Legalização da empresa: o guia completo de como fazer

Você está enrolado com a situação contábil e fiscal do seu negócio? Não tem conhecimento nessas áreas e nem nas áreas jurídica e trabalhista? Quer contratar com mais segurança, fazer um planejamento tributário e encontrar o melhor regime tributário para conseguir pagar menos impostos? Por essas e outras razões, já quis saber como legalizar uma empresa? Então, definitivamente, você precisa ler este artigo!

Para muitos empreendedores, a questão da legalização é fundamental não só para ficarem em dia com as legislações fiscal, contábil, trabalhista etc. e com os órgãos governamentais (como a Receita Federal), mas também para conseguirem organizar e otimizar a gestão empresarial.

Por isso, considerando todas essas questões, decidimos elaborar um guia completo com tudo o que você precisa saber para legalizar a sua empresa. Além disso, também mostramos a importância de contar com serviços especializados durante o processo. Confira!

1. O que é a legalização de uma empresa?

Abrir uma empresa e operar na legalidade desde o início acarreta vantagens não somente em termos de administração e fiscalização, mas também em termos de valor e reputação que o mercado e os clientes vão atribuir ao negócio.

Em suma, é a regulamentação e a regularização do modo de operação do negócio, das atividades exercidas e da forma de tributação, entre outros, para que esses elementos fiquem em conformidade com as legislações vigentes e pertinentes à formalização empresarial.

E como legalizar uma empresa? Abaixo, veja como funciona o processo por meio de um passo a passo.

2. Quais são as etapas?

Operar na ilegalidade é um risco que você não quer correr, todavia sabemos que o processo de formalização é muito burocrático, certo? Por isso, abaixo abordamos de forma simples tudo o que é preciso fazer para, de fato, abrir o próprio negócio e legalizá-lo.

Vamos guiá-lo desde o planejamento — que também serve para quem já tem um negócio em funcionamento — até as etapas finais de legalização. Vale ressaltar que as etapas vistas abaixo englobam a legalização jurídica, contábil e fiscal, e também são válidas para a abertura e legalização de empresa familiar.

Mas, atenção: antes de adentrarmos as principais etapas do processo, salientamos que algumas obrigações — autorizações, registros, alvarás etc. — vão depender de fatores como ramo de atividade, tipo societário, porte da empresa e legislação de cada estado ou município. Daí a importância de consultar uma empresa de contabilidade qualificada.

Aliás, vamos começar falando sobre este assunto?!

1. Auxílio especializado

Formalizar uma empresa exige conhecimentos técnicos (sobre diferentes áreas) que a maioria dos empreendedores não têm. Por isso, contar com um auxílio especializado é uma das primeiras etapas para legalizar um negócio.

Vamos iniciar as explicações com um exemplo: ao estruturar um planejamento detalhado, um dos primeiros passos é definir o tipo societário e o porte da empresa, não é? Porém, você sabe o que é tipo societário e conhece as diferenças entre Empresário Individual, EIRELI e Sociedade Limitada? Entende as diferenças entre MEI, ME, EPP etc.? Sabe quais alvarás, autorizações, registros e licenças são necessários?

Caso as respostas sejam negativas, agora você provavelmente já entende a necessidade de buscar um auxílio especializado.

Aqui, vamos explicar as questões vistas acima, mas lembramos a você que há muitos detalhes a serem considerados durante o processo e apenas uma equipe qualificada poderá instruí-lo da melhor forma em cada etapa.

2. Planejamento

O planejamento é imprescindível para o sucesso do negócio: por meio de um plano de negócios bem estruturado, por exemplo, é possível entender o funcionamento e as tendências do mercado, os hábitos de consumo de clientes e o que deve ser implementado na empresa para alcançar as metas e objetivos estipulados.

Esse documento abrange todo o planejamento referente aos principais pilares do negócio: a área financeira, comercial, de marketing e de recursos humanos. Além disso, ele reflete as estratégias do empreendimento e oferece um panorama sobre as responsabilidades legais a serem cumpridas uma vez finalizado o processo de abertura.

Veja, por exemplo, alguns elementos a serem considerados no Plano de Negócios:

• tipo jurídico/societário;
• viabilidade financeira;
• estudo de mercado e dos concorrentes;
• Regime Tributário mais adequado;
• metas e objetivos empresariais e planos de ação a fim de conseguir alcançá-los;
• estrutura operacional;
• definição do ponto comercial;
• atividade econômica a ser desenvolvida;
• nome da empresa e endereço;
• missão, visão e valores;
• Capital Social.

Uma equipe contábil é imprescindível nessa etapa, pois saberá guiá-lo em relação ao tipo societário ideal e ao Regime Tributário mais vantajoso para o seu negócio.

3. Escolha do tipo de empresa

No Brasil, um negócio pode se enquadrar em diferentes categorias, dependendo de fatores como porte e número de pessoas à frente da empresa. A escolha deve ser cuidadosa, já que definirá as obrigações — como pagamento de tributos — a serem cumpridas.

Se você decidiu ter um sócio, por exemplo, as opções mais comuns de tipo societário são as Sociedades Limitadas. Se você decidiu abrir a empresa sozinho, há opções como Microempreendedor Individual, Empresa Individual de Responsabilidade Limitada e Empresário Individual.

Vamos ver as características de cada um desses tipos?

1. Tipos de empresas para empresários individuais

Microempreendedor Individual (MEI)

Esse tipo é altamente recomendado para profissionais autônomos que desejam se formalizar — o faturamento anual permitido é de até R$ 81 mil, é possível contratar até um funcionário com salário com base no piso da categoria ou o salário mínimo federal, considerando o que for maior e o Regime Tributário é o Simples Nacional, o qual permite o recolhimento de impostos e demais tributos por meio de um único documento, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Empresário Individual (EI)

Nessa categoria, as responsabilidades do EI não são limitadas, ou seja, patrimônios, dívidas e as finanças em geral da empresa e da pessoa física são as mesmas. Além disso, neste tipo de empresa o empreendedor não tem personalidade jurídica, somente é equiparado à pessoa jurídica quando necessário — ele possui CNPJ apenas para fins fiscais, por exemplo, e faz o registro com o próprio nome na razão social.

Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI)

Já nesse tipo de empresa, diferente do anterior, há limitação da responsabilidade dos sócios, ou seja, o capital pessoal é separado do capital da empresa. Entretanto, a princípio, é preciso investir a quantia equivalente a 100 salários mínimos (cujo valor é o vigente da época). O Regime Tributário da EIRELI pode ser o Simples Nacional, Lucro Presumido ou até mesmo o Lucro Real, a depender da realidade do negócio.

2. Tipos de empresas para sociedades empresariais

Sociedade Simples (SS)

Esse tipo de sociedade é constituído por dois ou mais sócios que exercem as mesmas funções profissionais e atuam em um mesmo local, como consultórios. Veja suas principais características: no caso das SS, é preciso realizar o Registro Civil de Pessoas Jurídicas (RCPJ); no geral, as atividades exercidas são de caráter intelectual, científico, literário, artístico etc.

Sociedade Empresária Limitada (Ltda)

Caso as atividades econômicas do negócio estejam relacionadas à produção de bens ou serviços, esse tipo de empresa pode ser a melhor opção. Uma de suas principais características é a limitação das responsabilidades de cada sócio, cujas participações são divididas em cotas e se encontram estabelecidas no Contrato Social.

Como já mencionado, o tipo escolhido define como será a forma de atuação da empresa e, em alguns casos, os tributos a serem recolhidos. Por isso, caso esteja em dúvida sobre qual é a melhor opção para a sua realidade, conte com o apoio de uma consultoria contábil séria.

4. Definição do porte da empresa

Além das classificações anteriores, o negócio também é classificado segundo seu porte:

• Microempresa (ME): faturamento anual de até R$ 360 mil.
• Empresa de Pequeno Porte (EPP): faturamento anual de R$ 360 mil até R$ 4,8 milhões.
• Demais: faturamento anual superior a R$ 4,8 milhões.

Além dessas, ainda há a classificação do Microempreendedor Individual (MEI), já vista anteriormente. Lembrando que, caso você se enquadre nela, suas receitas anuais não poderão ultrapassar 81 mil reais.

Se você deseja aprofundar o conhecimento sobre o MEI, não deixe de ler nosso guia completo sobre o tema.

5. Realização de inscrições e registros e obtenção de alvarás e licenças

Abaixo, veja as principais obrigações a serem cumpridas, as quais estão relacionadas especialmente à documentação legal da empresa.

1. Registro na Junta Comercial

O registro na Junta Comercial do seu estado é um dos primeiros passos práticos de formalização — é a partir dele que o seu negócio passa a existir, de fato, como pessoa jurídica. Os documentos necessários podem variar segundo o estado no qual a empresa será instalada, mas, no geral, são:

• Contrato Social;
• requerimento padrão;
• Ficha de Cadastro Nacional (FCN);
• documentos dos sócios.

2. Obtenção do CNPJ

Se os documentos pedidos e os requisitos exigidos estiverem em ordem, o empresário recebe o Número de Identificação de Registro de Empresa (NIRE). Esse número, por sua vez, possibilita o registro do negócio como contribuinte — ou seja, permite a obtenção do CNPJ. Em alguns locais, aliás, é possível obter o CNPJ de forma online por meio do site da Receita Federal.

Depois de realizar esses passos, ainda será preciso:

• obter o Alvará de Funcionamento;
• realizar a Inscrição Estadual (caso necessário) na Secretaria de Fazenda;
• fazer o Cadastro na Previdência Social.

3. Obtenção do Alvará de Funcionamento

O Alvará de Funcionamento, obtido em seu município, é fundamental para dar continuidade ao processo de formalização: ele consiste em uma autorização que lhe permite, finalmente, abrir as portas da empresa.

Para consegui-lo é preciso entregar os documentos pedidos, que geralmente são:

• formulário da prefeitura;
• cópia do Contrato Social e do CNPJ;
• laudos dos órgãos de vistoria, se necessário;
• consulta de endereço aprovada.

Ou seja, além de verificar se a atividade exercida no negócio é permitida em sua cidade, será preciso cumprir uma série de exigências para obter os laudos mencionados acima.

Essas exigências variam dependendo de fatores como porte da empresa, município no qual o negócio está instalado, ramo de atividade exercida etc., mas geralmente se baseiam em autorizações de órgãos de vistoria, como Corpo de Bombeiros, Vigilância Sanitária, IBAMA, entre outros.

No geral, essas autorizações visam cumprir normas relacionadas à higiene, à segurança e ao meio ambiente, por isso são imprescindíveis para que você obtenha o Alvará de Funcionamento. Por esse motivo, novamente ressaltamos a importância de consultar um contador desde o início do processo.

4. Realização da Inscrição Estadual

A Inscrição Estadual é uma exigência direcionada às empresas vinculadas à venda de produtos ou à fabricação de bens. Resumidamente, são negócios voltados ao comércio, à indústria e aos serviços de transporte intermunicipal e interestadual.

Vale lembrar que empresas de prestação de serviços voltados à comunicação e à distribuição de energia elétrica também precisam ter a Inscrição Estadual. Para conseguir pagar o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), aliás, e assim poder comercializar mercadorias dentro do país, é obrigatório fazer essa inscrição.

5. Cadastro na Previdência Social

O registro da empresa junto à Previdência Social também é fundamental para que o negócio possa iniciar suas atividades e se manter em conformidade com a legislação tributária e trabalhista, mesmo sem funcionários.

Isso porque, após o cadastro, a pessoa jurídica passa a contribuir com a Previdência — por meio do pagamento de tributos — e cumprir obrigações ligadas à área trabalhista. A solicitação de cadastro é feita na Agência da Previdência Social de sua cidade — as unidades de atendimento estão espalhadas por todo o território nacional.

Todavia, não esqueça que as demais obrigações a serem cumpridas e os outros documentos a serem entregues dependerão do tipo jurídico escolhido, do ramo de atividade, da legislação municipal e estadual, entre outros fatores. Veja, abaixo, alguns exemplos resumidos:

• Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Secretaria da Receita Federal: todas as empresas;
• Registro na Junta Comercial do município: Empresário, EIRELI ou Sociedade Limitada Empresarial;
• Registro no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas (RCPJ): Sociedade Limitada Simples;
• Inscrição Estadual da Secretaria da Fazenda Estadual: contribuintes do ICMS.

Depois dessas etapas, o empresário deverá consultar seu contador a fim de saber o que é necessário para preparar o aparato fiscal.

Geralmente, é preciso ir até a prefeitura de sua cidade a fim de solicitar a autorização para emitir notas fiscais e autenticar livros fiscais, mas pode haver outras exigências dependendo da atividade exercida ou se o estado tem ou não nota fiscal eletrônica.

Por fim, após a realização de todos esses processos, entre outros específicos que vão de acordo com os fatores já vistos acima, a empresa já estará apta a atuar legalmente.

Benefícios e problemas a serem evitados

Entender como legalizar uma empresa e conhecer os benefícios advindos da formalização pode evitar que o empreendedor cometa muitos erros. Veja, como exemplo, algumas das vantagens de operar na legalidade:

• conseguir empréstimos e financiamentos;
• obter um CNPJ, o qual demonstra mais profissionalismo, auxilia na prospecção de clientes e aprimora a imagem do negócio;
• vender produtos ou prestar serviços para órgãos públicos mediante licitações;
• poder exportar mercadorias;
• assegurar o direito à Previdência Social;
• emitir notas fiscais, o que gera mais confiança por parte de clientes e fornecedores;
• contratar funcionários;
• estar em conformidade com as legislações vigentes e não sofrer punições em caso de fiscalização;
• ficar em dia com a Receita Federal.

Além dessa série de benefícios, aprimora-se também a gestão para empreendedores, já que a estruturação de um Plano de Negócios, antes ou durante a formalização, joga luz tanto em questões operacionais quanto em questões administrativas e de marketing.

E tem mais: um dos erros mais comuns cometidos por empresários que atuam ilegalmente é misturar as finanças pessoais e empresariais. Ao legalizar a empresa, obter suporte contábil e abrir um conta jurídica, torna-se mais fácil fazer a separação das contas e evitar problemas financeiros.

Documentos e custos de legalização

Durante todo o texto, ressaltamos que, apesar de algumas obrigações serem válidas para todos os empresários (como obter um CNPJ), a documentação para abrir e legalizar a empresa varia de acordo com o porte do negócio, atividade exercida, natureza jurídica, legislação municipal e estadual, entre outros, não é?

Pois bem, o mesmo acontece com os custos, que variam bastante de um local para outro.

Veja, por exemplo, a Tabela de Preços da Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro (JUCERJA). Nela, você pode perceber que há uma série de valores específicos para EIRELI, Sociedades Empresárias, Sociedade Cooperativa.

Apesar da variação de preços, que ocorre de estado para estado, vamos guiá-lo em relação aos principais custos para que, então, você possa consultar seu contador a fim de conferir os valores praticados em seu município ou estado. Considere gastos com:

• DARE (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais);
• DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais);
• a Junta Comercial do seu estado;
• alvarás, registros, inscrições, licenças específicas e demais documentos vistos aqui;
• cópia autenticada de documentos;
• Capital Social — já vimos, por exemplo, que é preciso investir a quantia equivalente a 100 salários mínimos no caso da EIRELI;
• Certificado Digital e serviços de consultoria;
• taxas relativas ao tipo de empresa — no estado do Rio de Janeiro, por exemplo, a soma das taxas pode chegar a cerca de R$ 1.300,00, dependendo do tipo de empresa, já no Amazonas talvez o valor seja completamente diferente;
• tributos definidos pelo Regime Tributário;
• energia elétrica, água, aluguel, telefone, equipamentos, contratação e manutenção de funcionários e pró-labore.

Para estimar os custos, portanto, considere:

• Capital Social;
• custos fiscais;
• documentação e procedimentos na Junta Comercial, prefeitura, estado, órgãos de vistoria, conselhos de classe etc.;
• demais investimentos para iniciar as atividades da empresa.

MEI

O MEI é uma exceção, pois tudo funciona de forma simplificada, desde a abertura (sem custos, teoricamente) até o enquadramento no Regime Tributário do Simples Nacional. Por isso, trabalha-se no geral com valores fixos.

A contribuição mensal por meio da DAS, por exemplo, não ultrapassa o valor de R$ 55,90 — sendo R$ 49,90 o valor-base pago ao INSS somado ao valor de R$ 1,00 referente ao ICMS (para atividade de comércio e indústria) ou somado ao valor de R$ 5,00 referente ao ISS (para atividade de prestação de serviços). Caso as atividades do MEI se encaixem em ambas as categorias — comércio e serviços —, soma-se R$ 6,00 ao valor de R$ 49,90.

Auxílio de uma assessoria contábil e jurídica

Se livrar das burocracias e ter um acompanhamento especializado são vantagens interessantes, não acha? Mas os benefícios em contar com o auxílio de uma assessoria contábil e jurídica vão além. Confira quais são:

• garantia de que todas as inscrições e registros em órgãos públicos estão regulares;
• consultoria empresarial regular, o que auxilia na gestão do negócio e nas negociações com clientes;
• auxílio na gestão financeira e no planejamento tributário, que pode reduzir consideravelmente o valor dos impostos e demais tributos e ainda permite aderir aos incentivos fiscais com segurança;
• suporte na precificação de produtos;
• garantia de conformidade nas áreas fiscal e trabalhista;
• planejamento estratégico e amparo jurídico.

Uma equipe especializada saberá, entre inúmeras outras informações, que caso a atividade exercida em sua empresa seja vinculada à alimentação ou à saúde, por exemplo, será necessário também apresentar uma licença sanitária a ser emitida por órgão público específico durante o processo de legalização.

Além disso, a consultoria de uma empresa com profissionais experientes é fundamental na elaboração do Contrato Social, documento fundamental para legalizar uma empresa. Nele, constam informações como:

• quem são os sócios da empresa, suas responsabilidades e seus dados;
• valor do pró-labore;
• atividade econômica a ser exercida;
• produtos a serem vendidos/fabricados ou serviços a serem prestados;
• valor do Capital Social.

Outro ponto importante: assessorias especializadas indicam o melhor caminho para comprovar a situação legal da empresa perante os órgãos públicos, ou seja, também guiam empreendedores em relação à emissão de certidões negativas. Comprovantes de regularidade permitem, por exemplo, que a empresa participe de licitações públicas!

Por esses e outros motivos, o recomendado é que empreendedores sempre tenham a opinião e o apoio de uma assessoria contábil e jurídica desde o início do processo de legalização.

Enfim, apresentamos aqui um guia completo — com tudo o que deve ser considerado e feito durante o processo de legalização — para aqueles que desejam saber como legalizar uma empresa. Lembre-se de contar com o apoio de uma equipe especializada: além de garantir que todos os passos foram seguidos corretamente, ela enfrenta as burocracias exigidas enquanto você tem tempo de focar em seu negócio.

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