O risco de insucesso nos negócios, por mais que seja o último dos resultados esperados, deve ser sempre considerado. Por isso, saber como fechar uma empresa é importante, e deve sim constar até no planejamento estratégico.
Deixar de arcar com as responsabilidades inerentes ao encerramento das atividades de um empreendimento pode gerar consequências para as pessoas que respondem pela empresa que se extingue. É o caso das dívidas, que, se não forem pagas nos prazos e na forma determinada pela lei, são transferidas para o CPF do titular do negócio.
Ainda, embora seja importante que o gestor ou administrador do negócio conheça esses procedimentos, contar com uma assessoria contábil para assumir o processo é altamente indicado, pois qualquer requisito desconsiderado poderá gerar prejuízos financeiros e administrativos em cumprimento de exigências.
Como diriam nossos avós “prevenção e canja de galinha não fazem mal a ninguém”, por isso, avance na leitura deste artigo para saber como proceder em um momento tão delicado.
1. Verifique os procedimentos em seu município e estado
O processo de encerramento de uma empresa, embora tenha sido simplificado, continua exigindo dos seus titulares máxima atenção quanto às exigências nas três esferas de poder. Isso significa que, ao dar fim a uma PJ — exceto MEI, EPP e ME, como veremos adiante —, você deverá antes prestar contas junto aos órgãos municipais, estaduais e federais.
De maneira geral, ao dar baixa em uma empresa perante o governo municipal e estadual, procure garantir que todos os débitos relativos a impostos, como o ISS (municipal) e ICMS (estadual), estejam liquidados.
Portanto, é imprescindível que de maneira prévia ao processo de encerramento seja feita uma conciliação entre sua contabilidade e a situação fiscal da empresa, para identificar eventuais irregularidades que deverão ser sanadas pelo pagamento ou por comprovações, se o débito for indevido.
Aqui, o apoio de uma consultoria tributária é extremamente necessário, pois além da análise tributária, será apresentado os caminhos possíveis de regularização fiscal.
Da mesma forma, você deverá emitir algumas certidões negativas que darão maior segurança de que a situação fiscal da sua empresa está regular e a baixa poderá iniciar sem maiores problemas. São elas:
- CND Estadual — Certidão Negativa de Débito Estadual — cuja emissão é feita pelo SEFAZ, atestando a ausência de débitos perante a Receita Estadual (ICMS);
- CND Municipal — Certidão Negativa de Débito Municipal — cuja emissão é feita pela Secretaria de Fazenda Municipal, atestando a ausência de débitos perante a Receita Municipal(ISS);
- CRF — Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço — emissão feita pela Caixa Econômica Federal;
- Certidão Conjunta Negativa de Débitos relativos a Tributos Federais e à Dívida da Ativa da União — de responsabilidade da Previdência Social e da Secretaria da Receita Federal.
Dedique uma especial atenção aos procedimentos exigidos pela Jucerja. Normalmente, é cobrada uma taxa para efetuar o arquivamento do distrato social, documento que abordamos com detalhes no próximo tópico.
2. Cuide do distrato social
Uma vez que os sócios estejam de acordo em relação às condições em que a empresa será fechada, é hora de elaborar o documento oficial, que legitimará o fim das atividades.
Chamado de distrato social, nada mais é do que a “certidão de óbito” da empresa, assinada pelos sócios, em que constam:
- a qualificação dos sócios;
- o motivo ou motivos que levaram a empresa a fechar;
- de que forma os bens serão repartidos;
- qual o patrimônio líquido no ato do fechamento;
- quem ficará responsável pelo processo de extinção da sociedade;
- quem será incumbido de fazer a guarda dos documentos fiscais, trabalhistas e tributários nos prazos regidos pelas respectivas leis.
O ideal é que todos estejam de acordo com o encerramento da empresa, por isso é imprescindível a reunião dos sócios junto a empresa que realizará os procedimentos, para sanar toda e qualquer dúvida sobre direitos e obrigações que surgem com a baixa, caso contrário, o processo pode parar na justiça, o que gera um desgaste muito maior.
3. Verifique as pendências junto à Previdência e a Receita Federal
Como fechar uma empresa também depende da regularização de seus débitos federais, como falamos anteriormente, deve ser emitida a certidão negativa junto aos órgãos federais.
Hoje a Receita Federal não obriga que a empresa esteja regular para baixar o CNPJ, entretanto, eventuais dívidas existentes no ato do encerramento são transferidas para o CPF dos sócios, o que é altamente danoso, pois os atos fiscalizatórios, principalmente em nível federal, estão cada vez mais céleres e digitais, significando dizer que optando por esse caminho provavelmente a pessoa física acabará sofrendo financeiramente com penhoras, não só de bens como também da própria conta corrente.
Se a empresa estiver totalmente em dia com a Previdência e a Receita Federal, poderá emitir a CND online, pelo site da Secretaria de Previdência do Ministério da Fazenda. O documento vale por 180 dias.
Já o CRF, que comprova sua situação regular em relação às obrigações relativas ao FGTS, deve ser emitido na Caixa Econômica Federal e possui validade de 30 dias.
4. Dê baixa no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas
Garantidos os pagamentos dos débitos fiscais e previdenciários, é hora de dar baixa no CNPJ da empresa finada. Exceto em Brasília, onde o processo de baixa é feito online pelo portal Empresa Simples, você deverá acessar o site Coletor Nacional para sacramentar a extinção da PJ.
Acesse o site, informando em seguida estado e município aos quais a sua empresa pertence. Depois, escolha a opção que define o negócio em encerramento, “Pessoa Jurídica” ou “Produtor Rural”, selecionando após a opção “Pedido de Baixa”.
Cumprida essa parte, será a vez de informar os dados cadastrais do empreendimento, ou seja, o seu número no CNPJ e o nome registrado.
Se a empresa tiver um certificado digital, deverá receber, após terminar o pedido de baixa do CNPJ, o Documento Básico de Entrada (DBE), ou, em alternativa, o Protocolo de Transmissão na própria unidade da Receita Federal.
5. Faça a baixa da inscrição municipal e estadual
Empresas com atividade de prestação de serviços, em geral não possuem inscrição estadual, portanto, se o seu negócio não é de comércio provavelmente você não precisará se preocupar com a baixa da inscrição estadual, por não ser contribuinte.
Se você possui dúvidas, quanto a existência ou não da inscrição estadual da empresa, entre no site da Secretaria de Fazenda do Estado e faça a consulta, normalmente há essa opção online.
Já a inscrição municipal, independente do tipo de negócio, será necessária a baixa. Toda empresa ao emitir seu alvará de funcionamento no início das atividades “ganha” esse número de identificação.
Como os municípios e estados possuem competência e legitimidade para definir seus próprios procedimentos de fiscalização e processos fiscais, é primordial o apoio de uma empresa especializada para desempenhar esse trabalho, pois a depender do local que sua empresa estiver sediada os trâmites de baixa serão completamente diferentes.
Embora esteja mais simples, se comparado com o que era em um passado recente, os procedimentos para dar baixa em empresas ainda são relativamente burocráticos. Talvez por isso ainda existam tantas empresas inativas que encerram as suas atividades, mas deixam de regularizar as suas situações cadastrais.
Por isso, antecipar-se é muito importante, não apenas para saber como fechar uma empresa, mas para evitar uma série de sanções previstas, que podem passar para o nome de quem responde pelo negócio inativo.
Ficou claro para você ou restou alguma dúvida? Deixe um comentário! Nossos especialistas terão o prazer em responder. Ou se estiver certo que precisa de uma assessoria contábil para resolver sua baixa, entre em contato!
