Independentemente do tipo ou setor, o cenário econômico interfere diretamente nas finanças das empresas. Assim, em períodos difíceis, muitos empreendedores precisam fazer cortes no orçamento — e o primeiro pensamento é cortar a folha de pagamento, não é mesmo?
Bom, temos boas notícias para você que está com problemas de gestão: cortar o pessoal não é a única solução possível. Várias vezes, organizar e pôr em prática certas táticas de gestão relacionadas ao departamento pessoal e de recursos humanos já pode reduzir os seus custos e melhorar o desempenho do negócio, como um todo.
Mas cuidado, qualquer modificação na folha de pagamento deve ser realizada por quem conhece do assunto, pois caso contrário trará prejuízos financeiros e emocionais, uma vez que qualquer erro impactará diretamente no bolso dos seus funcionários.
Quer entender isso melhor? Neste post, trouxemos dicas essenciais sobre como gerenciar a folha de pagamento do seu negócio. Continue a leitura e confira!
Padronize os cargos e salários
Estabelecer uma estrutura coerente de cargos e salários é essencial para se entender as funções de cada colaborador — sem contar que é uma forma de demonstrar aos funcionários as possibilidades de crescimento dentro da organização.
Com esse alicerce bem definido, as atividades organizacionais podem ser distribuídas conforme os níveis hierárquicos, os deveres e as responsabilidades de cada cargo. Obviamente, é por meio dessa padronização que serão definidos os níveis salariais.
Para garantir que essa ferramenta seja mesmo produtiva, contudo, você precisa entender a funcionalidade da empresa. Só assim poderá organizar todos os setores observando onde é necessário realizar mais investimentos, e mesmo quantos colaboradores cada função precisa ter.
Também é importante ressaltar que essa padronização deve estar de acordo com as leis e normas do Ministério do Trabalho. Toda atividade desenvolvida pelas empresas tem um CBO (Classificação Brasileira de Ocupações), assim, cada cargo deve estar alinhado ao CBO de suas respectivas funções.
Mantenha o controle da folha de ponto
A gestão do ponto dos funcionários é essencial não só para atender as regras do Ministério do Trabalho, mas, principalmente, para que o gestor conheça o histórico dos funcionários e calcule as horas extras, descontos e atrasos com eficiência.
Aqui, é determinante que você quanto gestor conheça minuciosamente as atividades que são desempenhadas na empresa, pois a partir disso será possível avaliar quais departamentos fazem jus à horas extraordinárias na execução do trabalho e cumprimento das metas no prazo estipulado.
Com esse mapeamento, sua gestão terá os indicativos necessários para acompanhar a produção dos funcionários, ajustar processos, bem como analisar o custo x benefício sobre a atividade e o desempenho profissional, podendo inclusive constatar a necessidade de troca ou contratação de um novo com maiores possibilidades de crescimento e engajamento com o negócio.
Provisione os custos
Talvez, um dos maiores erros de gestão empresarial no que se refere à folha de pagamento seja o de considerar apenas o valor que pago diretamente ao funcionário, ou seja, o valor líquido que ele recebe. Antes de o salário, em si, ser repassado aos funcionários, a instituição arca com uma série de tributos e impostos, que precisam ser provisionados.
É fundamental considerar, por exemplo, as despesas com férias e o 13° salário — gastos que muitos consideram como extras, mas que são garantidos por lei. Cabe à empresa se planejar para que essas despesas não prejudiquem a sua saúde financeira.
Uma boa dica nesse sentido é guardar proporcionalmente uma parte a cada mês, durante os 12 meses. Com isso, no momento do pagamento você já terá guardado o valor necessário, sem comprometer a sua gestão financeira.
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Administração das férias
Com o cenário econômico atual é comum que as empresas trabalhem no limite de pessoal na operação, com isso, liberar o profissional para ficar 30 dias fora das atividades é um desafio para o empreendedor, dado a possibilidade de comprometer a qualidade da produção ou prestação dos serviços.
Mapear o melhor momento para o gozo das férias é uma ótima estratégia para reduzir custos e evitar contratações temporárias. Esse planejamento permite que a empresa não sofra com a concessão de férias em momentos inoportunos ou pagamentos em dobro em decorrência da perda do limite do período concessivo, que são de 12 meses após o funcionário cumprir um ano de casa.
Portanto, contar com uma assessoria trabalhista eficiente é fundamental para que o controle de férias seja feito corretamente e sua empresa não tenha surpresas desagradáveis com custos desnecessários com a administração da folha de pagamento.
Mantenha-se atualizado
As normas e leis trabalhistas têm mudado constantemente. Para um empreendedor que, normalmente, é responsável por cuidar de todas as áreas do empreendimento, isso pode requerer uma atenção maior do que o disponível.
Por isso, uma boa opção para as empresas é terceirizar a folha de pagamento. dessa forma, você manterá o foco em outras áreas sem deixar o setor desamparado. Inclusive, ao contratar uma empresa específica para isso você terá todo o suporte necessário, contando com uma equipe especializada no assunto.
Enfim, a gestão da folha de pagamento não está só ligada ao cumprimento das obrigações trabalhistas. Como vimos, ela vai além disso. Portanto, é essencial ter uma política eficiente de controle, com o intuito de organizar as operações e obter os melhores resultados — o que, muitas vezes, significa economizar com as despesas e os custos.
Gostou do post? Agora que você já conhece as principais dicas de gestão da folha de pagamento, continue potencializando seu negócio! Confira também estes 6 sinais de que a sua empresa precisa de uma consultoria contábil.
