O E-social empresas já é uma realidade, e a partir de julho chegou a vez das micro e pequenas empresas iniciarem os envios das informações oficiais para o sistema, que controlará todos os eventos da folha de pagamento.
Se você ainda não está preparado para transmitir essa nova obrigação do seu negócio, esse texto será essencial para entender como funciona a sistemática de envio, quem está obrigado e como as informações serão repassadas ao fisco.
Desde o seu lançamento, em 2015, o e-social vem sendo implementado de forma gradativa. No início, era uma ferramenta para repasse de informações trabalhistas para trabalhadores domésticos e, com o tempo, foi se expandindo, até chegar à fase atual.
Quer saber mais sobre o funcionamento do programa e como implementá-lo no seu negócio? Então, continue a leitura desse post!
Como se cadastrar no e-social empresas?
O cadastro no e-Social será realizado por meio do envio dos eventos S1000 e S1005, responsáveis pelos dados cadastrais da empresa.
Os eventos poderão ser transmitidos pela plataforma web disponibilizada no portal do e-Social, porém o governo espera que mais de 90% dos registros sejam prestados por softwares contábeis que ajudarão a manter as informações mais organizadas.
Para envio do e-Social será necessário que a empresa possua certificado digital válido, pois os eventos serão transmitidos com assinatura digital.
Caso sua empresa seja optante pelo Simples Nacional com até um funcionário, será possível prestar as informações pela Plataforma Web por meio de código de acesso.
Vale destacar que, esse registro inicial é uma das mais importantes etapas de implementação da declaração, pois conterá os principais dados cadastrais da sua folha de pagamento.
Portanto, será fundamental que você tenha o apoio de uma assessoria trabalhista experiente ao longo do processo de implementação dessa nova obrigação e nas posteriores transmissões, pois qualquer erro de informação poderá gerar não só prejuízos financeiros com multas, como também desconfortos administrativos com funcionários com problemas cadastrais.
Cronograma de envio do e-social
Desde agosto desse ano, as empresas com faturamento inferior à R$ 78 milhões iniciaram o envio dos eventos de cadastro, denominados S1000, S1005 e o cadastro das rubricas incidentes na folha de pagamento.
E agora, com o objetivo de aperfeiçoar o processo de implantação do e-social, já que muitos contribuintes tiveram dificuldades no preenchimento e cumprimento dessa nova obrigação, o Comitê Diretivo do sistema publicou em 02 de outubro de 2018 a Resolução CDES nº 05 no DOU, que ampliou os prazos para o envio de eventos ao e-social.
De maneira prática, as empresas que apuram o Imposto de Renda com base no Lucro Presumido e as optantes pelo Simples Nacional, até então pertencentes ao 2º grupo de implantação no cronograma anterior foram divididos em dois novos grupos, respectivamente, 2º e 3º.
• Novo grupo 2: empresas faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões (Lucro Presumido).
• Novo grupo 3: Optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física e entidades sem fins lucrativos.
Importante frisar, que a classificação entre o 2º ou 3º grupo terá como base a situação de opção do Simples Nacional em 1º de julho de 2018.
Segue o novo cronograma e fique atento às novas datas:
Grupo 2: empresas faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões (Lucro Presumido)
• Tabelas: 16/07/2018
• Não Periódicos: 10/10/2018
• Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º)
• Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: abril/2019
• Substituição GFIP FGTS: abril/2019
• SST: janeiro/2020
Grupo 3: empresas optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos
• Tabelas: 10/01/2019
• Não Periódicos: 10/04/2019
• Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º)
• Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: outubro/2019
• Substituição GFIP FGTS: outubro/2019
• SST: julho/2020
Quais são as vantagens de aderir ao programa?
Após se consolidar como uma plataforma online para repasse de informações e prestação de contas sobre empregados domésticos, o e-social avançou com a versão para empresas.
As informações serão consolidadas em uma só declaração, porém essas substituições acontecerão de forma gradativa, e durante o processo as empresas precisarão prestar contas ao governo concomitantemente pelo e-social e pelas obrigações acessórias já existentes.
Confira, a seguir, o que seu negócio ganha ao aderir ao ambiente de produção do e-social empresas.
Facilidade para cumprir as obrigações trabalhistas
Antes do e-social, era comum a ocorrência de erros por parte das empresas, sobretudo, aquelas sem apoio de uma empresa especializada, devido às diversas obrigações e formulários a entregar. Não raro, as informações dos trabalhadores eram entregues em duplicidade, já esse tipo de controle era mais difícil tanto para os órgãos do governo quanto para os empregadores.
Ao utilizar uma plataforma, é mais simples identificar que tipo de informação está sendo enviada, já que todos os dados ficam armazenados em disco rígido e na nuvem, o que facilita futuras consultas, evita retrabalho e garante os direitos dos seus trabalhadores.
Padronização no envio de informações
O envio de múltiplos formulários por canais distintos dificultava bastante a rotina dos empresários. Agora, basta selecionar a lista de documentos necessários entre as opções a seguir:Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
Redução de fraudes
Como o fluxo de informação é mais ágil, a ação fiscalizatória também é facilitada, o que inibe eventuais golpes ou desvios.
Assim, as empresas que não se enquadrarem a essa nova realidade de fiscalização mais célere e atuante, terão um enorme risco de sofrer com penalidades e você não vai querer ficar nesse time, não é verdade?
Portanto, se ainda não está por dentro do e-social empresas, antecipe-se ao calendário de obrigatoriedade. Quanto antes aderir, mais cedo você estará familiarizado com o sistema, o que, certamente, será útil para melhorar o controle sobre os dados dos seus funcionários.
E se você ainda não está totalmente seguro para implementar o e-social empresas, talvez a terceirização seja a melhor solução. Para saber mais sobre o assunto, aproveite para conferir o nosso post: 4 rotinas de departamento pessoal e por que terceirizar os serviços!
