Diagnóstico empresarial: todas as informações que você precisa estão aqui!

Compreender como está o desempenho da empresa, quais seus pontos fortes, onde estão as oportunidades e quais os aspectos que demandam melhorias é primordial para que ela se mantenha competitiva no mercado. O diagnóstico empresarial é o momento em que todas as informações necessárias serão recolhidas, para nos dar suporte em cada uma dessas decisões.

É a partir de um diagnóstico bem realizado que podemos nortear todos os setores e passos no negócio, deixando as atividades estruturadas e encontrando novas soluções para os possíveis problemas.

Um fato importante a ter em mente é que tal ação deve ser realizada em todos os tipos de negócio, independentemente do tamanho e tempo de atuação. Ou seja, mesmo as pequenas empresas precisam passar por esses momentos de análise, vez ou outra.

Portanto, convidamos você a seguir conosco nas próximas linhas a fim de  aprender como colocar isso em prática no seu empreendimento. Boa leitura!

Diagnóstico empresarial: o que é?

Quando falamos em diagnóstico empresarial, referimo-nos a uma série de ações, análises e avaliações realizadas de forma interna e externa, com a finalidade de observar toda a realidade na qual a organização se encontra.

Fazemos isso por meio de diversas ferramentas, com a proposta de nos mostrar dados objetivos, para que façamos decisões mais acertadas. É dessa forma que conseguimos saber exatamente o que pode ser mantido e o que deve ser aprimorado, em prol de aumentar as conquistas organizacionais.

Qual a sua importância?

Geralmente, ao abrir o próprio negócio, costumamos realizar um planejamento e traçar caminhos que nos levem à consecução dos objetivos. No entanto, é preciso ter em mente que, com o tempo, fatos imprevisíveis aparecem e transformações tecnológicas acontecem. Isso nos obriga a revisar e adequar aquele plano delineado no início.

Assim, quem deseja ter um uma empresa rentável e saudável precisa conhecer suas particularidades. Entre as vantagens de realizar o diagnóstico, podemos citar as seguintes.

Não agir no escuro

É preciso ter mais clareza das prováveis consequências antes de escolhermos um caminho. Um acontecimento comum em muitos negócios é o gestor olhar para apenas um aspecto dos resultados e, a partir dele, fazer suposições da realidade.

Por exemplo, em uma dada empresa, é possível se notar um bom desempenho na sua rentabilidade. Ao primeiro olhar, isso poderia passar a impressão de haver grandes êxitos. No entanto, se nesse mesmo negócio percebermos baixa lucratividade, a história já muda de figura, já que isso poderia significar gastos elevados. Ter essa noção nos livraria de evitar decisões com erros irrecuperáveis.

Obter insights relevantes

Ao levantarmos todas as informações sobre as reais circunstâncias, temos, em nossas mãos, materiais ricos, como relatórios e gráficos. Eles são capazes de nos dar insights poderosos, para refinar o plano de negócios. Essas percepções podem, ainda, ser usadas para suposições e posteriores testagens — isso tudo ajuda a tornar a empresa mais competitiva.

Reduzir gastos

Determinadas decisões tomadas no começo do negócio, como aquelas relacionadas à tributação, podem não ser mais as melhores escolhas para a atualidade. O crescimento da empresa ou as mudanças em leis, por exemplo, fazem com que precisemos pensar em soluções que tragam mais reduções nos custos.

Descobrir riscos

Na gestão de um negócio, uma das principais questões a serem levadas em conta é com relação aos riscos empresariais.

Os riscos fiscais, por exemplo, dizem respeito a questões envolvendo tributos e declarações. Caso façamos uma declaração errada de dados, essa atitude pode ser interpretada como sonegação de impostos, colocando o negócio em grande perigo.

Riscos estratégicos também devem ser evitados, já que o desalinhamento dos objetivos com as ações levaria a empresa a se prejudicar seriamente. Tais ameaças precisam ser descobertas de forma rápida, para evitar perdas na produtividade e nas finanças. O diagnóstico, então, auxilia-nos a encontrar as maiores áreas de riscos, a fim de que possamos removê-los o mais rápido possível.

Descobrir o grau de maturidade do negócio

O grau de maturidade em uma empresa tem a ver com os conhecimentos adquiridos e a possibilidade de transformá-los em benefícios, para um processo de evolução contínua. Ter essa noção permite implementar um processo de melhoria constante, para oferecer melhores produtos e serviços aos clientes — além de mais lucro aos gestores.

Estar por dentro da legislação

Algumas normatizações mudam, deixando os processos de uma empresa ultrapassados. Além disso, existem práticas obrigatórias para serem seguidas. No controle patrimonial, por exemplo, a legislação exige o registro por meio de demonstrações contábeis. Esse é outro aspecto que deve ser avaliado no momento do diagnóstico.

Neste aspecto, contar com uma assessoria jurídica preventiva e atuante no dia a dia empresa facilita o acompanhamento das novidades da legislação e ajuda a colocar em prática ou mudar procedimentos e obrigações trazidos por essas novas normais legais.

Aproveitar as oportunidades

Todo esse mapeamento permite, ao gestor, ter mais conhecimentos das vantagens e desvantagens existentes nos ambientes. Com isso, compreendemos onde estão as oportunidades que farão o empreendimento crescer e evitamos escolhas erradas que poderiam levá-lo à falência.

Realizar essa ação de tempo em tempo é essencial, já que mudanças — como, leis, impostos, inflação, concorrência, tecnologia — impactam o ambiente interno e o desempenho da empresa também.

Como fazer um diagnóstico empresarial?

Um diagnóstico empresarial completo precisa envolver ao menos quatro passos. A seguir, listamos cada um deles. Ao longo do artigo, você verá, ainda, as ferramentas para ajudar nesse processo. Acompanhe!

Coleta de informações

O primeiro passo é coletar os dados sobre todas as áreas da organização, a partir de cada atividade desempenhada. Nesse momento, é preciso saber a realidade na qual a empresa se encontra, como:

• resultados financeiros;
• satisfação dos colaboradores;
• desempenho das vendas;
• reclamações dos clientes;
• produtividade interna.

Análise de dados

Nesse passo, organizamos todas as informações obtidas e as colocamos em planilhas ou gráficos. Isso nos ajuda a ter uma visão mais ampla de todo o negócio e, ainda, a comparar tais resultados com aqueles com obteremos futuramente.

Identificação dos problemas

Nesse momento, precisamos identificar quais são as falhas e quando elas ocorrem, além de descobrir possíveis oportunidades para a empresa se desenvolver. É a partir disso que entendemos as prioridades de intervenção e o momento adequado para novas ações.

Proposta de intervenção

Por fim, após ter todas as informações em mãos e ter identificado as maiores falhas, podemos pensar em soluções para serem implementadas. O planejamento deve ser montado, com detalhes envolvendo metas, planos de ação e a definição de prazos para que os resultados sejam avaliados novamente.

Quais as áreas importantes para serem diagnosticadas?

Os aspectos a serem analisados dependem da estrutura e do ramo do negócio. Um e-commerce, por exemplo, terá particularidades diferentes das de uma empresa que oferece serviços de advocacia. Listamos, abaixo, alguns tópicos importantes, mas eles podem ser adaptados para melhor se encaixar em cada empresa.

Estratégias de curto, médio e longo prazos

Ter metas claras é fundamental para o progresso de cada negócio. É a partir delas, afinal, que as estratégias serão adotadas. Os curtos, médios e longos prazos estão relacionados ao tempo, sendo, em média, o seguinte:

• curto prazo: menos de 1 ano;
• médio prazo: até 5 anos;
• longo prazo: a partir de 5 anos.

A estratégia tem a ver com o modo como cada ação será realizada. Por exemplo, se o objetivo for aumentar a clientela, uma estratégia interessante poderia ser o investimento em marketing digital.

Sendo assim, quais estratégias têm sido adotadas até agora e quais podem ser implementadas? Em quanto tempo os objetivos foram alcançados? Pense nesses tipos de questões.

Indicadores financeiros

Não existe empresa que cresça sem um bom acompanhamento financeiro. É a partir dos indicadores que temos noção da saúde das finanças e entendemos a realidade do negócio. Eles nos mostram rentabilidade, liquidez, lucratividade e estrutura de capital, por exemplo. Com isso, o processo decisório se torna mais efetivo, com mais chances de trazer sucesso.

Resultados com marketing

Como forma de atrair mais clientes e retê-los, muitas empresas apostam em ações de marketing. Publicidade digital e condutas de engajar usuários podem dar ótimos resultados, se realizados de maneira adequada. No entanto, elas demandam custos financeiros e de tempo. Para que o dinheiro seja investido adequadamente, é preciso estar atento se o negócio tem obtido os efeitos esperados.

Desempenho dos colaboradores

Outro ponto importante a ser analisado é o desempenho dos colaboradores, já que o resultado pode nos indicar diversas circunstâncias. Quando insuficiente, por exemplo, é importante:

• revisar os processos de recrutamento e seleção, a fim de notar se os funcionários escolhidos estão realmente alinhados com as necessidades da empresa;
• avaliar clima e cultura organizacionais, uma vez que eles influenciam na motivação, na produtividade e na retenção de talentos (um clima ruim, por exemplo, induz ao turnover, impactando na performance final);
• revisar os processos de treinamento e desenvolvimento, pois são eles que preparam o colaborador para realizar as atividades que levarão ao alcance dos objetivos.

Logística

Empresas que trabalham com entregas, principalmente, precisam de uma logística bem delimitada, a fim de não gastar recursos de forma desnecessária.

Isso significa que o estoque tem de conter a quantidade certa de produtos para atender a todos os pedidos. Já para a entrega das mercadorias, é importante traçar uma rota, buscando economia de tempo e de combustível.

Ter condutas para evitar perdas e avarias nesse sentido também é importante. Outra ação a ser revista, nessa área, é a da devolução de produtos. É interessante pesquisar, inclusive, se tem havido gastos exagerados.

Vendas

O desempenho das vendas nos mostra o tamanho do sucesso que a empresa tem tido. Quando baixas, precisamos investigar aspectos como:

• As ações de marketing estão alinhadas com o público-alvo?
• A qualidade dos produtos ou serviços é boa?
• Como anda o nível de satisfação dos compradores?
• Quais os níveis de reclamações e elogios recebidos?
• Qual a usabilidade do site da empresa? As páginas carregam rápido? As descrições e fotos dos produtos estão boas?

Quais as ferramentas e documentos existem para ajudar?

Felizmente, podemos ter a ajuda de diversas ferramentas e documentos para o diagnóstico empresarial, que podem ser escolhidos de acordo com nossos objetivos e o nicho do negócio.

Fluxo de caixa

Refere-se à quantia de dinheiro recebida e gasta na empresa. Ele é um dos instrumentos da área de finanças, que reflete os resultados das ações, dizendo o quão saudável a organização está.

Para isso, avalie todas as receitas e despesas, em um dado espaço de tempo. É importante que os valores a receber sejam maiores que aqueles a pagar, pois, do contrário, será necessário tomar medidas urgentes, a fim de reaver a situação.

Para um fluxo de caixa positivo, é fundamental:

• atualizar as entradas e saídas;
• controlar o capital de giro;
• calcular previsões de entradas e saídas para o futuro;
• ter metas e planejamentos.

Matriz SWOT

A análise SWOT nos ajuda no diagnóstico organizacional, ao avaliar ambiente interno (parte controlável pela empresa) e externo (parte em que a empresa não controla, mas pode reagir), para que saibamos qual tipo de estratégia adotar. Em sua verificação, é preciso separar:

• Forças: revelam as vantagens do ambiente interno. Alguns exemplos são: ter a ajuda de uma equipe especializada em contabilidade e contar com colaboradores com alto grau de desempenho;
• Fraquezas: revelam as desvantagens do ambiente interno. Alguns exemplos são: descontrole total das finanças e poucas vendas;
• Ameaças: revelam as desvantagens do ambiente externo. Alguns exemplos são: entrada de novos concorrentes e aumento dos impostos;
• Oportunidades: revelam as vantagens do ambiente externo. Alguns exemplos são: mudança benéfica em leis e possibilidade de investimento para a empresa crescer.

Depois disso, associamos os ambientes interno e externo, e podemos ter os resultados a seguir, com suas devidas estratégias:

• fraquezas + ameaças = estratégia de sobrevivência: ao verificar que existem muitas fraquezas internamente e ameaças externamente, compreendemos não ser o momento de investir ou arriscar em novidades, mas de se empenhar em eliminar as falhas, para o negócio não afundar;
• forças + ameaças = estratégia de manutenção: aqui sugere a existência de pontos positivos dentro da empresa e eles precisam ser mantidos. É preciso fazer algo para a ameaça externa não afetar a produção;
• fraquezas + oportunidades = estratégia de crescimento: os benefícios externos sugerem momentos oportunos para investir e ajudar o empreendimento a se desenvolver;
• forças + oportunidades = estratégia de alavancagem: é a melhor realidade possível. Unindo os pontos fortes dos dois ambientes, é possível alavancar no mercado.

Benchmarking

O benchmarking é um procedimento que ajuda a analisar as estratégias da concorrência. Com isso, podemos compará-las com as nossas atuais, a fim de perceber em quais pontos podemos melhorar e implementar essas otimizações.

Um aspecto importante dessa ferramenta é que essa análise não precisa ser realizada apenas em concorrentes diretos. Mesmo negócios de outros ramos podem ser espiados, avaliados e nos inspirar.

Uma das maiores vantagens é a de trazer insights e aprendizados valiosos para o negócio, que não necessariamente serão copiados, mas adaptados à realidade. Com o maior conhecimento do mercado que o benchmarking proporciona, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade, ampliar a margem de lucro e atrair mais clientes.

Brainstorming

Também chamada de tempestade de ideias, essa técnica comumente realizada em grupos tem como objetivo levantar o maior número de ideias para serem usadas na proposta de intervenção.

Na prática, todos sentam juntos e anotam, sem julgamentos, tudo o que surgir na cabeça de cada colaborador. É importante que, a princípio, não haja juízo de valor, para estimular a criatividade de todos.

Após isso, as sugestões são agrupadas e condensadas. Por fim, são todas analisadas, medindo prós e contras. É possível combinar o brainstorming com outras ferramentas, como a SWOT, antes de implementar as decisões.

Diagrama de Causa e Efeito

Também chamada de 6M ou Espinha de Peixe, a ferramenta tem o objetivo de indicar a relação entre efeitos e causas de uma situação ou um problema.

Para estruturar o diagrama, é necessário traçar uma linha reta horizontal, com uma seta indicando para a direita. No fim dela, é desenhado um retângulo, no qual conterá dentro o problema em análise.

As causas serão divididas em 6 categorias:

• meio ambiente: relacionado ao meio interno ou externo da empresa;
• material: o instrumento utilizado para o trabalho;
• mão de obra: tem a ver com os colaboradores;
• método: a metodologia de trabalho;
• máquina: as máquinas utilizadas durante um processo;
• medida: métricas e KPIs (Key Performance Indicator ou Indicadores-Chave de Desempenho) escolhidas e a forma de mensurá-las.

Depois de ter traçado a linha horizontal, colocamos três das causas na parte de cima e três embaixo, ligando-as à seta desenhada. Em seguida, realizamos um brainstorming, coletando o máximo de ideias e insights que surgirem relativos a cada causa. Por fim, analisamos todas as respostas, para perceber quais são as causas do problema em questão.

Observação de campo

Uma forma prática de obter resultados é vivenciar de perto a rotina de trabalho. Assim, podem ser observados:

• a forma como os funcionários trabalham;
• os materiais utilizados;
• os erros e acertos;
• clima organizacional;
• possíveis motivos para a baixa produtividade;
• relação da quantidade de horas trabalhadas e desempenho.

Nessa técnica, é fundamental que o observador não interfira nas atividades, apenas relatando as considerações, para posterior análise.

NPS (Net Promoter Score)

O NPS é uma ferramenta que tem como objetivo medir o nível de satisfação dos clientes. A pergunta tradicional realizada é: “de 0 a 10, o quanto você recomendaria nossa empresa a seus amigos?”.

Por meio do resultado, é possível perceber se o negócio precisa investir na melhoria da experiência do consumidor. As notas são divididas nas categorias seguintes:

• 0 a 6: clientes detratores;
• 7 e 8: clientes neutros;
• 9 e 10: clientes promotores.

No resultado, diminuímos da quantidade dos clientes promotores os detratores e, depois, multiplicamos por 100, a fim de encontrar o resultado em porcentagem. As possíveis consequências são:

• zona crítica: -100% a -1%;
• zona de aperfeiçoamento: 0 a 49%;
• zona de qualidade: 50% a 74%;
• zona de excelência: 75% a 100%.

O objetivo deve ser construir o maior número possível de promotores, que são os defensores da marca e a indicarão a conhecidos.

Para isso, no primeiro momento devemos nos preocupar com os detratores e investir em estratégias para otimizar essa satisfação. Porém, os promotores não devem ser deixados de lado, precisando, também, de incentivos para continuarem contentes.

Como tomar decisões com o resultado do diagnóstico?

Não basta apenas realizar diagnósticos e conhecer os resultados. Saber tomar decisões corretas é imprescindível para o sucesso do negócio. Para isso, separamos algumas orientações. Acompanhe!

Leve os objetivos em consideração

Saber aonde quer chegar é uma das primeiras atenções que devemos ter ao tomar a decisão. Por isso, é importante ter objetivos sempre claros e definidos. Um método que nos ajuda a determinar isso de forma tangível é o SMART, no qual temos:

• S (specific): as metas precisam ser específicas. O que você quer realizar e por quê?
• M (measurable): elas precisam ser mensuráveis. O que você vai usar para medir o desempenho?
• A (attainable): as metas têm de ser atingíveis, considerando os aspectos ambientais. O que você determinou é realmente possível de se atingir, levando em consideração os pontos fracos e as ameaças, por exemplo?
• R (relevant): é preciso haver relevância. O que você definiu é realmente importante para otimizar os ganhos do negócio?
• T (timely): é necessário estipular um tempo para atingir a meta. Em quanto tempo você quer chegar lá?

Use a matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta de tomada de decisão, que auxilia a entender o que deve ser priorizado na resolução de cada problema. Pode ser usada nos momentos em que o gestor precisa tomar decisões importantes, ao mesmo tempo que existem diversos problemas acontecendo. Sua sigla significa:

• gravidade: impacto que o problema trará aos envolvidos;
• urgência: tempo disponível para a solução;
• tendência: probabilidade que o problema tem de aumentar com o tempo, caso não seja resolvido logo.

Cada fator desse é avaliado com notas crescentes de intensidade, de 1 a 5. Depois, multiplicamos cada valor atribuído a cada aspecto. O problema que obtiver maior resultado deve ser priorizado.

Baseie-se em dados

Todos os dados levantados pelas ferramentas de diagnóstico empresarial precisam servir de base para que as decisões sejam tomadas. Eles são importantes para evitar que deixemos nos influenciar com o aspecto emocional ou que façamos suposições incertas sobre a realidade do negócio.

Com isso, é importante prever e avaliar as consequências, de curto a longo prazos, relacionando-as com os objetivos e as prioridades.

Por fim, podemos dizer que uma das principais razões para realizar o diagnóstico empresarial é garantir a sobrevivência do negócio. Entender a realidade na qual ele está inserido nos ajuda a tomar decisões em prol de um desenvolvimento maior.

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