Para o governo receber as informações fiscais, trabalhistas, contábeis, operacionais e, consequentemente, financeiras das empresas, em 2007, foi criado o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
O objetivo desta modernização foi tornar o cumprimento das obrigações acessórias digitais mais simples e confiável, não só permitindo que as empresas tivessem maior segurança na prestação das informações, como facilitou a fiscalização sobre os dados.
Para ajudá-lo a entender tudo sobre o SPED e suas diferentes escriturações, criamos este guia completo sobre as escriturações e outras informações importantes a respeito delas. Acompanhe conosco!
O que é o SPED?
O SPED é um ambiente totalmente digital, onde o fisco reúne em um só lugar as informações contábeis e fiscais de uma empresa.
Por meio dele, foram criados progressivamente, além da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) — primeiro documento fiscal do país —, seis escriturações totalmente digitais, em substituição a processos anteriores e manuais. São elas:
- Escrituração Contábil Digital (EFD ICMS e IPI);
- Escrituração Contábil Digital (EFD Contribuições);
- Escrituração Contábil Digital (ECD): SPED Contábil;
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF): SPED Contábil Fiscal;
- Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD Reinf);
- Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
Agora, vamos abordá-las uma a uma para você saber os detalhes sobre elas.
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Quais os tipos mais comuns de SPED?
SPED Fiscal do ICMS e do IPI
Apenas as empresas sobre cujas atividades incidem o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) precisam entregar essa declaração. Na maior parte, são negócios das áreas de comércio e indústria.
Por meio do SPED Fiscal, as empresas obrigadas devem informar ao Fisco suas movimentações relacionadas a ambos os impostos e a documentos fiscais, que são as seguintes:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) emitidos e recebidos;
- no caso de indústrias e comércios, registro de inventário;
- valores de ICMS e IPI movimentados, como apurações, pagamentos e créditos fiscais;
- alteração de estoques e processos industriais, pelo Bloco K, para indústrias, empresas equiparadas a indústrias, e atacados.
A periodicidade de transmissão da EFD do ICMS e do IPI é mensal, sempre até o dia 20 de cada mês e com os dados referentes ao mês anteriormente encerrado, porém a administração tributária estadual poderá definir prazos diferentes para o envio das informações.
SPED Contribuições
O Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), popularmente chamados de impostos, na verdade, são classificadas como contribuições tributárias, pois os valores arrecadados são destinados a projetos sociais do governo e a pagamentos de direitos. Daí o nome SPED Contribuições.
Semelhante ao SPED Fiscal, o Contribuições exige que os contribuintes transmitam aos órgãos de fiscalização dados sobre as operações responsáveis pela movimentação dos dois tributos e acerca de apurações e pagamentos deles.
O prazo para o envio da EFD do PIS e da COFINS é o décimo dia útil do segundo mês posterior ao de referência das informações. Logo, o prazo para o envio do SPED Contribuições referente aos dados de agosto encerra-se apenas em outubro.
SPED Contábil Fiscal
A ECF une em apenas uma escrituração os dados fiscais e contábeis, para que a fiscalização possa cruzá-los e validar as informações das escriturações individualizadas dessas áreas. Ela substituiu, em 2014, a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).
Além disso, ela serve também para que as empresas informem aos órgãos públicos os dados importantes para as apurações do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL), bem como suas apurações.
A periodicidade de entrega da ECF é anual, com encerramento do prazo no dia 31 de julho do ano posterior ao de referência dos registros.
EFD Reinf
Especialmente para escriturar retenções e informações sobre contribuições previdenciárias das empresas, a EFD Reinf funciona como um módulo que complementa o eSocial. As informações mais comuns exigidas pela escrituração são:
- retenções de INSS em serviços contratados;
- pagamento da Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta (CPRB) feito pelas empresas inclusas na desoneração da folha de pagamentos;
- retenções de PIS, COFINS e outros impostos federais em pagamentos feitos a empresas.
O prazo para transmissão da EFD Reinf também é o dia 20 de cada mês, com o preenchimento de retenções e contribuições do mês anterior.
eSocial
O eSocial foi criado para unificar as informações trabalhistas, e dessa forma, substituirá a GFIP, RAIS, CAGED, entre outras obrigações acessórias que até então sua transmissão é obrigatória. Bem como, tem como objetivo integrar as movimentações de folha de pagamento, cujo o evento é periódico (salários e horas extras), como também os não periódicos (admissões e acidente do trabalho).
Para o eSocial, não existe apenas um prazo de envio, pois mesmo o encerramento de um mês pode não significar a consolidação de ocorrências e informações. Por isso, existem diferentes prazos. Por exemplo, o processamento da folha de pagamentos deve ser transmitido até o dia 7 do mês seguinte àquele de referência, mas as admissões precisam ser informadas na obrigação um dia antes de os novos trabalhadores iniciarem nas suas funções.
De acordo com o cronograma de implementação, as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016 já deviam estar adequadas ao eSocial em janeiro de 2018. Para as demais empresas, as datas e informações a serem enviadas em cada uma delas são estas:
Empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões, não optantes pelo simples nacional.
- julho de 2018: dados cadastrais da empresa;
- outubro de 2018: dados cadastrais de funcionários e de vínculos empregatícios;
- janeiro de 2019: processamento mensal da folha de pagamentos;
- abril de 2019: emissão das guias de pagamento de INSS e FGTS pelo eSocial, quando outro sistema de geração das guias e de entrega de relatórios da folha ao Fisco será substituído;
- janeiro de 2020: dados de segurança e saúde do trabalhador.
A ME e EPP, não optantes pelo Simples Nacional poderão enviar os dados cadastrais e demais eventos da 2ª fase que inicia em outubro de 2018, até janeiro de 2019, em conjunto com os dados da folha de pagamento.
Empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões, optantes pelo simples nacional.
- janeiro de 2019: dados cadastrais da empresa;
- abril de 2019: dados cadastrais de funcionários e de vínculos empregatícios;
- julho de 2019: processamento mensal da folha de pagamentos;
- outubro de 2019: emissão das guias de pagamento de INSS e FGTS pelo eSocial, quando outro sistema de geração das guias e de entrega de relatórios da folha ao Fisco será substituído;
- julho de 2020: dados de segurança e saúde do trabalhador.
SPED Contábil
Pelo SPED Contábil as empresas submetem seus livros e documentos contábeis ao Fisco digitalmente.
A ECD é obrigatória para todas as empresas que tributam o IRPJ e CSLL com base no Lucro Real e Lucro Presumido e distribuem seus resultados acima da presunção fiscal.
Considere hipoteticamente uma empresa que faturou durante o ano de 2017 R$ 300 mil. Inicialmente por ser lucro presumido e os tributos serem apurados com base no regime de caixa não seria obrigatória a escrituração contábil completa, tampouco a transmissão da ECD.
Porém, em 2018, a Receita Federal do Brasil através da lavratura de uma notificação fiscal, requereu dos sócios esclarecimentos sobre lucros distribuídos superiores a presunção do lucro presumido, que para sua atividade era de 32%. Sob pena de auto de infração tributando os rendimentos de acordo com a sistemática do Imposto de Renda Pessoa Física.
Em posse da notificação a empresa procurou uma assessoria contábil especializada para verificar meios de regularizar a questão. Nesta consulta constatou-se que a empresa não só deveria possuir uma escrituração contábil completa, como também era obrigatória a transmissão da ECD.
Diante do cenário contábil e tributário complexo, a empresa se viu obrigada a regularizar a questão de imediato, o que gerou prejuízos não só ao fluxo de caixa do empreendimento, como desorganizou a vida pessoal dos sócios, pois os custos do reprocessamento contábil, transmissão da declaração e cumprimento da notificação foram altos.
Por isso, a importância de contar com uma Contabilidade experiente para o cumprimento de todas as obrigações tributárias e contábeis determinadas pela legislação, pois um deslize ou inobservância de regra legal, podem gerar prejuízos que culminem até mesmo no fechamento da empresa.
Dentre os relatórios contábeis que são obrigatórios para empresas que estão na mesma situação da história acima, destacamos:
- Livro Diário;
- Livro Razão;
- Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE);
- Balanço Patrimonial;
- Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA).
A periodicidade de entrega da ECD também é anual, com encerramento do prazo no dia 31 de maio do ano posterior ao de referência da escrituração elaborada.
Quais são os objetivos do SPED?
Dar agilidade à fiscalização
Com a transmissão eletrônica de dados, a fiscalização tornou-se mais rápida para auditar as informações recebidas e identificar atrasos e inconsistências para agir. E esse foi um dos principais objetivos do projeto do SPED.
Sem precisar se locomover e folhear uma série de documentos para cruzar informações relacionadas, um fiscal pode averiguar a exatidão e a veracidade das informações fornecidas pela empresa.
Modernizar procedimentos das empresas
As mudanças e substituições de procedimentos também buscam modernizar o cumprimento de obrigações, adaptando-as aos demais avanços tecnológicos dos vários setores de atuação dos empreendimentos.
Reduzir o impacto ambiental da burocracia
Outro objetivo, com impacto ambiental positivo, foi o de reduzir o uso de papel nos procedimentos internos das empresas e dos órgãos públicos.
Com os formatos digitais, o negócio pode elaborar suas escriturações e, após transmiti-las, apenas salvar os arquivos de dados e o recibo de transmissão. Ou seja, periodicamente, são dezenas, ou até centenas de folhas de papel economizadas, dependendo da empresa.
Facilitar o acesso à informação por parte das empresas
Quando um negócio é fiscalizado, precisa provar aos fiscais que armazena suas declarações, o que é obrigatório, e que elas estão corretas. Logo, deve acessá-las e também conceder acesso à fiscalização, o que é mais fácil e rápido de fazer apenas com arquivos digitais.
Reduzir a burocracia
Pode parecer paradoxo que a criação de obrigações acessórias sirva para reduzir a burocracia das empresas, mas é um dos objetivos e virtudes do SPED. Por exemplo, o eSocial extinguirá uma série de obrigações relacionadas à folha de pagamentos e unificará tantas outras apenas em torno dessa escrituração.
Quais são os benefícios do SPED para as empresas?
Redução de custos gráficos e de gasto de espaço físico
Sem a necessidade de imprimir e encadernar livros elaborados mensal e anualmente, se economizam despesas em folhas de papel, impressão e encadernação para guardar as informações de maneira organizada e segura, o que é sempre bom para a gestão financeira.
Consequentemente, o negócio não precisa investir em espaço físico, que tem custo alto, apenas para fazer o arquivamento desses livros. Todas as escriturações e seus recibos de transmissão podem ser guardados em diretórios e pastas de computadores, em mídias removíveis ou em nuvens de dados com backups periódicos.
Mais produtividade para procedimentos fiscais
Por exemplo, por receber e emitir documentos fiscais eletrônicos, a empresa pode importar os dados dessas notas para a sua escrituração fiscal, sem que todos eles precisem ser digitados manualmente.
Também é possível que as informações importadas para a escrituração sejam exportadas para os programas do SPED que fazem a transmissão das EFDs relacionadas a movimentações de IPI, ICMS, PIS e COFINS. Logo, muito menos tempo é gasto para a conclusão de todas essas tarefas e para o cumprimento das obrigações.
Melhoria da estrutura organizacional
Todas as obrigações do SPED têm prazos para os envios, e o não cumprimento é constatado imediatamente após uma data ser ultrapassada, quando a empresa é multada.
Por isso, a instituição das escriturações digitais ajudou as empresas a manterem estruturas organizacionais otimizadas para o cumprimento desses prazos e com informações corretas. Portanto, empresas que tinham problemas de organização acabaram qualificando seus processos internos, enquanto as que já tinham essa cultura fortaleceram o funcionamento das suas rotinas fiscais, contábeis e trabalhistas.
Menos burocracia
Como citamos quando abordamos os objetivos da implementação do SPED, suas obrigações conseguem extinguir outras declarações e unificar algumas anteriormente individualizadas e simultâneas em apenas uma. Então, a burocracia com a qual a empresa precisa lidar é menor.
Quais os tipos de conferências para entrega do SPED?
Para cada obrigação evolvida pelo SPED, existem várias conferências que precisam ser feitas antes de um envio aos órgãos de fiscalização. Cada uma delas envolve um volume enorme de preenchimentos. Por isso, vamos mostrar quais são as conferências do SPED de maneira resumida, ressaltando os principais pontos e dados.
SPED Contábil
Uma das informações obrigatórias na ECD é a estrutura do Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), cuja criação e formato precisam ser conferidos antes do envio.
Outro documento da escrituração contábil que merece muita atenção é o plano de contas, no qual ficam os grupos e contas contábeis utilizados pela empresa para seus lançamentos. O plano tem de ser parametrizado em relação ao plano de contas referencial do SPED Contábil, senão a transmissão de informações ao Fisco pode ser feita com erros por conta de elas se tornarem incompatíveis.
SPED Fiscal e SPED Contribuições
O principal objetivo das conferências relacionadas às EFDs de ICMS, IPI, PIS e COFINS é assegurar que os dados provenientes de operações, emissões e recebimentos de notas fiscais estejam corretamente lançados. Por isso, os principais cuidados a serem tomados são em relação ao lançamento de todas as notas fiscais na escrituração e à exatidão dos débitos e créditos fiscais.
Caso se identifique que faltam lançamentos ou há erros nas apurações, as causas podem ser as seguintes:
- falta de arquivos XML na base de dados da empresa, seja de notas recebidas, seja de notas emitidas;
- erros em cálculos tributários;
- falta de registro de créditos fiscais recebidos em compras e mercadorias;
- lançamentos fiscais feitos de maneira errada;
- documentos fiscais escriturados, mas não constantes na base fiscal da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
eSocial
Por conta de o eSocial contar com cronograma de implantação que divide o preenchimento em partes, as conferências podem ser feitas a cada nova fase. Por fim, quando a empresa chegar à última e conferir os dados, estará com a adesão ao programa totalmente conferida.
Entre conferências recorrentes e pontuais, podemos destacar:
- revisão do cadastro do negócio e dos seus parâmetros, atributos da primeira fase;
- revisão dos procedimentos e dados relativos a admissões, realização de exames admissionais e demissionais, demissões e outros eventos pontuais, absorvidos pelo eSocial em sua segunda fase;
- conferência do relatório de processamento da folha de pagamentos mensalmente, na implementação da terceira fase;
- na quarta fase, as guias de pagamentos, como do INSS e do FGTS, passam a ser emitidas também via eSocial, quesitos que entram nas conferências mensais do processamento da folha;
- dados referentes à segurança do trabalho, como fatores de risco e atribuições de insalubridade ou periculosidade às funções.
Quais são os documentos fiscais do projeto SPED?
Além de obrigações acessórias e escriturações, o SPED também foi o responsável pela criação de alguns dos documentos fiscais eletrônicos mais usados no Brasil. Ao implementá-los, o projeto criou modelos nacionais de notas fiscais, que registram movimentações e impostos escriturados em suas obrigações, padronizando práticas fiscais e contábeis.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A primeira nota em formato eletrônico entrou em funcionamento ainda antes das escriturações que citamos. Ela serve para registrar qualquer movimentação de ICMS e IPI, de produtos, vendas entre empresas e industrializações.
Em casos de operações internas, como baixa de estoque no inventário, e externas que não geram faturamento, como devolução ou remessa de lote para demonstração ao cliente, a NF-e também deve ser emitida por movimentar mercadorias e seus tributos.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O serviço de transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados é um dos poucos serviços tributados pelo ICMS. Por isso, em cada nova prestação, o CT-e, destinado ao ICMS e à atividade, deve ser emitido. Essa é a única hipótese que autoriza o uso do CT-e. Em qualquer outra prestação, tributada ou não pelo ICMS, o Conhecimento de Transporte Eletrônico não pode ser usado.
Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
O MDF-e apenas é utilizado quando uma operação envolve dois ou mais NF-e e/ou CT-e. O documento tem como objetivo vincular notas diferentes de uma mesma operação e integrar seus dados em torno de apenas um manifesto. Ele foi criado para facilitar e agilizar o trabalho da fiscalização na abordagem de cargas que carregam mais de um documento.
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)
O último documento fiscal eletrônico desenvolvido pelo SPED também só pode ser emitido em uma hipótese: na venda de produtos a consumidores finais. Portanto, é emitido por comércios, como farmácias, lojas de roupas e supermercados.
Quais multas são previstas no SPED?
Os erros relacionados ao SPED que geram multas são atraso em transmissões e envios com dados incompletos ou equivocados. Os valores são organizados por ocorrência e regime tributário, da seguinte forma:
- R$ 500,00 de multa por mês de atraso para empresas do Lucro Presumido;
- R$ 1.500 de multa por mês de atraso para empresas tributadas pelo Lucro Real.
No caso de apresentação da declaração em atraso antes que a fiscalização autue o negócio oficialmente, a multa é reduzida em 50%. Por outro lado, se a intimação oficial ocorrer e a empresa não atender a ela, são aplicados mais R$ 1 mil por mês de atraso no atendimento à solicitação.
Para transmissões com informações inconsistentes — erradas, incompletas ou omitidas —, a multa é de 0,2% do faturamento do mês anterior ao de referência da escrituração, não podendo ser menor a aplicação que R$ 100.
Caso a empresa seja optante pelo Simples Nacional, as mesmas regras se aplicam. Porém, há redução de 70% nos valores das autuações.
Vale destacar que, além das penalidades acima, aplica-se à EFD as infrações regulamentadas na legislação tributária de cada ente federativo.
Como automatizar tarefas para o SPED?
Tenha uma solução de gerenciamento de documentos fiscais
Muitas das obrigações do SPED têm a ver com informações das notas fiscais recebidas e emitidas. Então, é fundamental que os arquivos XML de todas elas sempre estejam em posse da empresa e organizadas, pois são eles que carregam os dados das notas, gerando suas autorizações de emissão e uso, e constam no banco de dados da Sefaz.
Para isso, é interessante utilizar uma solução de gerenciamento de documentos fiscais, para que nenhum documento seja perdido ou esteja em falta, e os profissionais responsáveis pelos processos fiscais deixem de perceber.
Um mecanismo de recuperação de arquivos XML, recurso que muitos dos gerenciadores têm, também ajuda em muito na elaboração das escriturações. Isso porque evitam que faltas de documentos acabem gerando escriturações com dados incompletos. Em relação à inconsistência e aos erros em preenchimentos, a automação pode ajudar com auditoria e importação de dados.
Ferramentas que auditam o SPED eletronicamente realizam a tarefa mais rapidamente que pessoas e não estão sujeitas ao erro humano potencializado pela lida com grande volume de informações e números. Quanto à importação, também auxilia na correta alocação de dados nos layouts dos programas do SPED, com rapidez e de maneira parametrizada.
Alinhe a comunicação e troca de dados entre diferentes setores
Outra solução necessária para atender corretamente ao SPED é ter profissionais de diferentes áreas alinhados em relação à comunicação, utilizando recursos que facilitam a troca de dados. O eSocial, por exemplo, é uma das plataformas do SPED que une informações de setores diversos em torno de uma escrituração.
Por exemplo, a Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF) será uma das declarações individualizadas que o eSocial substituirá. Essa obrigação exige o preenchimento de imposto de renda retido em pagamentos a funcionários — da folha de pagamentos — e também o IRPJ retido em pagamentos a pessoas jurídicas, que é um dado próprio da área fiscal.
Automatizando tarefas direta e indiretamente ligadas ao SPED, tudo se torna mais fácil e mais seguro, o que reduz o risco fiscal do negócio. Então, a empresa consegue de fato perceber os benefícios citados que o projeto gera às empresas.
Consequentemente, o aspecto complicado dos sistemas de escrituração torna-se, na medida do possível, mais simples e com atividades mais rápidas, dando mais produtividade às rotinas administrativas e burocráticas.
Busque ajuda especializada
Além da automação, um escritório de contabilidade para atender à empresa ou, pelo menos, dar assessoria especializada ajuda em muito na redução do risco fiscal e no cumprimento dos deveres legais. Inclusive, pode ser uma decisão importante para o sucesso da empresa, pois acumular multas e retrabalho pode afetar o negócio, ainda que ele tenha bons produtos ou serviços e vendas.
Depois de passar por todo o nosso guia, você certamente entendeu a complexidade e a importância do SPED, suas variáveis e suas compartimentações em declarações específicas. Assim, sabe quais decisões e cuidados deve tomar para cumprir com as obrigações e evitar as multas previstas.
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