Um bom controle orçamentário é muito importante para garantir o alcance de seus objetivos empresariais, pois se trata de uma ferramenta de gestão que permite um adequado controle de suas finanças, assim como o estabelecimento de metas realistas de resultados (lucratividade) e de investimentos.
Continue com a leitura deste post e saiba o que é esse procedimento, conheça os registros e acompanhamentos necessários, entenda a importância de uma consultoria profissional e descubra algumas dicas voltadas para sua implementação. Siga em frente e confira!
O que é controle orçamentário
O controle do orçamento diz respeito à definição de previsões e metas de todas as suas operações financeiras que geram resultados operacionais — confronto das receitas com as despesas, do qual resultará um lucro ou prejuízo.
Trata-se de um procedimento fundamental à manutenção de seus negócios, pois desse ponto de partida você terá um parâmetro seguro para comparar as rubricas financeiras da empresa, e ao passo que o orçamento é cumprido terá condições de não só avaliar com maior respaldo se o caminho trilhado está na direção certa, como também poderá flexibilizar os pontos que não estão alinhados com os objetivos da empresa.
Sendo assim, não descuide de tal controle, pois ele fará toda a diferença entre uma boa gestão e uma administração caótica. Além disso, um quadro de descontrole orçamentário poderá inclusive fazê-lo perder oportunidades de conquistar clientes e aumentar o volume de suas transações.
Um exemplo para ilustrar sua importância
Considere a hipótese de uma empresa de engenharia florestal que celebra um contrato para execução de serviços de manutenção de uma área do Pantanal, cujo o prazo de execução serão de vinte e quatro meses.
Os gestores dessa empresa são altamente técnicos e especializados para realizar com maestria o serviço, mas não realizam orçamento, tampouco possuem experiência em desenvolver um planejamento financeiro sobre cada uma das suas atividades e, ainda, não contam com uma assessoria para apoiá-los.
De modo que, ao precificar o valor do contrato, não provisionou os custos fixos necessários para execução do trabalho e como esse era significantemente maior que todos os demais contratos celebrados pela empresa, no curso do serviço o engenheiro responsável começou a constatar que o negócio estava dando prejuízos elevados, mesmo com o ingresso da nova receita.
Com o custo elevado sem previsão, uma vez que não havia orçamento, a empresa precisou contrair empréstimo com o banco para o cumprimento de suas obrigações contratuais, desta forma aumentando o prejuízo e o grau de endividamento do seu negócio, mesmo com a excelente receita do contrato.
Ferramentas para controlar o orçamento
Existem várias técnicas financeiras que permitem realizar a tarefa em questão de modo simples e eficiente. Abaixo, destacaremos duas delas: o planejamento econômico-financeiro e o fluxo de caixa, dois instrumentos de gestão que devem ser utilizados conjuntamente.
Planejamento econômico-financeiro
Trata-se de um processo — ou seja, um conjunto de atividades logicamente interligadas e voltadas para um determinado objetivo — que busca prever, com razoável segurança, as receitas e despesas que ocorrerão em um certo período de tempo (seis meses, um ano, dois anos ou três anos etc.), assim como outras medidas (investimentos em sua estrutura produtiva, abertura de uma filial etc.).
O resultado será um plano que deverá ser seguido à risca, pois do contrário não passará de uma papelada sem qualquer importância. Esse documento, assim como o próprio planejamento, deve ser flexível, de modo que possa ser revisto a qualquer momento para se adaptar a novos fatores ou condições até então imprevisíveis.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma das ferramentas de controle da movimentação financeira de um determinado período, considerando as entradas e saídas de dinheiro e equivalentes a caixa, tais como valores em conta corrente e aplicações financeiras de resgates imediatos, a partir de registros detalhados das operações que seguem:
- pagamentos efetuados;
- recebimentos de clientes;
- desembolsos em razão de alguma despesa incorrida;
- compras à vista;
- duplicatas a receber;
- investimentos; e
- captação de recursos (empréstimos)
Perceba que você estará controlando não só a movimentação financeira atual (aquela já efetivamente ocorrida), como a que está para ocorrer, seja em função de um fato (venda de uma mercadoria a prazo) ou em razão de projeções (por exemplo: estimativa de vendas, previsão de custos etc.).
Benefícios da assessoria profissional
Diante de um mercado cada vez mais competitivo, é imprescindível que o gestor/empresário tenha condições de focar prioritariamente na atividade principal para que o negócio prospere, vez que recrutar profissionais com habilidades necessárias, mediar conflitos e motivar funcionários, além de super desafios, principalmente, nas micro e pequenas empresas, prejudicam muito a gestão empresarial.
Daí a importância de recorrer ao apoio de uma assessoria contábil experiente, que ficará responsável pelo registro das informações, emissão de relatórios, como também poderá prestar consultoria
Na busca de controlar eficientemente seu orçamento e finanças, uma empresa de contabilidade especializada poderá sugerir medidas como:
- corte de despesas — quando se deparar com um volume excessivo de gastos;
- aumento de receitas — mediante a adoção de estratégias de marketing;
- economia com impostos — possibilitada pela escolha do regime tributário mais adequado aos negócios: Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional, através de um planejamento tributário.
Enfim, a assessoria contábil é um investimento que vale a pena, tendo em vista as vantagens e os benefícios que serão fornecidos ao gestor — informações e relatórios precisos e no momento adequado, poupando-o dos esforços e do tempo exigidos nessa tarefa, os quais poderão ser canalizados para outras atividades.
Dicas para controlar o seu orçamento
Controlar o orçamento não é uma tarefa complexa. Ao contrário, ela é relativamente simples, desde que sejam tomadas algumas atitudes mínimas e indispensáveis. Nesse sentido, vejamos as dicas para alcançar esse objetivo.
Agir com disciplina
Controlar as finanças exige muita disciplina, pois toda e qualquer movimentação de dinheiro terá que ser registrada, não importando o valor que estiver em jogo — tanto a compra de um sabonete quanto a aquisição de um veículo deverão ser igualmente documentadas e lançadas nos livros apropriados.
Adotar prazos regulares
A questão da tempestividade (trabalhar dentro do prazo certo) é fundamental, pois de nada valerá ter informações precisas, mas apuradas ou disponibilizadas tardiamente. O ideal, então, é que os registros sejam efetuados diariamente e as projeções e acompanhamentos ocorram regularmente (quinzenal ou mensalmente, por exemplo).
Ser realista
A empresa não chegará a lugar algum se não tiver uma boa dose de realismo. Ao passo que estimar um volume de vendas improvável e estabelecer metas de crescimento abusivas para os padrões da firma são exemplos de medidas que trarão apenas frustração e desânimo. Metas comerciais pessimistas contribuem para que se tenha um resultado abaixo do potencial do negócio.
Aqui, a palavra de comando é o equilíbrio, uma vez que o planejamento deve se pautar em fatos objetivos e não em critérios subjetivos embasados pelo otimismo ou pessimismo do gestor.
Utilizar recursos tecnológicos
Hoje em dia, é impraticável utilizar controles e registros em papel — e mesmo planilhas e outros programas de computador isolados —, pois existem no mercado sistemas integrados de softwares capazes de executar centenas de informações com poucos comandos.
Assim, você poderá registrar e monitorar diversas atividades em um só local — compras, vendas, estoques, finanças etc. —, tudo isso de forma muito rápida e bastante exata. Por outro lado, esse mesmo controle informatizado poderá também ser terceirizado: um escritório de contabilidade poderá realizá-lo sem grandes problemas, já que é altamente especializada na operacionalização desses sistemas contábeis e financeiros.
Agora que você já está familiarizado com o tema do controle orçamentário, continue com seus esforços no sentido de conhecê-lo ainda mais e verificar outros benefícios que ele proporcionará para sua firma.
Entre em contato conosco e confira as diversas utilidades que podemos disponibilizar aos seus negócios, em relação ao planejamento econômico e financeiro. Estamos à disposição!
