A ideia do Orçamento Base Zero (OBZ) foi apresentada ao público por Peter A. Pyhrr, em um artigo publicado na revista Harvard Business Review. Agora, a respeitável técnica está voltando ao radar dos gestores.
O que torna o OBZ único não é a metodologia de criar orçamento, mas a mudança de mentalidade que destrói as suposições padrões dos gestores. Em vez de comparar gastos de um ano com outro, ele promove uma análise mais eficiente sobre os gastos, de baixo para cima.
Apesar de ser uma ferramenta importante, ela não deve ser mais valorizada do que os elementos organizacionais que devem embasá-la, como gestão proativa, disposição da empresa de desafiar a mentalidade existente e sua tolerância aos riscos que surgem quando se faz mudanças.
Embora o OBZ seja utilizado, em geral, em grandes corporações, é possível implementá-lo em PMEs com igual aproveitamento. Pensando nisso, neste texto, vamos responder às sete questões mais frequentes sobre o assunto. Continue a leitura e confira!
1. O que é o Orçamento Base Zero?
Você já viu alguém medir o tamanho de uma empresa, com base na quantidade de funcionários que ela possui? Isso é bem comum, pois as pessoas costumam ver o custo como algo positivo. Nessa lógica, quanto mais colaboradores a organização possuir, maior respeito ela terá.
Porém, pensar assim é um contrassenso. O sucesso verdadeiro se mede sobre a diferença entre o custo e a receita. Ou seja, todo custo deve ser rigorosamente questionado — de maneira sensata e racional — sobre a real necessidade, o retorno e a possibilidade de realização ou compra de um serviço ou produto gastando menos.
O Orçamento Base Zero é assim chamado por construir os gastos e investimentos da empresa sem utilizar o seu histórico, mas projetando os números como se ela estivesse iniciando as suas atividades naquele momento. Assim, dificulta-se que ineficiências do passado sejam perpetuadas, desestimulando vícios prejudiciais à saúde financeira da empresa.
Portanto, ele é um instrumento de gestão que estimula a reflexão sobre a real necessidade de aplicação dos recursos, visando, sobretudo, diminuir conceitos e procedimentos enraizados na empresa.
Um de seus objetivos é permitir uma maior dinâmica e participação no processo orçamentário, evitando que a equipe de compras e financeiro façam mais do mesmo, simplesmente porque sempre foi assim na empresa. Dessa forma, o foco está na mudança de paradigmas com uma postura mais estratégica.
Empresas que desejam reequilibrar suas finanças ou sair de um aperto financeiro podem utilizar o OBZ como uma ferramenta de gestão. Na prática, sua aplicação impõe bases mais sólidas para a definição dos gastos, como se o seu negócio estivesse redefinindo seu budget a partir do zero — ou seja, é um ponto de partida.
Entretanto, o recomeço que o OBZ propõe não pode ser definido aleatoriamente. Na verdade, o mais importante é que ele materialize aspectos intangíveis, mas fundamentais para o sucesso, a missão, a visão e os valores da empresa.
E é também por esse motivo que sua efetivação depende de um histórico orçamentário consolidado, que servirá como referência sobre o que deverá ser cortado ou mantido.
2. Como ele funciona?
Eliminar gastos em empresas pode se revelar uma tarefa ingrata. Em uma análise superficial, tudo aparenta ser necessário, e o desapego é quase impossível. Nesse momento, o Orçamento Base Zero é uma solução, já que sua finalidade é auxiliar a tomada de decisão sobre o que cortar.
Falando em corte, você já deve ter ouvido que custos são como unhas, devendo ser cortados pelo menos uma vez por semana. A diferença é que as unhas não deixam dúvidas — ao contrário dos budgets empresariais, em que cada gasto incorporado é quase como um filho.
Nas grandes corporações, o OBZ funciona a partir de extensos e aprofundados debates com líderes de setores sobre seus respectivos orçamentos. Cada um expõe o que a sua equipe precisa, tendo como parâmetro o mínimo custo que a empresa precisa para operar. Tudo o que for supérfluo é considerado incremento e, se não gerar valor relevante, deve ser eliminado.
São objetivos gerais do Orçamento Base Zero:
- estabelecer a conexão entre o valor investido e o retorno esperado;
- priorizar e garantir que o dinheiro será alocado de acordo com as prioridades da empresa;
- realizar uma mudança cultural financeira dentro da empresa.
3. Quais são as suas vantagens?
A lucratividade, em última análise, nada mais é do que vender pelo menor custo de produção possível. É exatamente isso que o OBZ possibilita, pois ele é uma ferramenta que valida apenas os gastos estritamente necessários. Para tanto, é importante que esteja alinhado com os três pilares da empresa, além de considerar o planejamento estratégico.
Bob Fifer, consultor norte-americano de grande expressão mundial, em seu livro “Como dobrar o seu lucro em seis meses ou menos”, define a despesa como boa ou ruim. Segundo ele, a boa é a que você tem para aumentar as suas vendas, enquanto a ruim é o restante. É essa última que você deve incansavelmente perseguir para eliminar.
Quando você partir dessa premissa — de que despesas ruins devem ser abolidas —, as consequências naturais serão:
- eliminação de despesas ruins ao máximo;
- transformação de despesas fixas em variáveis — ou, até mesmo, temporárias;
- terceirização de serviços estratégicos e técnicos alheios às suas experiências e especialidade, focando na qualidade e nível dos serviços, quando viável financeiramente;
- maior utilização da tecnologia para automatização de processos e otimização de procedimentos.
4. Como ele ajuda no dia a dia?
Com essa ferramenta, sua empresa fica obrigada a controlar tudo o que gasta e arrecada. Além disso, ela exige a reestruturação dos gastos em longo e médio prazo, tendo em vista os principais objetivos de um negócio.
Por sua vez, esse controle é feito diuturnamente. Dessa forma, ela é extremamente útil para disciplinar as finanças e evitar que novos custos supérfluos venham a ser incorporados. Assim, sua empresa cortará o mal pela raiz, antes que frutifique e se torne uma erva daninha a corroer suas finanças.
Com o OBZ, você pode manter uma estrutura mais simples, ágil e sem limites para a criatividade e as sugestões. Independentemente do cargo e nível do funcionário, será possível eliminar funções desnecessárias e excesso de níveis hierárquicos, focando em processos estruturados e não em departamentalização.
Além disso, é possível tornar a administração da empresa mais estratégica, com base em resultado e por meio da mensuração de desempenho — como a análise da receita/funcionário e o número de estações/funcionários contratados.
Diante da realização do Orçamento Base Zero de maneira correta, sua empresa tende a se tornar mais eficiente pela racionalização dos processos. Isso ocorre por meio da eliminação de:
- planilhas, controles e informações paralelas, já que haverá uma padronização e acompanhamento mais apurado dos procedimentos;
- funções e cargos que não agregam valor e aumentam a burocracia;
- retrabalhos por ineficiência operacional;
- normas e manuais de procedimentos obsoletos e burocráticos, que prejudicam o resultado da empresa
5. De que forma ele pode ser implementado?
O princípio de tudo é o amplo debate e apresentação de números que evidenciem a necessidade dos gastos. A receita é, em essência, muito simples, embora sua aplicação demande muito trabalho: tudo o que não for de fato importante será cortado.
Como já comentamos, para o que o OBZ funcione, será necessária uma mudança conceitual na empresa, e você, como líder principal, deve mudar a si próprio antes de alterar a organização.
Será sua atitude o maior combustível para que todos comprem a ideia, pois uma mudança imposta não trará resultados e diminuirá sua credibilidade quanto gestor.
Dessa forma, antes de implementar o Orçamento Base Zero, você precisará ouvir seus líderes e solicitar a eles relatórios financeiros completos. A partir do alinhamento dos gastos setoriais com os limites impostos ao orçamento da empresa, serão redefinidos novos números para cada setor ou departamento.
Aqui vai uma dica: uma boa assessoria empresarial poderá contribuir significativamente na condução dessa reestruturação da empresa.
6. Como aplicar o OBZ na prática?
Aplicar o OBZ no campo prático exige bastante empenho, dedicação e, principalmente, treinamento da equipe. O processo de implementação pode ser complexo e exige mudanças da cultura organizacional. Se você quer saber como fazê-lo corretamente, confira as etapas abaixo.
Faça um mapeamento inicial
Primeiramente, será necessário fazer um histórico completo dos custos da empresa. Para isso, realize alterações comportamentais no negócio, de forma que seja aumentado o controle interno.
Com os dados em mãos, faça um mapeamento da estrutura do negócio, elabore uma estratégia detalhada, concreta e com metas divididas por setor orçamentário.
Mobilize todas as equipes
Depois de fazer um mapeamento dos custos da empresa, está na hora de engajar a sua equipe para que eles entendam a importância de reduzir gastos.
Isso pode ser feito por meio de reuniões onde é explicado o OBZ, realização de treinamentos ou capacitações técnicas, bem como estratégias para alterar os comportamentos. Essa é uma etapa imprescindível para que a ferramenta seja utilizada corretamente e que os erros nas próximas fases sejam evitados.
Divida a empresa em centros de custos
O centro de custos é uma forma de dividir a empresa em diferentes setores, sendo que cada um deles tem uma parcela de responsabilidade operacional, econômica e financeira.
Nessa etapa, a empresa é dividida em grupos de orçamentos. Isso é necessário porque cada um deles seguirá uma lógica diferente de custos. Depois disso, levante o histórico de cada uma dessas unidades.
Identifique a estratégia
Nesse momento, são construídas as estratégias para a redução de custos. Também deve ser estudado como elas se relacionam com as metas e o orçamento para cada grupo de custo estruturado na etapa anterior.
Analise as métricas das unidades
Defina as metas de curto, médio e longo prazo dos grupos orçamentários. Deve-se realizar a avaliação individual dessas unidades e aplicar indicadores de desempenho para averiguar os resultados.
Defina o custo mínimo
Será necessário definir o custo mínimo para que a empresa mantenha as suas atividades. Aqueles gastos que não forem essenciais serão classificados como supérfluos, e suas eliminações devem ser consideradas.
Classifique as despesas fixas de cada unidade
Por fim, estabelece-se as despesas e suas classificações (fixas, variáveis, regulares, extraordinárias). Nessa etapa, os responsáveis devem identificar de forma precisa as despesas de cada unidade orçamentária e procurar meios de reduzir os gastos.
Ao observar as etapas, percebe-se que esse é um procedimento complexo, que exige a análise de um grande volume de dados e conhecimento aprofundado dos envolvidos. Por essa razão, é fundamental ter o apoio de uma equipe contábil especializada para que tudo seja feito corretamente.
7. Qual é a diferença em relação aos outros tipos de orçamentos?
Quando uma empresa vai orçar os seus gastos, é comum que ela considere a média de custos e despesas dos últimos exercícios sociais (período entre a elaboração dos relatórios contábeis). Isso faz com que ela não ignore ganhos eventuais excepcionalmente altos e perdas oriundas de eventuais erros do passado.
O OBZ funciona de uma forma diferente dos demais métodos de orçamentos, pois ele não considera a média geral dos gastos da empresa, mas sim as contas individuais de cada centro de custo criado.
A elaboração desse tipo de orçamento é feita do zero, o que evita desperdícios, permite construir uma base histórica de todas as contas do negócio e não permite que os gestores caiam em zona de conforto na análise de custos, pois será possível verificar mais claramente os excessos e as necessidades reais de cada operação da empresa.
A metodologia tem foco na minimização dos custos, já que a alocação de recursos é realizada como base em metas bem definidas e alinhadas à estratégia do negócio. Isso elimina desperdícios de dinheiro e conscientiza os gestores sobre as limitações de capital.
Diferentemente de outros métodos orçamentários, o OBZ tem duas premissas básicas:
- um bom orçamento deve garantir a sobrevivência da organização nos piores cenários, além de saber aproveitar os melhores momentos;
- o total das despesas e custos fixos deve ser próximo à margem de contribuição da empresa no pior cenário possível. Assim, a organização continuará lucrando mesmo perante situações difíceis.
Saiba que, além de eliminar gastos desnecessários, a empresa pode fazer o mesmo com procedimentos dispensáveis — que consomem tempo e mão de obra —, com o objetivo de maximizar seus ganhos e aumentar sua eficiência.
O Orçamento Base Zero é uma poderosa ferramenta para garantir a sobrevivência da sua empresa, mas é fundamental ter o apoio profissional tanto na sua elaboração como na realização de um controle efetivo das contas após a aplicação desse orçamento. Afinal, ele exige de todos um grande pragmatismo para avaliar o que realmente é importante e o que pode ser eliminado.
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