Administrar a folha de pagamento não é uma tarefa simples — muito menos se o objetivo for reduzir os custos para a empresa com salários e encargos trabalhistas, proporcionando uma situação financeira mais tranquila.
No entanto, o indicado é que a folha de pagamento não exceda o limite de 30% a 40% do orçamento da organização, mesmo dentro do regime tributário do Simples Nacional. Isso porque, até essa porcentagem, a empresa consegue trabalhar dentro de uma margem saudável.
Contudo, como utilizar a folha de pagamento dentro do Simples para economizar? Isso é o que você aprenderá neste post. Acompanhe!
Como diferenciar os anexos para prestadores de serviços
Além da divisão por segmento o Simples Nacional diferencia os anexos de tributação para prestadores de serviços de acordo com a atividade exercida, são os Anexos III, IV e V. Iremos conhecer cada um deles começando pela diferença entre o III e V:
Anexo III x Anexo V
Nesses dois anexos estão contidas a grande maioria das atividades de serviços, no Anexo III são alocados os serviços que podemos chamar de mecanizados que é o oposto do Anexo V.
Para diferenciar um do outro podemos utilizar os fatores, técnico, científico e intelectual toda vez que um serviço necessitar de um desses termos para serem executados, essa atividade estará alocada no Anexo V do Simples Nacional, caso contrário podemos usar o Anexo III, respeitando as regras vigentes na legislação. As alíquotas iniciais de tributação são de 6% para o Anexo III e 15,5% para o V.
Anexo IV
Neste Anexo estão alocados serviços específicos que têm por características o fornecimento de mão de obra para sua execução, são eles construção de imóveis, obras de engenharia em geral, projetos e serviços de paisagismo, decoração de interiores, serviço de vigilância, limpeza e conservação, estão incluídos neste anexo também os serviços advocatícios.
O diferencial deste Anexo é que a CPP (Contribuição Previdenciária Patronal) é recolhida a parte, o que não o torna tão vantajoso apesar de alíquotas iniciais menores.
Entenda como é a folha de pagamento para empresas do Simples Nacional comparada ao Lucro Presumido
No Simples Nacional a empresa está dispensada a diversos encargos sociais, como Sistema S, INSS Patronal e Seguro Acidente de Trabalho, veja o quadro comparativo para entender melhor:
Veja que os encargos sociais no Simples Nacional representam quase 28% a menos em comparação às empresas de Lucro Presumido. Os demais custos trabalhistas como férias, 13º e benefícios indiretos são os mesmos para ambas.
Utilizando o “fator r” para reduzir o custo tributário
Um dos benefícios para diminuição da carga tributária nas atividades enquadradas no Anexo V é a incidência da folha de pagamento sobre o seu faturamento, o chamado “fato r”. No Simples Nacional toda vez que sua folha de pagamento acumulada corresponder ao seu faturamento acumulado em 28% ou mais, e a empresa esteja no Anexo V, ela poderá utilizar as alíquotas do Anexo III para apuração do seu tributo daquele mês, o que representa uma boa redução no tributo a pagar.
Trazendo para prática e facilitando o entendimento vejamos um exemplo de cálculo do “fato r”:
Receita acumulada: R$ 10.000,00
Folha acumulada: R$ 3.000,00
3.000.00/10.000,00 = 0,3 x 100 = 30%
Neste exemplo vimos que a folha de pagamento corresponde a 30% do faturamento, com isso poderá ser utilizado o “fator r” como benefício e sair de uma alíquota inicial de 15,5% do Anexo V para 6% do Anexo III.
Veja como utilizar a folha de pagamento de forma otimizada para redução de custos
Muitas organizações recorrem a empréstimos para conseguirem pagar os custos previsíveis, como férias e 13º salário. Porém, há estratégias que ajudam a aumentar a lucratividade e a quitar as despesas com os funcionários. Acompanhe o texto para descobrir quais são.
Proponha a criação de banco de horas
As horas extras sempre foram um problema no custo da folha de pagamento. Por isso, mantenha uma produção organizada e dentro dos horários para que essas despesas sejam reduzidas. Assim, elas vão ocorrer quando houver mesmo uma urgência.
Uma dica é criar o banco de horas trabalhadas, para que os colaboradores possam descontar os minutos a mais em folgas — preferencialmente, em um período propício, como um feriado que possa ser emendado. Com isso, é possível diminuir os custos e alegrar os funcionários com mais dias de descanso.
Otimize a jornada e o trabalho
O mau aproveitamento da jornada de trabalho eleva os salários dos funcionários, que precisam de mais horas para produzir os pedidos dos clientes. Por exemplo, uma organização que tem 20 colaboradores e fabrica 300 tortas por mês, terá uma média de 30 tortas por funcionário — ou seja, por dia, cada um faz meia sobremesa.
Diante desses dados, é possível perceber que não há boa utilização dos recursos, dos maquinários e do tempo. Nessa situação, há duas soluções: otimizar a jornada de trabalho, por meio de um método organizacional para desenvolvimento da produtividade, e investir em equipamentos que produzam maiores quantidades.
Dependendo da metodologia usada na montagem das tortas, é possível comprar fornos novos para reduzir o número de funcionários e aumentar o volume da produção.
Use a tecnologia
É imprescindível ter um sistema de gestão empresarial automatizado para fazer a folha de pagamento e os seus encargos, controlar a jornada de trabalho e emitir o holerite para os trabalhadores, mesmo que os pagamentos sejam realizados por depósito bancário. No entanto, mantenha o arquivo físico e assinado por eles para evitar ações judiciais e servir de comprovantes para a fiscalização.
Faça o provisionamento do décimo-terceiro
Como você sabe que todo ano deverá pagar o 13º salário e as férias, é possível prever essas despesas e se planejar para efetuá-las. Então, comece a poupar uma porcentagem ao longo do ano, conforme a orientação acima de custos, para não ter de recorrer a empréstimos bancários.
Invista na terceirização
Uma forma de economizar na folha é terceirizar parte dos serviços de sua empresa, como os setores de produção, limpeza e marketing, dentre outros — desde que não seja a área técnica. Geralmente, os serviços terceirizados são mais baratos, visto que você não terá obrigações trabalhistas e, ainda, poderá ficar mais focado nas questões estratégicas do seu negócio.
Mantenha uma reserva de contingência
Criar uma reserva de contingência é essencial para cobrir imprevistos. Dessa forma, não precisará mexer no capital dos sócios ou de giro, no patrimônio da empresa e nem pedir empréstimos para saldar problemas como ações trabalhistas, desastres naturais etc.
Contudo, para reduzir os impostos de forma legalizada, é necessário estar dentro do regime tributário adequado, bem como ter um planejamento tributário para obter as oportunidades do Governo Federal, Estadual e Municipal com os créditos e incentivos fiscais, além de demais ações que diminuam a carga tributária.
Como vimos, administrar a folha de pagamento não é uma tarefa simples, porém é necessária para garantir uma situação financeira mais tranquila para a empresa. Por isso, coloque as nossas dicas em prática e faça com que o seu orçamento seja bem utilizado!
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