Reduzir custos na empresa é uma das ações mais importantes para fazer o negócio ter sucesso. É a partir de decisões em torno desse processo que o empreendimento consegue ter maior rentabilidade e lucratividade, aumentando seu retorno financeiro e mantendo a boa saúde financeira.
Existem inúmeras estratégias eficientes para esse fim, como a prática da elisão fiscal. Porém, antes de qualquer coisa, é fundamental ter uma compreensão mais profunda do que vem a ser cada conceito que faz parte da gestão contábil eficiente. Por exemplo, você sabia que existem diferenças entre custos, gastos e despesas?
Saber distinguir tais dispêndios auxilia o gestor a fazer decisões mais acertadas. Além disso, com base nesses conhecimentos, o empreendedor tem mais respaldo para encaminhar o negócio rumo ao sucesso.
Sendo assim, preparamos o seguinte artigo, que lhe orientará a fim de que você possa otimizar a gestão da sua empresa e obter melhores resultados. Acompanhe!
O que são custos empresariais?
Toda empresa tem gastos, despesas e custos para que consiga funcionar. Perdas e desperdícios também podem acontecer, influindo nos resultados do empreendimento. Ainda que tudo se relacione à subtração de dinheiro, tais conceitos não significam a mesma coisa. No entanto, entendê-los é essencial para ajudar a empresa a operar de forma otimizada. Então, preste atenção em cada um.
Gastos
Os gastos têm um conceito bastante amplo e envolvem qualquer dispêndio financeiro. Todas as aquisições de um negócio são, em algum momento, consideradas gastos e mais tarde poderão se tornar custos, despesas ou investimentos, a depender do que se destinam.
No entanto, quando a quantia não é planejada e serve para cobrir ações imprevisíveis, ou complementa o valor de uma despesa ou custo que foi planejado de maneira ineficiente, tal valor se mantém como um gasto e, assim, é prejudicial à empresa.
Custos
Podemos dizer que os custos são todo tipo de valor aplicado no momento em que se produz a mercadoria ou o serviço. É tudo aquilo cuja falta prejudicaria a qualidade, a velocidade ou a conclusão da produção. Assim, estão relacionados à atividade central do empreendimento, pois sem custo o negócio não opera.
Assim, entram nessa conta a aquisição de matéria-prima, a mão de obra dos funcionários, os insumos, o uso de energia elétrica, de internet, de água, os materiais de limpeza, a revisão de máquinas etc.
Importante destacar que nem todos os funcionários devem ser considerados como custos, pois somente aqueles que estão trabalhando diretamente na produção de uma mercadoria ou serviço serão de fato um custo. Os demais, como o departamento de marketing em uma indústria petrolífera, são considerados como despesas.
Investimentos
Os investimentos são todos valores gastos que tenham como objetivo um retorno financeiro para a empresa, no curto, médio ou longo prazo.
Por exemplo, adquirir uma máquina de última geração, que automatize parte dos processos do empreendimento, terá grandes custos iniciais. No entanto, espera-se que essa automação consiga colaborar para a produtividade dos funcionários, que terão mais tempo para focar em ações menos operacionais e aumentar a qualidade do serviço prestado e, consequentemente, dar maior retorno financeiro à empresa.
Despesas
As despesas implicam os valores despendidos na estrutura e funcionamento das atividades operacionais da empresa e na venda dos produtos e serviços. Costuma envolver setores administrativos, de recursos humanos, marketing e outros.
Apesar de não contribuírem direta ou indiretamente na comercialização das mercadorias, podem influenciar no aumento da receita. Um bom exemplo para isso é o investimento em marketing digital. Sem ele, até é possível finalizar o produto, mas a divulgação e venda serão prejudicados.
Em resumo, podemos dizer que é uma espécie de investimento, mas sem relação direta com a atividade central do negócio.
Perdas
Diferentemente, as perdas não proporcionam retorno financeiro ao empreendimento. São dispêndios ocasionais e, algumas vezes, inesperados. Incêndios, explosões, inundações, destelhamentos são alguns dos exemplos para essas ocasiões. Furtos e roubos também são classificados como perdas. No entanto, apesar de inevitáveis, algumas ações podem prevenir essas ocorrências.
Desperdícios
Já os desperdícios, em geral, envolvem o processo produtivo. Porém, por alguma falha na administração, eles não geram valor ao negócio ou ao cliente. Alguns exemplos são: defeitos, estoque parado, matéria-prima deteriorada pelo prazo de validade, gastos desnecessários de combustível na entrega das compras e gargalos na linha de produção.
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Quais os tipos de custos na empresa?
Então, retomando, de forma resumida, os custos são todos os dispêndios essenciais e que influenciam no produto ou no serviço final. Eles, ainda, se diferenciam quanto ao tipo. Observe!
Custos diretos
Esses são bem fáceis de identificar, já que influenciam diretamente na produção e, em geral, dizem respeito a matérias-primas. Por exemplo, um restaurante que vende hambúrguer precisará comprar pão, carne, queijo, temperos, batatas. Esses ingredientes são importantes para montar o produto final, de acordo com o desejo do consumidor. A falta de temperos poderia deixar o lanche sem a qualidade de costume, o que desagradaria os clientes.
Custos indiretos
Aqui incluem todos os investimentos necessários para que o produto se finalize, porém nem sempre é percebido facilmente. Seguindo o mesmo exemplo acima, do restaurante, podemos incluir nos custos indiretos o botijão de gás, um fogão, a energia elétrica, a manutenção dos equipamentos de cozinha etc.
Custos variáveis
Esses custos acompanham a demanda de produção e sofrem alterações ao longo do tempo, dependendo do volume de produção ou de vendas. Podemos ter como exemplo a demanda de matérias-primas para o produto final. Quanto mais a empresa vender, mais insumos vai precisar ter para dar conta dos pedidos. Ou seja, quanto mais hambúrgueres, mais pão vai precisar comprar.
Custos fixos
Esses tipos de custos se mantêm constantes por um longo período, sem sofrer muita influência de fatores externos. Um exemplo poderia ser o salário mensal dos funcionários que, exceto em caso de hora extra, se manteria sempre o mesmo. Alguns tipos de impostos pagos pelo negócio também podem se manter no mesmo valor por um tempo.
É importante salientar, contudo, que essas classificações de custos não são sempre iguais a todos os empreendimentos. Assim, o gestor deve sempre analisar as particularidades do próprio negócio para essa definição.
Qual a importância de conhecer os custos na empresa?
Ainda que esse seja um tema complexo para os gestores e que eles possam ter a assessoria contábil, para realizar os trâmites necessários nesse assunto, conhecer o modo como sua empresa opera e quais são todos seus tipos de custos, investimentos e dispêndios ajuda a fazer uma gestão mais prudente. É por meio desse entendimento que o empreendedor terá dados mais sólidos para tomar decisões otimizadas.
Uma das ações que o gestor precisa compreender é como precificar os produtos e serviços. No entanto, isso só é possível a partir do momento em que ele entende exatamente o que acontece durante o processo produtivo e o que o influencia, como discriminar quais os riscos de gastos e de perdas que cada produção tem.
Por exemplo, o aumento no preço do gás de cozinha acarretará mais dispêndios mensais. Se esse aumento não for calculado no preço do hambúrguer, é possível que o lucro do restaurante passe a ser menor daqui para frente. É um custo implícito e que muitos não enxergam, mas que sem esse insumo não tem como o serviço se finalizar.
Inclusive, o termo “preço de custo” vem exatamente dessa lógica. Um comerciante que venda sua mercadoria pelo valor exato o qual precisou investir, a fim de adquirir as matérias-primas e os insumos, não terá lucro, o que é prejudicial para o negócio. A conta só fica positiva se a soma dos custos ─ diretos, indiretos, fixos e variáveis ─ for mais baixa que o valor do preço final.
Todavia, o fato citado é apenas uma exemplificação da importância de um conhecimento mais atento do empreendedor. De maneira geral, identificar para onde vai todo o dinheiro ajuda a empresa a manter sua saúde financeira, já que, diante disso, o gestor sabe em que economizar.
Como reduzir os custos empresariais de modo eficiente?
A grande dúvida de muitos empreendimentos é a de conseguir reduzir ao máximo os custos, mas sem deixar cair a qualidade dos serviços, já que esse fator influencia na satisfação do consumidor. Apesar de difícil, é possível se dedicar a algumas ações em prol desse objetivo. Vamos lá!
Reduzir os impostos legalmente
Grande parte dos custos de uma empresa está ligada ao pagamento de tributos ao governo. Apesar de eles serem compulsórios por lei, quando existe um planejamento tributário adequado, com uma assessoria contábil que entenda a legislação e suas mudanças ao longo do tempo, o estabelecimento tem chances de conseguir melhores resultados financeiros.
Uma empresa especializada e com mais de 20 anos de experiência como a Lafs consegue fazer simulações, a fim de entender qual o melhor regime tributário para cada caso concreto e buscar incentivos fiscais que estejam de acordo com as legislações tributárias.
Isso porque existem certas interpretações de normas ou entendimento jurisprudencial que se não feitas por uma equipe multidisciplinar, colocará em risco toda a operação da empresa por utilizar benefícios indevidos. Como exemplo, destacamos ações que podem impactar em uma redução de custo tributário, a alteração do local da execução de serviço, mudança de fornecedor e a terceirização de atividades administrativas da empresa.
Analisar investimentos
No aspecto orçamentário, investimentos são despesas de capital. Ou seja, é todo dinheiro empregado em alguma funcionalidade ou bem que, a curto ou a longo prazo, traga um retorno financeiro. Adquirir máquinas, softwares e guardar dinheiro na poupança podem ser considerados exemplos de investimentos. No entanto, nem todos são eficientes para qualquer empresa.
Para verificar o quanto um investimento vale a pena, é válido observar o tanto de tempo para o retorno acontecer e qual o valor real deste. Isso porque, em geral, ainda que os bens investidos possam trazer de volta certa quantia financeira, eles costumam ter gastos corriqueiros, como o de manutenção.
Em suma, fazer investimentos é uma forma inteligente de conseguir gerar dinheiro, mas nem todos são apropriados ao empreendimento, principalmente os de retorno baixo e lento.
Ter um bom capital de giro
O capital de giro é o valor necessário para fazer o negócio continuar funcionando por um período de tempo. Ele é calculado ao somar todo o saldo positivo no caixa, as contas a receber mais o valor do estoque e diminuir as contas a pagar (com fornecedores, tributos, encargos, custos e gastos para a empresa funcionar etc.).
Ele é o montante financeiro que dará a cobertura ao empreendimento, para que se sustente no período entre o cumprimento de obrigações financeiras e a entrada de mais valor no caixa.
Esse equilíbrio é necessário porque nem sempre o retorno vem logo após a saída do produto, como acontece nas aquisições a prazo e parceladas pelos consumidores. E, como sabemos, uma empresa tem valores monetários saindo constantemente do caixa, como pagamento de água, luz, fornecedores e funcionários.
Assim, é imprescindível que o gestor busque estratégias para que o valor do capital de giro esteja sempre positivo. Negociar prazos e descontos com fornecedores e colocar algumas mercadorias em promoção são ações que costumam beneficiar o negócio nesse sentido.
Fazer contratações corretas
Os funcionários são os grandes responsáveis por fazer o empreendimento lucrar, já que é a partir do desempenho deles que a empresa alcança melhores resultados. Sabendo disso, é importante investir naqueles talentos que sejam capazes de agregar o valor necessário.
Para a contratação ser efetiva, o gestor precisa saber exatamente quais as necessidades da empresa, quais as especificidades e exigências mais importantes de cada cargo e quais tipos de competências o negócio carece para atuar com mais rendimento. São esses detalhes que conduzirão uma entrevista de admissão.
Também é possível que, com o tempo, tais colaboradores precisem de treinamento para continuarem alinhados aos objetivos organizacionais. Sendo assim, essa etapa não pode, do mesmo modo, ser negligenciada.
Tomar cuidado nas compras
Existe, às vezes, um mau entendimento com relação à quantidade de itens adquiridos em cada compra. Geralmente, quanto maior o volume da aquisição, mais descontos a empresa consegue no valor de cada unidade. No entanto, essa ação deve ser analisada, já que uma baixa liquidez das mercadorias e a falta de controle de estoque limitam o fluxo de caixa, operação primordial para a boa saúde financeira da empresa.
Assim, para uma gestão eficiente, é importante ter apurado qual a quantidade necessária de cada produto, quanto tempo cada um demora para sair do estoque, qual o prazo em que fornecedor faz a entrega, qual o nível de perecibilidade. Ter um estoque de segurança e aproveitar descontos é recomendado, mas sem deixar o planejamento eficiente de lado.
Usar a tecnologia a favor
Com uma grande quantidade de informações geradas pelas organizações, chega um momento em que ter um software auxiliando nas operações, é fundamental. A tecnologia é capaz de muitas vantagens, como minimizar as chances de o negócio cometer erros de gestão financeira, além de aumentar o suporte para o controle mais apurado e a tomada de decisões.
Ademais, a inteligência artificial ajuda a acompanhar a performance dos processos, a melhorar a comunicação entre cada área e a ajudar o gestor a visualizar em que pontos das atividades estão ocorrendo as falhas.
Ter um bom relacionamento com fornecedores
Otimizar aquisições com fornecedores faz parte de umas das operações logísticas de uma empresa. É importante ter em mente que os materiais adquiridos têm de ser de qualidade, pois deles dependem os serviços ou produtos vendidos aos consumidores. Ao mesmo tempo, o gestor tem de prezar por um preço de aquisição justo, para que não tenha prejuízos no momento das vendas.
Construir uma boa relação com fornecedores confere benefícios a ambos os lados. Um deles é o aumento da confiança, que, a partir de demandas constantes, permite que o negócio consiga descontos nas transações e a garantia de que o item adquirido consiga suprir as exigências no processo produtivo.
Deixar o fornecedor por dentro de algumas das estratégias e dos objetivos da organização colabora para que essa relação seja construída na reciprocidade e confiabilidade. No entanto, é primordial ter em mente que essa tem de ser uma relação ganha-ganha, na qual os dois lados enxergam vantagens em mantê-la.
Fazer uma boa gestão financeira
Essa ação envolve a análise, acompanhamento e decisão sobre a captação, manutenção e administração de recursos econômicos. É a partir de uma gestão financeira bem-feita que a empresa consegue controlar os gastos e crescer o lucro.
A partir disso, o gestor entende quais são os maiores investimentos do negócio, em que pontos acontecem os maiores custos, onde o negócio está desperdiçando dinheiro e em que momento está deixando de lucrar.
Assim, tudo que envolve entrada e saída de recursos financeiros entra nesse exame, por exemplo o controle do fluxo de caixa, o giro de estoque e a elisão fiscal.
Nesse ponto, a automação das ações por meio de um software, como já citado, ajudará em uma verificação mais profunda.
Como uma contabilidade pode ajudar na redução de custos?
Todas as decisões que uma empresa toma envolve aumento ou redução de quantia financeira. Dispensar a contabilidade é um passo para que a empresa deixe suas contas no vermelho.
Para que um negócio funcione é necessário que todas as áreas trabalhem em sinergia, visando como mesmo fim o crescimento do lucro da empresa. Assim como o setor de Recursos Humanos tem mais domínio sobre as práticas que envolvem a motivação e o desempenho dos trabalhadores, por exemplo, o setor de contabilidade tem mais know-how sobre que tipo de decisões impactam negativamente o negócio, que tipos de impostos são desnecessários e como otimizar recursos, a fim de gerar mais receita de contrapartida.
Além disso, existem acontecimentos que fogem do controle de qualquer gestor, como a inadimplência de clientes. Enquanto esses fatos acontecem, as obrigações de uma empresa não param de crescer. Uma falta de controle de caixa é um risco para que as decisões erradas sejam tomadas e dificultem a boa saúde financeira.
Sendo um cliente da Lafs Contabilidade, você não só conta com uma assessoria contábil cumpridora de obrigações impostas pela lei, como usufrui de uma verdadeira parceira no dia a dia da sua empresa, com orientações precisas que contribuem para administração do negócio e nas tomadas de decisões dos gestores.
Qual a relação entre custos e lucros?
É a partir da exata noção dos custos de um processo produtivo que o gestor pode precificar seus serviços e obter lucros por ele. E é com o conhecimento desses lucros que é possível buscar outras ações importantes para o negócio crescer, como lucratividade e rentabilidade.
A lucratividade determina o verdadeiro ganho da empresa. Ela ajuda a decidir o valor final de cada produto, permitindo que ele seja seguro a ponto de ajudar o negócio a alcançar bons lucros. Seu cálculo tem relação com o lucro líquido e a receita total. Assim, ela tende a indicar a porcentagem de ganho de cada mercadoria vendida.
Se o empreendedor observa que a taxa de lucratividade está baixa, ele pode tomar algumas decisões, por exemplo analisar se o custo dos insumos está eficiente ou se o preço dos fornecedores está de acordo com a realidade.
Já a rentabilidade indica o percentual do retorno financeiro daquilo que foi investido do negócio. Para esse cálculo são analisados o lucro líquido da empresa e o valor que ela precisou investir para o negócio funcionar.
Então, por exemplo, continuando com aquele mesmo exemplo do restaurante de hambúrgueres, o gestor deve observar os custos como os investidos em software, fogão e os impostos necessários para fazer funcionar o empreendimento. É recomendado que esses valores não demorem muitos anos para retornar ao negócio.
Resumindo, a quantia do custo influenciará no lucro e, consequentemente, em todos os resultados financeiros dos quais ele faça parte.
Como reduzir custos na empresa pode otimizar seus resultados?
A redução de custos otimiza os resultados da empresa no sentido que essa ação fornece mais segurança no momento de definir a margem de lucro de cada mercadoria. Além disso, uma gestão dos dispêndios ajuda a obter informações sobre o desempenho das atividades, auxilia no planejamento, no controle das ações e viabiliza informações para subsidiar a tomada de decisões.
O custo reduzido diminui os riscos do negócio, mantém o empreendimento mais competitivo, propicia melhor precificação, colabora para o aumento da lucratividade e da rentabilidade e permite que o negócio possa investir em insumos mais relevantes.
Um gestor que trabalha em prol de reduzir custos na empresa tem mais chances de obter sucesso financeiro e tornar sua empresa mais forte para driblar a concorrência. Por isso é importante que ele consiga distinguir todos os tipos de dispêndios do seu empreendimento e se envolver em ações que colaborem para esse fim, como buscar a redução de impostos e ter o apoio de um profissional especializado nessa área.
Para continuar por dentro desse assunto, leia nosso próximo artigo sobre o papel da contabilidade na redução dos custos!
