A gestão tributária é um daqueles assuntos que causam preocupação e arrepios só de ouvir o nome. É que muitos gestores acham esse conteúdo complicado de entender. Calcular impostos exige certa habilidade, realmente. Principalmente em nosso país, que é conhecido por ter uma carga tributária alta e a legislação ampla e complexa.
No entanto, se você deseja o crescimento do negócio, o aumento dos lucros e a diminuição dos gastos, é aconselhável ter, pelo menos, um conhecimento básico do tema.
Por isso preparamos este artigo. Ele abordará conceitos, dicas e os pontos mais relevantes para que você possa efetivar a boa saúde financeira na sua empresa. Não se preocupe, pois a linguagem será leve. Então, continue a leitura!
O que é gestão tributária?
A gestão tributária é a ação de administrar todos os aspectos tributários de uma empresa. Isso envolve cuidar de impostos, taxas e contribuições relacionados às obrigações principais e às obrigações acessórias.
O objetivo é garantir que o negócio tenha segurança jurídica, pague o mínimo possível de tributos e aproveite os benefícios fiscais. Para isso, é necessário fazer a prestação correta de informações tributárias, escolher o regime tributário mais adequado à realidade da empresa, fazer compliance fiscal, realizar planejamentos, auditorias etc.
Sinais de uma má gestão tributária
Como falamos, o Brasil é conhecido por ter uma das cargas de impostos mais altas do mundo. Assim, a má gestão tributária é capaz de gerar grandes prejuízos para a empresa, devendo ser detectada o mais rápido possível. Alguns sinais de que a administração precisa de cuidados são os seguintes.
Não saber escolher o regime tributário adequado
Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Cada regime tributário é adequado a uma realidade específica. Isso quer dizer que o que é melhor para aquele seu concorrente direto não necessariamente será para você, ainda que as empresas sejam do mesmo ramo.
O Simples é direcionado para microempresas e empresas de pequeno porte. Tem, então, um limite de receita bruta anual, que deve ser de R$4,8 milhões. A alíquota dos impostos varia de acordo com a atividade, podendo ficar entre 4% e 22,45%.
O Lucro Presumido é focado em empreendimentos que faturam até R$ 78 milhões. Aqui, o Imposto de Renda (IR) e a Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL) incidem sobre uma margem pré-fixada, independentemente do quanto o negócio lucrou. Já o PIS e o COFINS são apurados com base na receita bruta.
O Lucro Real é direcionado a empresas que faturam mais de R$ 78 milhões. E é nesse ponto que muitos gestores erram, pois dependendo do lucro e da rentabilidade do negócio, ainda que ele tenha um faturamento menor que esse, é possível que ele pague menos impostos se for encaixado nesse regime. Isso porque o IR e o CSLL incidem de acordo com o lucro real, podendo deixar a quantia de tributos menor.
Não prestar atenção no NCM
Cada produto colocado à venda precisa ter um código numérico (NCM — Nomenclatura Comum do Mercosul). É por meio dele que empresas saberão quais os impostos que precisarão pagar e os órgãos fiscalizadores terão controle de quais bens circulam pelo país.
Ao errar essa classificação, o negócio realiza contribuições incorretas. Pagando tributos a mais, ele gasta o que não deveria. Pagando a menos, ele fica irregular perante os órgãos fiscais.
Em geral, os tributos devidos nos produtos são PIS e COFINS, cumulativo ou não-cumulativo, conforme o tipo de regime. Mas dependendo do caso, pode existir, ainda, uma terceira modalidade: a substituição tributária, na qual a responsabilidade pelo pagamento fica com as etapas de produção e importação, e não com o vendedor.
Receber intimações do Fisco
Um sinal claro de má gestão tributária é receber multas ou intimações para reparar informações, devido a dados enviados incorretamente. Apesar de, muitas vezes, essa incorreção não ser proposital, gera dor de cabeça e possíveis dívidas.
Dessa forma, além de o gestor ter de ir atrás de documentos para comprovar alguma inconsistência, a empresa corre o risco de ficar com uma imagem negativa, principalmente se a notícia vier à tona diante do público.
Ter dificuldade em juntar todos os documentos necessários
Notas fiscais, informações do e-Social e SPED são alguns dos documentos importantes que uma empresa precisa juntar para realizar suas declarações e deixar tudo de acordo com as leis.
Para um empreendimento que lida com muitas vendas e diversos clientes diariamente, reunir e controlar todos esses dados é mesmo uma ação dificultosa. No entanto, esse monitoramento precisa ser detalhado, a fim de que alguma informação fundamental não se perca no caminho.
Contrair dívidas por causa de altos tributos
Nem é preciso falar que dívidas e outras sanções recebidas dos órgãos de fiscalização são sinais de que a gestão tributária vai de mal a pior, não é? Uma multa de sonegação de impostos, por exemplo, pode ficar em até 150% do valor sonegado. Dessa forma, o negócio pode contrair dívidas imensas, a ponto de chegar à falência. Isso sem contar a possibilidade de os gestores serem condenados à prisão.
Como corrigir?
Para quase tudo na vida tem jeito, e em uma empresa não é muito diferente. Porém, quanto mais cedo os erros forem detectados, mais aprimoradas podem ser as novas ações. Algumas formas de corrigir a má gestão são as seguintes.
Troque o regime fiscal
Grande parte dos gastos desnecessários vêm de um regime fiscal não adequado. É possível fazer comparações entre os custos de cada um e as alíquotas pagas, por meio de um planejamento tributário.
Ao fazer uma análise e se certificar de que a melhor solução é a troca, o gestor pode fazê-la. No entanto, é importante respeitar o prazo para essa mudança, que, normalmente, é no mês de janeiro. Caso você perca a data, será preciso aguardar o próximo ano.
Contrate um escritório de contabilidade
A preocupação com o bom planejamento e com as melhores decisões deve existir desde a abertura do empreendimento. No entanto, mesmo com o negócio já em andamento, é possível consertar alguns procedimentos e colocá-lo no melhor caminho, ao contar com a ajuda especializada de uma equipe multidisciplinar formada por contadores, administradores e advogados que uma empresa contábil pode te oferecer.
Uma grande vantagem de fazer isso é ter a redução de custos, já que, possivelmente, você pagará menos impostos. Além disso, como as decisões são mais certeiras e as informações emitidas serão sempre corretas, não se faz necessário temer alguma ação dos órgãos fiscalizadores. Há, ainda, uma maior segurança nas relações trabalhistas, deixando você mais tranquilo sobre o futuro da empresa.
Sinais de uma boa gestão tributária
O que mais desejamos é que nossa empresa esteja com todas as contas em dia, tenha seus processos otimizados e consiga gerar cada vez mais lucros, concorda? Confira alguns indícios de que estamos fazendo tudo certo na gestão tributária.
Não há problemas com o Fisco
Se todos os anos os impostos são pagos, as obrigações acessórias são cumpridas e até hoje o empreendimento não teve nenhum problema com a fiscalização dos órgãos públicos, isso é um ótimo sinal. A cada ano o fisco vem intensificando e tornando mais eficientes suas cobranças, inclusive é comum vermos notícias sobre centenas de negócios que são pegos e precisam justificar inconsistências e pagar multas altíssimas.
Tem boa saúde financeira
No começo é difícil e totalmente aceitável que a empresa ainda não consiga alcançar um rendimento alto. No entanto, ela precisa sempre ter planejamento, acompanhamento e boa saúde financeira. Isso significa que o fluxo de caixa deve estar equilibrado, não deve haver surpresas com pagamentos de impostos e taxas e os balanços orçamentário, financeiro e patrimonial precisam estar favoráveis.
Conta com organização nos documentos
A organização dos documentos é outro indício de boa gestão tributária, já que é por meio deles que as declarações e as contas serão realizadas. É importante que comprovantes, notas fiscais e o que mais for necessário sejam guardados em local seguro, sem riscos de perda, de roubos e de invasões.
Conhece a legislação
Conhecer bem a legislação é primordial para que exista sempre boa gestão. Dessa forma, se alguém dentro da empresa tiver conhecimentos a respeito das normas pertinentes à tributação e acompanhar todas suas mudanças, é provável que o negócio consiga ter redução nas cargas tributárias e nunca apresente algum problema grande nesse tema.
Como otimizar ainda mais a gestão tributária?
Não é porque as coisas parecem ótimas que você deve ficar despreocupado. Melhorar sempre é possível. A otimização pode ser garantida por meio de técnicas importantes. Acompanhe!
Compliance fiscal
“Compliance” vem do verbo em inglês “to comply” e significa cumprir uma norma ou regra. Isso é importante para que as pessoas possam executar um trabalho de forma competente.
Na esfera financeira, essa expressão tem sido usada com o objetivo de organizar as disciplinas fiscais para cumprir as regulamentações, diretrizes e políticas estabelecidas pela lei. A compliance fiscal estabelece um conjunto de ferramentas para auxiliar nessa execução.
Assim, deve haver acompanhamento com relação às atualizações em normas, o monitoramento constante e o gerenciamento, a fim de evitar desvios, falhas humanas e incongruências. Alguns dos ganhos são a prevenção de fraudes e a garantia de alinhamento com as obrigações impostas pela Receita Federal.
Auditorias preventivas
Aqui, profissionais da área contábil e jurídica analisam todas as informações fiscais da empresa. A finalidade é garantir que tudo esteja dentro do esperado, para quando os órgãos fiscais realizarem alguma verificação não encontrem discrepâncias. E se algo fora do normal for encontrado, pode ser logo reparado.
A vistoria abrange impostos como ICMS, ISS, IRPJ, PIS, COFINS, CSLL, IRPF, IPI, IOF, ITR, entre outros. Com isso, a empresa pode contar com um planejamento tributário mais estruturado e evita irregularidades.
Planejamentos
O planejamento tributário tem o objetivo de fazer com que a empresa pague o mínimo de impostos possível, mas sem sair da legalidade. Pode ser feito de forma operacional e estratégica.
No primeiro, o mais básico, planejam-se os procedimentos para cumprir a correta escrituração das operações e os pagamentos de tributos das datas adequadas. No segundo, é realizado um estudo para enquadrar a empresa no regime tributário mais conveniente, além de conhecer outras particularidades fiscais.
Dessa forma, é possível diminuir despesas (por meio da elisão fiscal), evitar a incidência do imposto (impedindo o fato gerador, por exemplo, aproveitar uma regra de isenção), reduzir valores totais a serem recolhidos (diminuindo ou cortando algumas taxas) e retardar o pagamento (sem a incidência de multas).
Soluções e tecnologias voltadas à gestão tributária
Conforme a empresa cresce, fica cada vez mais difícil acompanhar mudanças e cálculos tributários. A modernização na gestão é, então, inevitável. Assim, gestores tendem a buscar soluções que possam auxiliar nessa administração. Acompanhe algumas tecnologias já usadas e outras iminentes.
Emissor de nota fiscal eletrônica
A nota fiscal eletrônica ainda não é obrigatória a qualquer tipo de empreendedor. Em alguns estados o MEI ainda pode optar pela nota avulsa, por exemplo. Contudo, é só uma questão de tempo para que o modo eletrônico passe a ser exigido em todo o país.
Ainda assim, mesmo os pequenos negócios podem se beneficiar de um sistema de nota fiscal eletrônica, principalmente se houver várias emissões ao dia. O preenchimento é automático, o que poupa tempo dos gestores e funcionários, que podem se dedicar a outras atividades na empresa. Por ser instantâneo, a empresa evita erros nos dados, afastando possíveis problemas decorrentes dessa ação.
Além disso, por ser um software, fica tudo armazenado no sistema. Com isso você não corre o risco de perder informações importantes. Assim, no momento de fazer alguma declaração, é possível ter acesso imediato a todas as emissões.
Armazenamento em nuvem
O cloud computing visa garantir facilidade, segurança, eficiência, acessibilidade e redução de custos em todas as transações da empresa. Na área fiscal, isso torna o negócio mais protegido e controlado com relação aos tributos já pagos.
Dessa forma, a empresa ganha produtividade, já que a organização das informações e a garantia de que elas serão encontradas influenciam nesse aspecto. A consequência disso é o aumento nas vendas, a redução dos riscos fiscais e o cálculo mais simplificado de tributos. É preciso ter em mente que o controle manual de entrada e saída de dinheiro, dos pagamentos e do cálculo fiscal está sujeito a falhas humanas.
Robótica
Uma das novidades na área é a robótica na contabilidade. Ela visa propor uma revisão na forma de registrar e armazenar informações, já que as ações serão pensadas, executadas e automatizadas com a ajuda de um robô.
Ao serem programados, os robôs podem prever, antecipar e reagir a situações inesperadas no negócio. O acompanhamento do desenvolvimento mercadológico é outra facilidade que a tecnologia proporciona.
Além disso, há possibilidade de integrar sistemas de gestão, o que facilita quando é necessário trabalhar com várias ferramentas. O efeito disso é o aumento na produtividade, já que várias atividades podem ser executadas ao mesmo tempo e de forma integral. Isso porque, para robôs, não existe final de semana.
Também podemos falar na agilidade. Bots são alimentados por dados transmitidos pelos usuários e, após a captação, o software consegue as tarefas em pouco tempo, colaborando para aumentar a eficiência do negócio.
Blockchain
Muito comentado no campo das criptomoedas e, aos poucos, sendo implementado em outras áreas, não está tão longe de o blockchain ser realidade na gestão tributária. Com esse tipo de tecnologia, as ações realizadas na web são validadas com o uso de chave única de identificação, de criptografia e de informação descentralizada. Com isso, as transações internas e com outras empresas ficam mais transparentes e eficientes, já que as informações podem ser checadas e atualizadas no mesmo momento para todos.
Mas o blockchain tem bem mais a oferecer. Ele permite a elaboração de smart contracts, que são linhas de código que registram e executam, de forma autônoma, os acordos de vontade. Assim, em um contrato de compra e venda, por exemplo, o pagamento seria automático, além de todos os cálculos referentes a impostos e taxas serem realizados e pagos instantaneamente, na época certa, sem intermediações.
Alguns ganhos que a empresa poderia ter são: facilidade na aplicação de compliance, melhor controle dos processos, rastreabilidade segura, diminuição nos erros e compartilhamento de dados.
Machine Learning
O intuito do machine learning é conceder autonomia para que as máquinas possam executar tarefas de maneira independente. É uma forma de inteligência artificial que aprende com nossas preferências e escolhas diárias e passa a se comportar de modo personalizado, a fim de suprir as necessidades específicas de cada negócio.
Assim, a empresa pode delegar várias rotinas aos sistemas, que as realizarão com velocidade e eficácia. Além disso, as máquinas podem prever e apresentar soluções para diversos problemas.
Um exemplo de como essa inteligência artificial é usada ultimamente é na Netflix, que consegue analisar o perfil de cada usuário para mostrar filmes e seriados compatíveis com suas preferências.
Na gestão tributária, essa tecnologia fica com a parte mais burocrática, como lançamentos contábeis e escriturações. Além disso, os próprios softwares poderão se atualizar sozinhos, com relação às mudanças na legislação, e agir conforme as preferências de cada organização, evitando riscos e multas.
Quando recorrer à ajuda profissional?
As modernizações estão cada vez mais presentes e o que percebemos é que, em um futuro próximo, os processos de uma empresa poderão ser ainda mais otimizados. No entanto, elas não descartam a atuação de um profissional, já que humanos são os responsáveis pela parte estratégica e por alimentar as máquinas com os dados corretos. Uma ajuda profissional pode ser obtida por meio de terceirização contábil ou consultoria empresarial.
A terceirização contábil tem o papel de organizar, acompanhar, analisar e registrar todos os aspectos relativos à tributação do negócio, os quais podem envolver: faturamentos mensais, declarações, relatórios contábeis e pagamentos aos funcionários.
Pode ser contratada quando não houver na empresa algum profissional especialista em contabilidade, que possa dedicar todo o seu tempo a cuidar da parte tributária, avaliando constantemente a possibilidade de redução de impostos e incentivos fiscais, adequação às normas, controle das informações, atualização das declarações, entre outros.
A consultoria empresarial tem o intuito de impulsionar o desenvolvimento do negócio, otimizando as decisões tomadas e deixando a empresa mais competitiva no mercado. Pode ser contratada quando o gestor precisar de orientação quanto a identificar onde a empresa está e aonde quer chegar, a fazer um melhor planejamento estratégico e a deixar os setores mais bem estruturados, além de auxiliar no acompanhamento do crescimento do negócio.
Algumas vantagens de contar com essas ajudas são as seguintes.
Controle financeiro e econômico
A ajuda profissional aumenta o controle de vários processos da empresa que envolvem finanças e tributação. Isso permite aos proprietários saber a realidade do empreendimento e entender se estão lucrando ou tendo prejuízos, além de possibilitar fazer melhores escolhas para o negócio e, com isso, reduzir custos.
Pagamento de tributos e encargos em dia
O atraso no pagamento de impostos gera encargos com o Fisco, que, muitas vezes, envolvem juros e multas grandes. Com o débito cadastrado na Dívida Ativa da União, a empresa pode sofrer medidas adotadas pelo governo para reforçar a cobrança, como um processo judicial.
Além disso, fica com o nome cadastrado no Cadin (Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal), o que impossibilita, entre outras coisas, a realização de empréstimos bancários.
Melhores relações trabalhistas
É fundamental ter o cuidado com as obrigações trabalhistas, já que o descumprimento pode gerar, além de multas, processos judiciais. Contar com a ajuda especializada nesse sentido deixa os gestores mais tranquilo de que as responsabilidades estão sendo seguidas de acordo com a lei.
Planejamento tributário
Como já comentamos, um regime tributário mal escolhido tem a capacidade de levar o empreendimento ao prejuízo ou até à falência. Ter uma assessoria focada no futuro permite à empresa usufruir de uma boa saúde financeira.
Valorização da empresa
A valorização de um negócio se dá pelo modo como ele lida com suas finanças, o que tende a refletir em sua imagem perante a sociedade. É importante ter um bom fluxo de caixa, capital de giro alto, controle orçamentário, balanço financeiro e otimização dos tributos para que o empreendimento tenha chances de continuar crescendo.
Bem, chegamos ao fim do nosso artigo sobre gestão tributária. Nem foi tão difícil assim, certo? E você ainda conseguiu aprender o conceito, identificar sinais de má e boa gestão, ficar por dentro das novas tecnologias e, ainda, entender por que é tão importante contar com uma ajuda profissional e de confiança.
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