Uma das principais dificuldades que os empreendedores passam no dia a dia empresarial é quanto às finanças. Muitas vezes, o empresário tem todas as ferramentas para exercer as suas atividades, mas fica de mãos atadas frente à falta de dinheiro. Por esse motivo, é possível perceber que o controle correto do setor de contas a pagar e receber é essencial para a saúde financeira das empresas.
Existem períodos do mês em que os desembolsos são sempre maiores. No entanto, se não houver um controle eficaz do fluxo de caixa, a empresa não estará preparada para efetuar os pagamentos e será sempre a mesma correria.
Para que isso não ocorra com o seu negócio, neste post, trouxemos 5 dicas essenciais para organizar as suas finanças, colocando em dia as contas a pagar e receber. Leia atentamente e confira!
Qual é a importância do setor de contas a pagar e receber?
Esse é, basicamente, o coração do setor financeiro: é por meio dele que são controladas todas as entradas e todos os desembolsos da empresa. Logo, para garantir a saúde financeira do negócio, é fundamental conhecer os ciclos financeiros e quitar em dia as suas obrigações.
Independentemente do tamanho do empreendimento, tornar como regra esse controle é de suma importância para a continuidade dos negócios. Quando o gestor tem uma visão ampla de quanto entra por mês e de qual é a perspectiva de receitas futuras, é possível planejar de forma segura os investimentos futuros.
Neste ponto, para que não ocorram surpresas é primordial uma administração séria do capital de giro, sob pena de gerar graves consequências ao negócio no ponto de vista financeiro.
Da mesma forma, ao verificar os relatórios do setor, o empreendedor ficará munido de informações como o quanto a empresa deve no mercado, se prevenindo de eventuais erros na gestão financeira do negócio.
Como organizar as contas a pagar e receber?
Como é possível perceber, a organização é a chave para obter sucesso na gestão das finanças. Por isso, é necessário exercer tal prática no setor de contas a pagar e receber para alavancar os resultados e potencializar o crescimento da sua empresa.
Pensando em auxiliar essa organização e garantir que não haja um comprometimento do caixa do seu estabelecimento, acompanhe, a seguir, algumas dicas essenciais.
1. Faça todos os registros
A escrituração de todos os fatos é fundamental para que o fluxo de caixa seja alimentado com valores reais. Independentemente do montante, é de suma importância que tudo seja registrado.
Apenas após esses lançamentos, será possível ter um controle efetivo das operações, observando quando e quanto serão as entradas e saídas. Entretanto, vale lembrar que o fluxo de caixa deve ser alimentado e verificado diariamente.
De modo geral, essa ferramenta é alimentada pelo setor de contas a pagar e receber, mostrando, mais uma vez, a importância dele para qualquer empreendimento.
2. Cuide dos prazos
Esse é um dos fatores mais importantes dentro do setor de contas a pagar e receber, pois todas as atividades giram em torno dos prazos. Ao perder as datas de pagamentos, a consequência imediata será a incidência de juro — que, em longo prazo, pode afetar diretamente a sobrevivência do empreendimento.
Já em relação aos recebimentos, os prazos são essenciais pois representam quando os clientes pagarão suas dívidas, resultando no ingresso de dinheiro no caixa. A partir disso, é organizado o destino de cada valor, como o pagamento de contas ou investimentos futuros. Além disso, é com esse valor que o negócio garante o capital de giro.
Por esse motivo, é fundamental que haja um planejamento dos prazos concedidos para os clientes, para que a entrada de valores ocorra antes das saídas. Caso contrário, inevitavelmente, será necessário um maior capital de giro para que as despesas que vencem antes do recebimento sejam pagas.
3. Separe as despesas pessoais das empresariais
Esse é o pior dos erros, pois pagar as despesas pessoais com o dinheiro da firma impede que o empreendedor trabalhe com dados reais do quanto está girando frente às atividades desenvolvidas.
Ainda, vale ressaltar que a grande maioria das empresas constituídas no Brasil são de responsabilidade limitada, as famosas LTDA. O grande motivo para a escolha maciça de tipo societário é que os sócios respondem pelo valor que investiram na empresa, existindo uma blindagem dos patrimônios pessoais frente a credores. Entretanto, quando ocorre essa confusão patrimonial, ou seja, pagamentos pessoais pela empresa, há possibilidade de desconsideração da personalidade jurídica e a quebra dessa blindagem patrimonial pessoal, obviamente se respeitando o rito da legislação, trazendo enorme risco não só ao empreendedor, como sua família e seu negócio.
Por isso, é imprescindível que os valores gerados pelas atividades empresariais sejam investidos na manutenção do próprio negócio, até que ele passe a gerar lucro.
Uma dica para que o empresário consiga se manter e não use o dinheiro da empresa de forma indevida é estipular o pró-labore: mesmo seguindo outras regras, esse montante seria como um “salário” para o empreendedor. Outra forma de o empresário ter rendimentos é com a distribuição dos lucros.
4. Controle as cobranças
Ter um relacionamento estreito com a sua clientela é essencial para fidelizá-la. Porém, isso não pode inviabilizar o fluxo de caixa. Assim, monte um planejamento oferecendo vantagens e benefícios para quem paga antecipadamente.
Já para o cliente que tem dificuldades de pagar em dia, crie maneiras diferenciadas de realizar a cobrança. Nos casos em que não há perspectivas de recebimento, ofereça formas parceladas para que o consumidor possa cumprir com a obrigação.
5. Invista em tecnologia
A informatização agilizou e viabilizou muitos processos dentro das empresas. No entanto, para que isso seja realmente algo positivo, é necessário que os empresários invistam em softwares que auxiliarão na melhora das rotinas do dia a dia, gerando relatórios e informações em tempo hábil para a sua execução.
Pesquise por empresas que estudem e analisem as características do seu negócio e implemente o sistema conforme as suas necessidades.
Quando se fala em finanças, qualquer equívoco pode trazer consequências devastadoras para o empreendimento. Por essa razão, o planejamento estratégico auxilia os gestores na organização. Quando se trabalha com dados seguros do que ocorreu no passado, traçar provisões futuras condizentes com a realidade da empresa se torna mais fácil.
Quando essas práticas são realizadas, é possível trabalhar com dinheiro em caixa, além de pagar as dívidas em dia. Assim, evita-se pagar juros e multas com fornecedores e, principalmente, com impostos.
Muitas vezes, quando essas dicas não são seguidas, os empresários ficam desorientados e sem saber quais decisões tomar para reverter um quadro de descontrole e prejuízos. É nesse momento que surgem as assessorias: empresas especializadas no planejamento, no estudo e na análise do seu empreendimento, para estabelecer ações que visam o lucro e alavanquem o crescimento do seu negócio.
Agora que você sabe a importância de organizar o setor de contas a pagar e receber para ter uma gestão eficiente, conheça os indicadores financeiros e contábeis de uma empresa!
