Buscar dicas de como melhorar a comunicação entre setores de uma empresa é uma decisão inteligente, quando pensamos em otimizações na produtividade. Você sabe por quê?
Nossa forma de se comunicar afeta relações, produções e serviços. Falhas e ruídos nas mensagens podem fazer com que elas não cheguem à pessoa certa, da forma esperada ou no tempo necessário. Além do mais, não é raro haver conflitos devido às falas ou a textos mal-interpretados.
Quem, por exemplo, nunca passou uma mensagem por celular e reparou que a outra pessoa entendeu de uma maneira diferente da que queríamos falar?
Para evitar isso, uma boa comunicação permite um trabalho mais alinhado, além de melhorar o clima organizacional.
Continue nas próximas linhas e veja as dicas para otimizar esse processo no negócio!
1. Mapear fontes de ruído
Cada organização está sujeita a determinados tipos de ruídos, que podem começar como pequenas faltas de atenção e se transformar em bolas de neve lá na frente gerando perdas desnecessárias e na maior parte do tempo um retrabalho dentro da equipe que pode acarretar em sobrecargas ou desmotivação. Uma informação equivocada, repassada por um colaborador, compromete o resultado de um projeto, e impacta de maneira abrangente todo o trabalho que está vinculado a ele.
Desta forma, é importante observar em quais pontos as falhas têm ocorrido. É nesse sentido que o mapeamento de processos contribui. Existem ferramentas automáticas, como a de BPM (Business Process Management), que ajudam a fazer a sistematização do fluxo de informações e detectar com agilidade as atividades em desacordo.
2. Formalizar as regras
Outra dica é documentar formalmente as regras da empresa para que todos os funcionários entendam quais normas devem seguir e o que se espera da postura deles enquanto profissionais. Por exemplo, como devem se reportar a cada cliente? Como lidar com as situações de queixas? Qual fluxo a informação deve seguir e quais são os procedimentos prioritários de cada departamento? E como cada ação realizada tem impacto geral nos resultados e resoluções?
Além disso, qual canal será usado para haver essa comunicação entre os setores? Perceba que e-mail, telefonemas, WhatsApp, cada um tem suas peculiaridades. O ideal é centralizar todas as mensagens em um único canal, a fim de evitar que algum aviso importante passe despercebido. Ter uma intranet para isso é uma boa sugestão.
3. Usar a tecnologia adequada
É de suma importância ter meios para facilitar processos de trabalho e também centralizar informações além dos canais, para avisos e notícias. Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, cumpre essa função, mantém seguros os dados e permite que todos os setores tenham acesso à mesma atividade, assim como mantém um histórico para consultores posteriores.
Seu objetivo é melhorar os processos internos e integrar atividades de diferentes áreas, como as de recursos humanos, contabilidade, marketing e vendas. Com isso o fluxo de dados fica mais fluído, já que cada colaborador pode acompanhar as atualizações e, ainda, selecionar, por meio de filtros, as informações das quais precisa.
4. Fazer reuniões e eventos de alinhamento
Outra sugestão de como melhorar a comunicação entre setores é por meio de reuniões. Além de poderem ser feitas com ferramentas de videoconferência, são ótimas oportunidades para repassar alguns pontos, dar avisos com mais clareza ou, por exemplo, chegar-se a um acordo entre todos.
Para que esses momentos tenham validade, é importante que as reuniões sejam rápidas e objetivas, com intuito de informar, alinhar e ajustar processos e procedimentos ter um objetivo e estruturar os pontos a serem discutidos, o ideal é que as reuniões tenham local e horário marcado com a equipe e de preferência ocorra com todos presentes e cientes do que deve ser tratado, evitando dispersões ou perda de tempo.
5. Conhecer bem seus colaboradores
Uma boa comunicação demanda que todos se sintam à vontade para emitir opiniões, dar sugestões e tirar dúvidas. Para isso, conhecer bem os colaboradores e promover encontros para que todos estabeleçam alguns laços são algumas recomendações.
Relações mais entrosadas facilitam o entendimento das mensagens, além de fazer com que possíveis críticas sejam mais aceitas. Essa abertura também deve partir dos líderes de cada setor, garantindo que todas as equipes sigam a mesma conduta.
Além do mais, ao criar mais afinidade com eles, você consegue identificar, com mais clareza, as expectativas em relação à empresa, aos problemas e aos desejos. Isso ajuda a elaborar estratégias de comunicação com as quais eles mais se identificam.
Nesse aspecto, é preciso entender, ainda, que cada colaborador tem um perfil distinto. Enquanto extrovertidos têm facilidade nos diálogos e na exposição, os introvertidos tendem a falar apenas o necessário e esses pontos devem ser levados em consideração inclusive no momento de dar feedback sobre o trabalho ou realizar uma solicitação para não impactar na produtividade ou motivação da sua equipe. Buscar a adaptação de todos é essencial.
6. Fortalecer a cultura organizacional
Uma atitude recomendada para aumentar o engajamento dos funcionários é investir no fortalecimento da cultura, fazendo com que hábitos, crenças e valores sejam disseminados no desempenho das atividades.
Uma cultura forte e saudável garante funcionários mais motivados, alinhados entre si e com um grau de comunicação próximo. A tendência é que todos tenham sinergia e busquem o mesmo objetivo.
Para isso, estabeleça os valores essenciais que todos devem seguir, como empatia, respeito, clareza e assertividade. Esse último diz respeito à facilidade em transmitir uma mensagem, sem usar agressividade, ironias ou passividade, um ponto importante é deixar claro que a omissão também é uma maneira de comunicação e que na maior parte do tempo prejudica o andamento dos projetos.
Depois de definidos os valores, eles precisam fazer parte de um código de conduta e ser seguidos pelos líderes e reforçados cada vez que um funcionário emitir o comportamento apropriado. Lembre-se, é mais fácil engajar pelo exemplo do que pelo comando.
7. Fornecer feedbacks
Como citado anteriormente, feedbacks constantes do comportamento dos funcionários precisam fazer parte da estratégia de comunicação, para que entendam o que se espera deles e se estão atendendo essas expectativas. Isso ainda proporciona a eles a oportunidade de compreenderem quais quesitos podem melhorar para, então, buscar essas mudanças.
Tenha em mente que uma das formas de se identificar a excelência na comunicação de uma empresa é por meio da receptividade e abertura dos funcionários ao aceitar um retorno sobre seus comportamentos.
8. Saber lidar com conflitos
Conflitos são comuns em qualquer organização, pois dificilmente as expectativas de todos estão alinhadas. Além disso, podem ser uma oportunidade de reconstruir realidades e gerar mais ideias criativas gerando aprendizado e crescimento como um todo para a empresa, funcionário e o produto. Um ambiente com muita passividade, onde tudo é aceito sem questionamentos, não é saudável e sugestiona a existência de medo ou desinteresse.
Todavia, é fundamental saber gerenciar tais conflitos, ao surgirem. solucionando de maneira coerente com todos os pontos citados antes e pensando no resultado final como impulso para melhorias.
Com essas dicas de como melhorar a comunicação entre setores da empresa, você já se sente mais preparado para as otimizações? A comunicação interna tem indicadores — como produtividade e motivação — que ajudam a perceber a saúde da empresa e o clima organizacional. Eles podem ser usados como métricas, avaliando a efetividade das ações.
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