Garantir a saúde financeira de um empreendimento não é uma tarefa fácil. Porém, isso faz parte das principais metas e objetivos, o que garante a segurança e competitividade de uma empresa no mercado. Contudo, você sabe como colocar isso em prática? Muitas vezes, a resposta está na conciliação bancária.
Obviamente, essas palavras são comuns dentro das empresas, entretanto, muitas delas não têm como hábito realizar essas operações, o que pode gerar grandes dores de cabeça a longo prazo. Para que isso não seja um problema no seu negócio, trouxemos informações essenciais sobre a conciliação bancária.
Aproveite a leitura e confira!
O que é conciliação bancária?
O ato de conciliar as operações bancárias, nada mais é que confrontar essas movimentações com as previsões do fluxo de caixa e consequentemente com os saldos registrados na contabilidade.
Teoricamente, tudo que passou pelo banco estaria registrado no sistema da empresa, não é mesmo? A resposta é, nem sempre. É comum ocorrerem solicitações urgentes que, muitas vezes, precisam ser realizadas sem um aviso prévio, ou seja, elas não estão previstas no seu controle de fluxo de caixa.
Em situações como essa, a falta de uma conciliação bancária pode ocasionar uma verdadeira confusão financeira no contas a pagar da sua empresa, gerando atrasos na contabilidade. Por ser esse setor o responsável por registrar e controlar todas as movimentações do patrimônio, baseando-se no método das partidas dobradas, todo débito necessita de um crédito. Quando um dos lançamentos não está devidamente realizado, é necessário analisar as operações.
Em suma, com a realização da conciliação bancária essas situações são solucionadas dentro do setor financeiro. Entregando um serviço conferido para os colegas da equipe contábil, o que permite que, a partir dali, serão eles os responsáveis por realizar a conferência desses saldos com os valores apresentados nas contas contábeis.
Conceitualmente, a conciliação bancária é o ato de alinhar e conferir todo pagamento ou entrada efetuada e evidenciada nos extratos bancários com os registros internos da empresa, seja com a movimentação de caixa ou pelas duplicatas a receber.
Para facilitar o entendimento, vamos a um exemplo prático: suponha que a empresa X realiza pagamentos de boletos no valor de R$100 mil. A conciliação bancária será a ação de verificar se as baixas realizadas no sistema fecham com as saídas do banco e, obviamente, o montante lançado no fluxo de caixa.
Esse procedimento ajuda a empresa a localizar possíveis pagamentos em duplicidade e até mesmo reduzir o risco com casos de fraudes.
Como fazer uma conciliação bancária?
Conceitos e definições entendidas, chegou a hora de analisarmos a parte prática das atividades de conciliação bancária. Para que isso seja feito de forma precisa, é importante seguir alguns passos que estão descritos logo abaixo.
Registre diariamente os lançamentos
Para ter uma conciliação bancária correta é importante que sejam registradas todas as movimentações. Essa etapa é fundamental para ter segurança de que todas as entradas e saídas foram lançadas.
Para deter mais informações sobre os dados é importante incluir históricos como o nome dos fornecedores ou clientes, além de se ater em datas e valores. Essas referências, além de serem usadas durante o processo que estamos estudando, são de suma importância para a gestão do empreendimento, pois garantem uma visão ampla de todas as movimentações ocorridas e quem são os envolvidos nela.
Utilize um sistema de gestão
É evidente que as planilhas já foram muito úteis para a conciliação bancária. No entanto, hoje, a tecnologia modernizou esse processo e com um sistema de gestão é possível integrar todas as informações financeiras.
A informatização dos processos possibilitou a importação dos extratos bancários e seus saldos em instantes, a conferência de tudo que está registrado com os lançamentos dos extratos são realizados com um tempo reduzindo, ademais essa nova forma de importação garantiu uma maior seguridade das informações.
Mas neste ponto é imprescindível entender que a tecnologia é uma facilitadora do processo financeiro e de gestão, ao passo que é determinante contar com uma empresa especializada para analisar os dados e extrair informações precisas para relatórios gerenciais que contribuem para melhor administração do negócio.
Converse com seu contador
Não é de hoje que sabemos a importância do contador para qualquer tipo de empresa, ele é perito em analisar as transações financeiras e será o responsável por auxiliar no processo decisório.
O profissional contábil trará dicas de como controlar e atualizar o fluxo de caixa da empresa, com isso ele elimina alguns problemas que possam prejudicar a conciliação bancária e o capital de giro.
Logo, se você tem dúvidas quanto às práticas de gestão, tanto sobre as operações diárias quanto nas análises para o processo decisório, esse profissional será quem trará as soluções para a sua empresa.
Realize os ajustes
Muitas operações bancárias não fazem parte das projeções dos controles financeiros, isso ocorre principalmente em casos de empréstimos, financiamentos, seguros e tarifas bancárias.
Portanto, para que a conciliação contábil esteja correta é preciso fazer os ajustes contábeis, ou seja, lançar essas movimentações para que os saldos evidenciados nos relatórios bancários sejam os mesmos que constam na contabilidade.
Qual a importância de realizar a conciliação bancária?
As demandas financeiras de uma empresa são normalmente volumosas, afinal, diversas operações são realizadas, o que pode gerar erros e equívocos — tanto para números acima dos reais quanto em diferenças negativas. Essas falhas, a longo prazo, podem comprometer a solvência do negócio, gerando riscos que podem resultar em falência.
No entanto, se você tem a possibilidade de corrigir essas ocorrências antes de apresentar os dados para sócios é melhor fazê-lo. A conciliação bancária também serve para isso, verificar as inconsistências ocorridas no setor financeiro.
Com a sua realização é possível monitorar as entradas via cartão de crédito e a baixa das faturas, assim como os pagamentos dos boletos com as notas fiscais lançadas. Essa operação ajuda a verificar a confiabilidade das projeções realizadas pela empresa. Em vista disso, pode-se verificar se os relatórios utilizados são suficientes para as demandas diárias do empreendimento.
Não existe uma regra para quando a conciliação bancária deve ser realizada, todavia, sugere-se que ela seja realizada diariamente, a fim de localizar o quanto antes as possíveis incorreções.
Deixar de lado algumas atividades que podem não parecer tão importantes em um primeiro momento pode abrir gargalos no gerenciamento dos negócios, além de possivelmente levantar informações errôneas sobre a lucratividade da empresa.
Por isso, repense suas prioridades e conte sempre com o auxílio do contador. Tornar essa atividade uma regra na sua empresa previne a ocorrência de erros e monitora o controle financeiro do empreendimento.
Agora que você sabe o que é e como pôr em prática a conciliação bancária, leia também o nosso conteúdo sobre por que terceirizar a gestão de contas de uma empresa e alavanque seus resultados.
