Os processos são importantes para qualquer organização. É por meio deles que as tarefas são executadas e as atividades da empresa acontecem. Sem uma eficiente gestão por processos, é praticamente impossível garantir os bons resultados.
Quando se fala em gestão estratégica conhecer e aplicar a metodologia OKR é imprescindível na construção de processos internos sólidos, pois por meio desse modelo você terá uma ferramenta de comunicação focada em resultados, mas que também esteja intimamente alinhada com os objetivos empresariais de toda organização, seja do ponto de vista individual ou coletivo e de acordo com a missão, visão e a própria estratégia da empresa.
Para isso, enquanto gestor, deve criar uma cultura empresarial demonstrando os benefícios de manter os processos controlados e mensurados, principalmente porque impactam diretamente na gestão de custos e na rentabilidade do negócio. Você quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura deste post. Nele, vamos mostrar o que é a gestão por processos, quais são os seus principais pilares e como implementá-la em um negócio. Acompanhe!
O que é a gestão por processos?
Os processos de uma empresa podem ser classificados de acordo com a sua finalidade, como primários, de suporte ou de gerenciamento. Entenda cada um deles:
- primários — são aqueles que cumprem com a missão da empresa, que fazem com que ela realmente entregue valor para os clientes;
- de suporte — são os que servem de apoio e entregam valor para outros processos, como a gestão da infraestrutura, por exemplo;
- de gerenciamento — são os que agregam um direcionamento para o negócio, controlam a sua operação e determinam as políticas e as normas da empresa.
Dito isso, a gestão por processos é o que controla e administra todas essas atividades de modo a levar mais eficiência para os fluxos do negócio. Cada processo recebe um gerenciamento diferente, respeitando as suas etapas, desde a entrada de insumos até a produção do resultado visado.
Basicamente, a gestão por processos é o que orquestra todas as funções que existem em uma empresa, fazendo com que os procedimentos funcionem entre os departamentos e os objetivos organizacionais sejam alcançados. Para isso, as atividades precisam ser encaradas como interdependentes e favorecer a colaboratividade entre setores, tornando a gestão mais estratégica.
Existem diversos outros benefícios gerados, como:
- conhecimento sobre o negócio e a sua arquitetura de processos;
- clareza sobre a importância de cada processo no fluxo de atividades;
- mensuração de resultados gerada pelos procedimentos;
- criação de sinergia entre as pessoas e os departamentos;
- rapidez na tomada de decisão;
- redução de custos com desperdícios;
- otimização do tempo de trabalho;
- transparência nos processos para todos os stakeholders;
- padronização das atividades;
- fortalecimento dos papéis individuais;
- redistribuição de recursos;
- automação e eficiência de processos.
Quais são os seus principais pilares?
A gestão por processos trabalha a partir de alguns aspectos que podem ser considerados pilares, pois dão suporte e norteiam toda a sua execução. Conheça cada um deles, a seguir.
Modelagem
A modelagem nada mais do que o ato de descrever como as tarefas e atividades serão executadas em uma linha de produção, sendo um verdadeiro manual de uniformização de procedimentos.
Quanto mais detalhados os processos, mais fácil o seu treinamento e aprendizagem, melhor a qualidade do serviço, mais fácil notar as falhas e lacunas da operação e mais rápido o aperfeiçoamento da equipe e do produto.
Para isso, eles são documentados, automatizados e transformados de tal maneira que possam ser replicados em outros setores ou empresas.
Análise
O segundo pilar é a análise e compreensão das atividades e processos existentes, seguidas dos resultados gerados para atender aos objetivos da empresa. Trata-se de uma espécie de diagnóstico da situação atual do negócio e de seus procedimentos internos.
Workflow – Fluxo de Trabalho
O desenho do workflow é interessante para que todos na organização tenham ciência sobre o relacionamento entre os processos, como se relacionam e como é a sua interação na esteira de trabalho. Ele torna mais fácil explicar o funcionamento geral da empresa, inclusive o número de processos em um empreendimento pode ser tão grande que é conveniente agrupar um conjunto de processos correlatos dentro de macroprocessos.
É a partir desse fluxo que se cria ou ajusta procedimentos, levando em conta as competências disponíveis, os equipamentos e a relação entre as funções necessárias para que eles sejam executados.
Transformação
A transformação é focada na parte de melhoria dos processos. Ela serve para realizar alinhamentos e efetivamente tornar os procedimentos internos mais eficientes. Entram aqui o redesenho e a reengenharia de atividades, além da mudança de paradigmas sobre a forma como um processo pode ser executado.
Organização
A organização é um aspecto essencial na gestão por processos. Ela permite o planejamento e a antecipação do negócio. O conhecimento e o domínio dos procedimentos internos ganham ainda mais peso aqui, pois é nessa etapa que a empresa consegue definir sua capacidade de trabalho a partir da estruturação e gerenciamento dos seus processos.
Como implementá-la em um negócio?
Não existe um passo a passo para implementar a gestão por processos, mas há alguns fatores que precisam ser atendidos. Conheça quais são eles e comece a implementá-los na sua empresa.
Como estamos na era da 4ª Revolução Industrial, chamada de Transformação Digital, as mudanças estão ocorrendo em uma velocidade absurda e processos burocráticos e engenhosos, cada vez mais perde espaço no ecossistema empresarial.
Neste sentido, ganharam força as Metodologias Ágeis, onde as empresas utilizam a metodologia SCRUM como forma de gestão de processos de maneira mais participativa, rápida e interativa.
Integre as áreas
Gerenciar processos é sobre otimizar todas as áreas da empresa, torná-las mais eficientes, ágeis e fluídas. Por isso, é essencial que elas atuem de forma integrada e estabeleçam uma comunicação eficaz entre todos os setores. Assim, é possível identificar e comunicar falhas nos processos a fim de gerar insights para corrigi-las e otimizá-las.
Tome decisões rápidas
Os processos devem ser fluídos para que atendam às necessidades da empresa. Para isso, é preciso definir prioridades, implementar mudanças rápidas e eliminar quaisquer tarefas e funções que não adicionam nada à dinâmica do negócio. No entanto, não basta tomar decisões baseadas em achismos — é preciso estar pautado em dados e métricas que indiquem e direcionem as melhores alterações a serem feitas.
Crie fluxogramas
Ferramentas visuais são sempre mais rápidas para serem compreendidas pela equipe, por isso, aposte nos fluxogramas. Eles mapeiam e orientam todos os processos de uma empresa e ajudam a rápida identificação de como eles funcionam. Os fluxogramas trazem clareza sobre os procedimentos e também sobre os seus gargalos.
Melhore sempre
Não basta revisar todas as atividades organizacionais, fazer um ajuste aqui, outro ali e achar que isso funcionará para sempre. Os fluxos de processos precisam ser revisitados constantemente, sempre em busca de gargalos e melhorias. O que hoje é eficiente para a sua empresa, amanhã poderá ser feito de uma maneira três vezes mais rápida. Não reconhecer isso pode custar a sua competitividade no mercado.
Invista em tecnologia e aposte em inovação
Tecnologia e inovação são duas palavras que andam juntas, ainda mais quando o assunto é gestão por processos. Elas servem tanto para automatizar atividades mecânicas e repetitivas, quanto para melhorar todo o fluxo de trabalho, inovando a execução de tarefas e os resultados obtidos com elas.
É importante, ainda, adotar indicadores que ajudarão a acompanhar e otimizar a gestão por processos, uma vez que os negócios modernos tendem a ser orientados por dados. Isso auxilia na tomada de decisão e torna a gestão mais estratégica.
Como vimos, a gestão por processos é fundamental para garantir que as atividades da empresa sejam realizadas de maneira correta. com as nossas dicas, você conseguirá implementá-la facilmente em seu negócio!
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