Em tempos em que o sistema tributário brasileiro está cada vez mais fiscalizador, não cometer erros é a premissa para evitar prejuízos futuros. Quando falamos em departamento pessoal, as obrigações a serem cumpridas são inúmeras e muito detalhadas, para que nada passe despercebido a auditoria da folha de pagamento é o ponto-chave para o alcance da eficácia nesse setor.
O processo de auditoria é baseado na transparência e na assertividade das operações. Ela surgiu para orientar os gestores quanto liderança e aos colaboradores quanto desenvolvedores das atividades.
Neste post, mostraremos 5 benefícios da auditoria da folha de pagamento para as empresas. Aprecie a leitura e confira!
O que é a auditoria da folha de pagamento?
A auditoria é o processo de analisar sistematicamente as atividades desenvolvidas dentro de uma organização, com o intuito de verificar se elas estão alinhadas com a legislação vigente e com os objetivos previamente estabelecidos.
A assessoria contábil é um importante suporte no desenvolvimento da auditoria, pois ela será a principal responsável pela análise minuciosa dos registros contábeis, exames dos documentos e livros. Esse processo visa averiguar os riscos, localizar os erros e corrigi-los. O objetivo central neste ponto é retificar procedimentos e obrigações antes da deflagração de notificações, auto de infração e até mesmo reclamações trabalhistas.
A empresa que goza de uma assessoria trabalhista que investe na auditoria da folha de pagamento possui maior segurança e tranquilidade de que os processos estão sendo feitos de maneira correta, proporcionando a redução do número de processos trabalhistas, arrecadações errôneas nos impostos previdenciários e pagamento correto da folha de pagamento.
Aqui na Lafs, por exemplo, auditamos a folha de pagamento dos nossos clientes em dois momentos.
- Após o departamento pessoal apurá-la e antes do cliente recebê-la, um dos nossos especialistas trabalhistas (jurídico ou contábil) confere cada uma das rubricas trabalhistas que incidem sobre a relação de trabalho, bem como analisam se o processo de admissão foi correto;
- Na contabilização da folha de pagamento, onde a nossa contabilidade, lança, classifica e audita se todos os tributos foram pagos e as obrigações foram cumpridas.
Como a área trabalhista está em constantes mudanças, e os órgãos reguladores estão potencializando seu poder de fiscalização, sobretudo, com a implantação do eSocial, a auditoria da folha de pagamento se tornou imprescindível para evitar passivos trabalhistas e dores de cabeça com a fiscalização, o judiciário e até mesmo colaboradores.
Quais os principais benefícios da auditoria da folha de pagamento?
Por se tratar de um trabalho preventivo, os benefícios da auditoria na folha de pagamento são imediatamente vistos, o que permite uma mensuração rápida, veja quais os principais benefícios na implantação de uma auditoria na folha de pagamento da sua empresa.
1. Evita as multas
Como existem várias funções dentro do setor pessoal, a função da auditoria interna é fiscalizar e evitar multas para a empresa. Quando falamos em admissão, existem alguns fatores que devem ser cuidados.
No momento da admissão é imprescindível respeitar o prazo de retenção dos documentos, a CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social), por exemplo, somente pode ficar em posse da empresa por 48 horas. A retenção inadequada dos documentos pessoais de um colaborador é passível de aplicação de pena e multa, conforme Lei nº 5.553/68.
O controle das horas trabalhadas é outro ponto que deve ser analisado, a jornada de trabalho é um dos carros chefes nas ocorrências de multas e causas trabalhistas. O auditor analisará os relatórios de ponto, verificando se eles estão condizentes com a CLT.
A auditoria da folha de pagamento também auxilia na prevenção de multas quanto à concessão e pagamento de férias, além disso, ela analisa os vários tipos de rescisões, verificando se os prazos de pagamentos estão dentro dos prazos estipulados pelas leis trabalhistas.
2. Verifica o recolhimento dos impostos trabalhistas
A partir do relatório da folha de pagamento, o auditor começa seu trabalho. Ele precisa analisar todas as verbas trabalhistas para verificar quais têm incidência de INSS, Imposto de Renda e FGTS.
É importante analisar todos os eventos, pois qualquer diferença no cálculo causará diferença no recolhimento do imposto. Também deve ser conferido se a empresa é obrigada ao recolhimento do INSS Patronal, além de verificar se a organização está calculando o percentual correto do RAT.
Quanto ao FGTS, o auditor averiguará se as bases para o recolhimento estão corretas e se as informações que constam na GFIP são adequadas à realidade e a legislação.
Além disso, no que se refere ao Imposto de Renda, o maior índice de erros no cálculo do imposto refere-se a consideração ou não de dependentes, por isso neste sentido o auditor deve consolidar a folha de pagamento com a própria ficha de cada colaborador da empresa, pois neste documento que estará consignada a existência ou não de dependentes à titulo de IR.
3. Analisa os cálculos
As diferenças nos cálculos é outro fator determinante para as causas trabalhistas, entre os procedimentos analisado pelo auditor, ele apontará, por meio de análises, se as médias variáveis elencadas estão corretas.
Além disso, ele também apura se a remuneração paga está de acordo com a função, com as normas estabelecidas pelas convenções coletivas de trabalho (CCT) e com o acordado com o funcionário.
Outro fator que precisa ser analisado a fim de evitar reclamatórias trabalhistas é quanto aos benefícios, muitas empresas negligenciam alguns benefícios estipulados pelos sindicatos.
Com a auditoria é possível argumentar e apontar aos gestores quais são os benefícios e como sua empresa pode ser afetada pelo não cumprimento desses fatores, como exemplo, podemos citar os vale-refeição, vale-alimentação, auxílio estudo, entre outros.
4. Apura os descontos
É comum a muitas empresas realizar o desconto na folha de pagamento de danos causados pelo colaborador, no entanto, é necessário ter cuidado com esses descontos, pois eles precisam ser prudentes perante a lei.
Segundo prevê CLT, no Art. 462, parágrafo 1º, o empregador desconta valores relacionados a danos causados pelo colaborador, desde que esse abatimento esteja previsto no contrato de trabalho.
Mas, o principal desconto que gera impactos negativos entre empregadores e colaboradores e erros na folha de pagamento são atestados médicos e atestados de comparecimento em consultas. Ao passo que o primeiro determina que a empresa deve abonar as horas ou a falta do colaborador, o segundo permite o desconto.
Ademais, a legislação trabalhista restringe um percentual do salário-base para realizar esse desconto, com isso, o auditor fará como parte dos seus procedimentos a análise dessa operação.
5. Reduz o turnover
Com a realização da auditoria da folha de pagamento, todas obrigações e direitos dos trabalhadores são assegurados, mostrando assim a cultura de ética da empresa. Dessa forma, garantindo a permanência por mais tempo dos seus colaboradores, reduzindo a rotatividade do quadro de funcionários.
6. Prepara para o e-Social
O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas é um grande marco na regulação tributária e trabalhista no Brasil. Esse sistema foi projetado para simplificar as obrigações empresariais junto ao fisco.
Esse sistema foi projetado para unificar informações que apresentávamos ao fisco por obrigações distintas, em apenas um local que facilitará e otimizará os procedimentos fiscalizatórios.
A implantação do e-Social vem trazendo alguns impactos no dia a dia das empresas, porém com a auditoria da folha de pagamento é possível prevenir e corrigir os erros, dessa forma se ajustando as exigências do e-Social e não tendo problemas no momento da entrega da declaração.
Como a auditoria é uma das vertentes da contabilidade, nada mais prudente para as empresas poder contar com uma assessoria contábil para se adaptar a todas as mudanças e obrigações.
A auditoria da folha de pagamento não serve apenas para corrigir os erros, ela serve para orientar os profissionais do departamento pessoal a realizar as tarefas conforme as leis vigentes, mostrando sua importância dentro das empresas.
Agora que você sabe os principais benefícios da auditoria da folha de pagamento para as empresas, nos siga no Facebook, Instagram, Twitter e LinkedIn e acompanhe nossos conteúdos.
