O empreendedorismo é crescente no Brasil, tanto pelas capacidades dos empreendedores brasileiros quanto por algumas medidas que são positivas à existência de pequenas empresas, como a criação do Simples Nacional há mais de 10 anos. Mesmo assim, ainda existem muitas dúvidas sobre como abrir uma empresa por conta da grande burocracia imposta pelos órgãos públicos e pela demora de realização dos procedimentos, o que sugere a sua complexidade.
Neste post, para tirar todas as suas dúvidas, ofereceremos um guia definitivo sobre a abertura de empresas e ainda o ajudaremos com algumas questões, como: qual é o melhor regime tributário; o que é planejamento tributário; e relação de custos do negócio. Confira!
1. Como abrir uma empresa
Para abrir um negócio, além de os sócios terem uma ideia validada e critérios definidos, como nome da empresa, endereço e outras características, é preciso passar corretamente pelos processos de regularização exigidos pelos órgãos fiscalizadores. Para isso, os procedimentos são:
- pedir a certidão de viabilidade e zoneamento na cidade;
- reservar a razão social pretendida no órgão de registro do contrato social (busca de nome);
- elaborar o contrato social;
- solicitar a RFB a emissão do CNPJ;
- registrar a empresa na Junta Comercial ou no Registro Civil de Pessoa Jurídica;
- obter alvará; e
- obter inscrição estadual se a empresa desenvolver atividades de comércio ou indústria.
- registrar o domínio da empresa para o site e/ou email no registrobr, por exemplo.
- registrar no INPI do Nome fantasia (nome social) da empresa, se for o caso.
Fora do plano jurídico, no momento da abertura, deve-se ter um plano de negócios previamente definido para entrar no segmento de forma competitiva e garantir uma fatia de mercado.
Alguns pontos que não podem faltar no plano são:
- os parceiros de negócios;
- as atividades-chave da empresa;
- os recursos existentes;
- a proposta de valor;
- a estrutura de custos;
- a política de remuneração de funcionários;
- as fontes de receita.
2. Quanto custa abrir uma empresa?
Os valores a pagar aos órgãos varia muito, uma vez que para submeter o contrato social ao registro da Junta Comercial ou Registro Civil de Pessoa Jurídica, é preciso pagar taxas, que mudam entre as Juntas por serem órgãos estaduais ou RCPJ’S.
Quanto às prefeituras, são milhares existentes em cada estado do país. E, enquanto umas cobram valores pequenos anualmente para obtenção do alvará — entre R$ 100 e R$ 200 —, outras cobram a taxa apenas uma vez na abertura da empresa, mas em valores três vezes essa média.
Por exemplo, no município do Rio de Janeiro, a cobrança do alvará é única e na emissão e os custos totais com taxas para abertura de uma empresa prestadora de serviços é de aproximadamente R$ 1.200,00, sem contar o investimento na contratação de uma empresa de contabilidade para assessorar todo o processo de legalização.
Por isso, se os sócios desejarem ter controle total sobre esses valores para iniciar o negócio já com um planejamento financeiro bem pontual, precisam contatar uma empresa de contabilidade o mais rápido possível, que poderá auxiliar inclusive no tipo societário mais adequado ao negócio, pois no Brasil temos diversos tipos, por exemplo, as sociedades simples, sociedades empresárias, LTDA, EIRELI.
3. Conheça os regimes tributários
O regime de tributação de um negócio precisa ser muito bem definido para que você não pague impostos desnecessários e nem tenha de entregar obrigações acessórias em excesso, considerando seu porte e suas atividades.
Daí a importância da realização de um planejamento tributário antes mesmo da empresa estar aberta para que, desde o começo, o negócio esteja bem enquadrado e seja feita uma boa gestão das questões contábeis logo no início do empreendimento, possibilitando que você escolha a forma de tributação mais vantajosa para sua empresa.
Conheça, agora, os três regimes tributários que o Brasil disponibiliza às empresas e veja alguns critérios a serem considerados na avaliação e na definição.
3.1 Simples Nacional
O Simples Nacional é o regime tributário diferenciado, criado para favorecer as empresas com receita bruta até R$ 4,8 milhões, chamadas de Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, através da simplificação do pagamento de todos os tributos por meio de guia de pagamento, chamado DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
Antes de escolher essa forma de tributação deve-se analisar se realmente será a mais vantajosa e se não há impedimento a opção desse regime por conta da atividade econômica da empresa, já que a legislação prevê que algumas atividades não podem ser optantes pelo Simples Nacional.
3.2 Lucro Presumido
O Lucro Presumido é o regime tributário que há uma presunção do lucro passível de tributação. Entretanto, dentre os tributos incidentes, temos os que são apurados com base no lucro presumido, que são o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) e aqueles que são apurados com base na receita bruta, tais como, o PIS e o Cofins.
O lucro presumido para as empresas que optam por apurar os tributos por este regime vai de 8% para o comércio até 32% da receita bruta para prestadores de serviço.
Uma questão que merece destaque é o cálculo do PIS e do Cofins, cuja a apuração é feita de maneira cumulativa, ou seja, a empresa não pode utilizar as despesas que geram crédito e diminuiriam o valor a pagar destas contribuições. Nesta forma, o PIS possui alíquota de 0,65% e o Cofins de 3% sobre a receita Bruta.
3.3 Lucro Real
O Lucro Real é o regime tributário cujo o calculo do imposto de renda e da contribuição social é feita sobre a apuração do lucro líquido contábil ajustado de acordo com a legislação comercial e fiscal, direcionado a empresas que possuem despesas dedutíveis consideráveis, que ultrapassaram o limite de R$ 78 milhões de receitas totais ou aquelas que de acordo com a lei são obrigados a esta forma de tributação, como as instituições financeiras.
Em regra, o calculo do PIS e do Cofins são não-cumulativos, ou seja, há possibilidade do desconto dos créditos (PIS e Cofins pagos, descontados nas nf’s) auferidos na contratação de serviços e despesas gerais dedutíveis. Apesar da possibilidade do abatimento da base de calculo, a alíquota de 7,6% para Cofins e 1,65% Pis, é superior ao do regime de cumulativamente.
Neste ponto, o planejamento tributário, não só soluciona todos os aspectos tributários incidentes sobre a operação, visualizando a vantagem ou não financeira, como também deve observar com imprescindível cautela as despesas dedutíveis da empresa, que devem ser inteiramente ligadas a atividade, bem como seu manejo, controle e guarda devem ser impecáveis
4. Escolha o regime ideal para sua empresa
Nesse momento, é preciso analisar, ao mesmo tempo, enquadramentos disponíveis e empresa, atentando a alguns fatores. Veja!
4.1 Entenda que o Simples não é sempre o melhor
Embora seja um regime simplificado, criado para empresas de menor porte, nem sempre seu impacto fiscal será mais vantajoso. Daí, a importância do assessoramento de uma empresa contábil experiente, pois há casos que o Lucro Presumido será menos custoso para a empresa.
Por exemplo, a representação comercial passou recentemente a ser autorizada no Simples Nacional, junto a outras atividades incluídas ultimamente.
Porém, com tributação baseada no Anexo V, é uma atividade sobre a qual são aplicados percentuais mensais altos e, portanto, para muitas empresas dessa área, o regime simplificado acaba não sendo a melhor opção.
4.2 Analise as atividades
Dependendo das atividades da empresa, um dos regimes pode nem ser passível de escolha, ou até dois deles.
Por isso, em primeiro lugar, é preciso saber o que está, de fato, disponível ao negócio como enquadramento para que não se faça algo proibido.
4.3 Avalie a margem de lucro
Como vimos, cada forma de tributação tem as suas especificidades e maneira de apurar o lucro. Então, ainda que o Simples Nacional seja o regime simplificado, outro enquadramento pode ser melhor por não tributar toda a receita gerada ou por poder deduzir despesas na base de cálculo do imposto.
Desta forma, por exemplo, se a empresa que apura os tributos com base no lucro presumido tiver um lucro contábil (efetivo) inferior a presunção que poderá ser de 8 a 32%, de acordo com critérios legais pré fixados na lei, vale a pena você simular a forma de tributação pelo lucro real, pois é possível que esse regime seja o mais vantajoso, pois apuraria o Imposto de Renda e a Contribuição Social pelo lucro efetivo.
4.4 Lembre-se das obrigações acessórias
A depender do regime tributário que você escolher, a lei determina que sua empresa faça algumas obrigações acessórias. Por isso, não foque somente no pagamento de imposto. As obrigações acessórias se não cumpridas dentro do prazo geram enormes prejuízos para o seu negócio, com multas elevadas e que em alguns casos são superiores inclusive do que o próprio pagamento dos tributos.
Por isso, a importância em investir em uma empresa de contabilidade experiente e que possua uma equipe multidisciplinar, com capacidade de interpretar a lei e assessorá-lo na transmissão de cada uma das declarações e demais obrigações dentro do prazo legal.
4.5 Pense na possibilidade de adquirir créditos fiscais
Optantes pelo Simples não utilizam créditos fiscais, mas os demais utilizam, com algumas diferenças nas regras específicas.
No Lucro Real, créditos adquiridos de PIS e Cofins podem ser utilizados para a redução dos pagamentos desses tributos, o que, no Presumido, não é permitido. Então, se não for vantajoso ou possível entrar no Simples, é importante verificar se a diferença entre aproveitar créditos ou não é relevante para a escolha tributária.
5. Documentos necessários para abrir uma empresa
5.1 Contrato social
O contrato social é o documento que oficializa a abertura do negócio, a relação dos sócios entre si e com a empresa e registra todos os direitos e deveres dos envolvidos no quadro societário.
Na elaboração, entre os dados mais importantes, estão:
- qualificação dos sócios;
- razão social, que é o nome empresarial reservado ao negócio previamente pelo site da Junta Comercial;
- endereço da empresa;
- atividades desenvolvidas;
- quadro societário, com o detalhamento do percentual de cada sócio e dos valores aportados por eles no capital social;
- cláusula de administração, que é a forma como as decisões serão tomadas, podendo ser, individualmente, por todos os sócios ou por apenas alguns deles e, em grupo, por todos;
- regras para entrada de novos sócios e saída dos atuais;
- cláusulas protetivas para sócios e empresa;
- definição de continuidade do negócio em caso de saída de sócios ou falecimento.
Após a redação do documento e as assinaturas dos sócios, ele é enviado à Junta Comercial para registro e oficialização no órgão responsável pelas movimentações de aberturas, alterações e fechamentos de empresas, e é gerado o Número de Inscrição no Registro de Empresas (NIRE).
Agora, vamos entender melhor como os procedimentos da Junta funcionam.
5.2 Registro na Junta Comercial
Junto ao contrato social devidamente elaborado e assinado, os seguintes documentos têm de ser entregues à Junta para registro da empresa:
- Documento Básico de Entrada (DBE) do CNPJ, Quadro de Sócios e Acionistas (QSA) e Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ), que são enviados também à Receita Federal pelo aplicativo Coleta Web para que se obtenha o CNPJ;
- Fichas de Cadastro Nacional (FCN) 1 e 2, que podem ser encontradas para preenchimento no site da Junta do Estado.
É possível que haja diferenças entre as etapas de cada estado, pois alguns estão mais avançados no processo de integração à Receita Federal do que outros. Porém, a base da obrigatoriedade não muda: todos esses documentos, junto ao contrato, têm de ser entregues à Junta para o registro.
5.3 Alvará de funcionamento e localização
Logo no início do texto, citamos a certidão de viabilidade e zoneamento. É a primeira etapa da obtenção do alvará.
Esse documento é necessário para que a prefeitura autorize a instalação da empresa em determinado lugar da cidade, levando em conta suas atividades e critérios do município, como seu plano-diretor e leis ambientais.
Caso a viabilidade seja dada para a localização do negócio, é preciso levá-la à prefeitura junto a outros documentos da empresa para que o alvará seja emitido, mediante pagamento de taxa.
5.4 Inscrição estadual
Sendo um comércio ou uma indústria, o negócio tem de obter inscrição estadual junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado para poder operar.
Dependendo do estado, os procedimentos mudam. Em alguns, tudo é feito eletronicamente; em outros, ainda é preciso levar documentos físicos e cópias a uma delegacia regional do órgão, conforme a jurisdição da cidade.
Em todos os casos, a Sefaz da região precisa receber todos os dados que solicitar da empresa para atestar suas atividades e liberar o número de inscrição, que permite a emissão de notas e outras atividades decorrentes das operações.
5.5 Regularização em órgãos específicos
Por exemplo, uma empresa de transportes precisa de registro e autorização para as atividades do Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga (RNTRC). Já uma indústria que usa químicos e gera rejeitos de produção tem de ter autorização, e fiscalização, dos órgãos ambientais para operar.
Outro ponto importante é a obrigatoriedade da empresa também ter seu registro nos conselhos de classe da atividade econômica exercida. Não basta que o sócio ou responsável técnico tenha seu registro como pessoa física. Como exemplo, podemos destacar os Representantes Comerciais, que devem ter ambos os registros ativos no CORE para o regular exercício da atividade empresarial.
Seja qual for o caso, é sempre necessário saber se uma regularização em órgão específico da atividade é necessária para desenvolvê-la. Do contrário, as multas podem ser muito altas pela operação em discordância com o Fisco, culminando no fechamento do negócio.
6. Quanto tempo demora para abrir uma empresa?
Ainda não existe um método de como abrir uma empresa rapidamente no Brasil, mas a verdade é que o processo já foi muito mais demorado do que é atualmente.
Algumas medidas, como a integração entre Junta Comercial e Receita Federal, que citamos anteriormente, a digitalização de documentos e as mudanças de procedimentos para meios eletrônicos, reduziram um pouco o tempo de espera, que, em alguns lugares, pode ser de pouco mais de um mês e, em outros, chegar a três meses ou passar disso.
No geral, em todo o país, o que gera demora é o excesso de burocracia e o fato de um processo depender de outro. Por exemplo, não se pode pedir certidão de viabilidade e zoneamento para um negócio sem que se tenha o CNPJ e o contrato social já registrados na Junta. Ou seja, espera-se por um prazo do órgão estadual e, depois, por outro do municipal.
Além disso, há empresas que precisam de regularizações especiais, como uma indústria ou uma transportadora, de acordo com os exemplos que demos recentemente. E quando há tal necessidade, a espera para operar aumenta, pois mais prazos, inclusive taxas, são impostos aos empreendedores.
Por isso, assim que o planejamento estiver feito, o ideal é que o mais rápido possível os sócios procedam com a abertura.
7. Faça o levantamento dos custos mensais para abrir uma empresa
Junto ao plano de negócios, que abordamos no início do post, projeções financeiras também são fundamentais para que se entre no mercado correndo menos riscos.
Isso porque, se os custos não forem elencados, os sócios podem esperar menos despesas e terem mais, inclusive, ao mesmo tempo em que o faturamento demora a decolar. E essa soma resulta em dificuldades financeiras e falta de capital de giro, alguns dos motivos pelos quais um volume enorme de empresas brasileiras não chega a completar dois anos de atividade.
8. Defina o capital inicial
O capital primário é o necessário para iniciar as atividades e ainda deixar algum capital de giro (fluxo de caixa) para a continuidade delas no curto prazo.
Esse fator varia muito de negócio para negócio, pois cada empresa demanda diferentes recursos, existência de estoque ou não e contratações de aplicativos e softwares. Por isso, tudo deve ser cuidadosamente detalhado para que não faltem recursos nem se busque algum tipo de financiamento evitável, o que pode ser algo muito perigoso de fazer logo no começo do empreendimento.
Também não se pode confundir capital inicial com gastos mensais, pois, comumente, é preciso gastar mais para iniciar do que para manter o funcionamento nos primeiros meses. Por exemplo, se a empresa necessita de um sistema, na maioria das vezes, terá de pagá-lo mensalmente. Porém, no primeiro mês, além da mensalidade, pode ter de pagar ainda o custo de implementação.
Então, quando os gastos mensais forem elencados, as despesas iniciais e imediatas à abertura da empresa devem ser destacadas.
9. Contrate uma assessoria contábil para ajudá-lo nesse processo
Como você pôde perceber ao longo deste texto, é preciso de ajuda especializada para a abertura da empresa pela complexidade do processo e pela necessidade de tomar outras decisões importantes para o negócio, como a escolha do regime tributário.
Ademais, ainda é preciso estar a par das mudanças frequentes na legislação, caso da reforma trabalhista, por exemplo.
Em todos esses momentos, a assessoria contábil é necessária.
Também, após o início do empreendimento, logo os sócios podem precisar fazer contratações e, consequentemente, terem de arcar com os processos de departamento pessoal, o que é muito mais eficiente e menos custoso de se fazer optando pela terceirização dos procedimentos a um escritório contábil.
E, de maneira geral, para tirar dúvidas e analisar diversos outros tipos de fatores antes de algumas decisões serem tomadas, profissionais contábeis são necessários para evitar erros, acertar em aspectos importantes e até aproveitar boas oportunidades.
10. Conclusão
Iniciar um negócio não é só fazer sua abertura. Como decisão importante e repleta de fatores internos e externos que a cercam, o planejamento financeiro, contábil e operacional é fundamental para o sucesso.
Já na abertura, o essencial é ter apoio especializado para passar pelo longo processo da forma mais rápida possível, sem desperdício de dinheiro e evitando todos os possíveis transtornos do caminho.
Quer entender melhor de que maneira a assessoria contábil é importante em uma decisão sobre como abrir uma empresa ou regularizar um negócio já existente? Leia 8 benefícios de investir no apoio contábil profissional. Vamos lá!
