
- são enviados os dados sobre a saúde e segurança do trabalhador — 01/2019.
Como implementar o eSocial para empresas?
O governo apenas dispôs das obrigações e suas datas ao empreendedor, cabendo a ele escolher qual será o melhor processo de implementação para estar de acordo com as novas regras.
Será imprescindível que a empresa esteja com certificado digital válido, já que o eSocial será transmitido por meio de assinatura digital, bem como deixar atualizado os programas ocupacionais PCMSO e PRRA.
Recomendamos que sejam seguidos os seguintes passos:
- organize todos os dados pessoais de seus funcionários;
- recolha dados sobre as obrigações trabalhistas e funcionários;
- integre os setores jurídico, RH, pessoal, financeiro e comercial por um software de gestão, assim, os dados serão automaticamente interligados.
Quais são os desafios?
A aceitação da ideia e do novo procedimento é o principal entrave para as empresas, principalmente se seus gestores têm perfil conservador. Demais complicações, como contabilização dos dados, podem ser facilmente resolvidas com a contratação de uma boa assessoria trabalhista, contábil e fiscal.
O eSocial para empresas pode ser complicado, porém, suas novidades podem ser bastante benéficas para elas. E com a ajuda de um profissional na área, não é preciso ter receios quanto a sua implementação.
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