Guia completo: saiba como prevenir erros de gestão financeira

A frase sobre gestão financeira do célebre professor e gestor William Deming, por mais que o tempo passe, permanece atual: “o que não é medido não é gerenciado”. Embora possa soar óbvio, a falta de controle sobre os resultados financeiros é um vício comum entre empresários brasileiros, principalmente nas empresas familiares de pequeno e médio porte.

Uma prova do que a falta de profissionalismo na gestão provoca é a crescente taxa de mortalidade de empresas no Brasil. Mesmo a pesquisa do IBGE tendo sido realizada em 2015, muito do que revela permanece atual, como o desemprego — cujo percentual pouco se modificou desde então.

A propósito, o desemprego é, indiretamente, uma das causas para a elevada mortalidade empresarial. O chamado empreendedorismo por necessidade, mesmo louvável por um lado, por outro traz consigo a falta de preparo e formação. Impelidos pela necessidade, os empreendedores que começam negócios apenas para sua subsistência acabam deixando de adquirir conhecimentos indispensáveis para a organização e a manutenção de um negócio, além de trabalhar sem o suporte de uma consultoria especializada nas áreas financeira e administrativa.

Contudo, empreender na contingência não é o único erro cometido por parte do empresariado brasileiro. Junto à falta de conhecimento vem uma série de equívocos que se repetem — alguns até possíveis de evitar com facilidade.

Esperamos que você possa se apoiar neste artigo para dar início a uma nova trajetória de sucesso. Aqui você terá um ponto de partida para gerir seus negócios, evitando erros comuns e que, com o tempo, poderiam comprometer seus resultados.

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Comece adotando a prática de registrar suas atividades

Os erros de gestão financeira se relacionam diretamente à falta de dados para amparar decisões. Negócios tocados apenas na base do “feeling” representam um perigo muito grande, expondo sua empresa ao extremo da falência. Esse risco aumenta principalmente quando as medidas tomadas dessa forma acabam dando certo.

A experiência e os números mostram que é impossível tornar uma empresa sustentável de outra maneira que não seja tomando decisões pautadas em dados e estatísticas.

Esse princípio vale, inclusive, para negócios de impacto social. Até mesmo empresas dessa modalidade precisam amparar-se em relatórios gerenciais, DREs e outros indicadores contábeis e de gestão para manter a saúde financeira. Ou seja, para ter o que contar, é preciso fazer contas.

Para uma boa gestão, o registro das operações da empresa e a geração de relatórios financeiros que auxiliam na administração da atividade principal do seu negócio são fundamentais para que a contabilidade seja realizada de maneira correta. Para isso, é importante ter o apoio de uma empresa que tenha uma equipe especializada disponível para atender as necessidades do seu empreendimento.

Não se trata apenas de saber se determinado mês fechou com lucro ou prejuízo, mas de construir um histórico de movimentações que permita conhecer o processo evolutivo do negócio.

Um exemplo prático disso é quando empresas que operam com sazonalidades precisam reajustar preços ou fazer promoções, tendo em vista as oscilações na demanda. Não é possível precificar corretamente se não há um parâmetro para orientar os preços sugeridos dos produtos ou serviços. O consumidor é muito sensível às diferenças, por isso, quanto mais criterioso você for na hora de estipular os valores, mais clientes serão atraídos.

Contudo, para que você tenha condições de realizar uma campanha de promoções ou contornar as oscilações do mercado, é essencial que haja um absoluto controle do fluxo de caixa, pois como isso, independente de quão volátil será as vendas, você terá a segurança de que o caixa da empresa segurará os momentos de instabilidade.

Tenha sempre uma reserva para capital de giro

Desde que o seu negócio seja mapeado em todas as suas movimentações, ficará mais fácil saber de quanto você precisa para custeá-lo. Esse é o chamado capital de giro, outro componente de gestão empresarial elementar, mas ainda desconhecido ou pouco praticado por uma parte dos empresários que administra de forma amadora.

A questão aqui é bem simples: sem uma reserva que permita pagar para continuar ativo, seu negócio simplesmente para. Por incrível que pareça, o que não falta é líder de empresa que não sabe de quanto precisa para financiar a compra de insumos, pagar funcionários, impostos e outras despesas recorrentes.

Distinguir claramente onde e como os recursos da sua empresa são aplicados periodicamente o coloca no controle das ações. Começando pelo registro diário da sua movimentação financeira, será possível saber minuciosamente de quanto o seu negócio precisa para “girar”.

Saber o quanto se gasta para continuar em atividade é fundamental, já que a partir disso você poderá antecipar ações visando a redução de perdas ou o incremento nas receitas.

Lembre-se da já citada frase de William Deming e jamais deixe de medir em números a performance dos seus negócios! Isso inclui, necessariamente, conhecer o montante mínimo para continuar ativo.

Conheça suas operações

A gestão das finanças também tem tudo a ver com o conhecimento que você tem sobre suas próprias operações. Quem atua no varejo lida o tempo todo com a cadeia logística, com fornecedores, transporte de mercadorias e outros custos. São aspectos de um negócio que desencadeiam gastos na forma de:

Veículos

Sua empresa conta com uma frota própria para realizar o transporte de insumos, pessoas ou produtos? Então esse é um custo que deve estar minuciosamente detalhado, afinal, cada carro equivale a despesas com:

• combustível;
• impostos;
• manutenção;
• reparos emergenciais;
• mão de obra;
• seguro.

Até mesmo se o seu negócio tem na terceirização de frotas a saída para mitigar riscos em transporte, será preciso elaborar um planejamento que dê conta de cobrir os valores destinados à empresa parceira.

Não se pode desconsiderar que, dependendo do segmento, o custo com o transporte pode representar uma fatia maior das despesas, saindo mais caro até do que o custo de produção.

Portanto, como pudemos perceber, esse é um componente operacional dos mais custosos, e que se não for muito bem conhecido, pode representar um peso muito maior no seu orçamento.

Insumos e mercadorias

Varejistas também estão sempre negociando com fornecedores de matérias-primas ou de produtos para revenda. Tendo em vista a influência direta que o custo desse elemento operacional representa, é muito importante que você conheça bem o mercado.

Parta do seguinte princípio: será que o fornecedor escolhido coloca sua empresa em condições de oferecer os melhores preços ou os custos que impõe reduzem sua margem de lucro?

Considere que a formação do preço tem relação com o que sua empresa paga aos seus parceiros comerciais. Logo, se você paga caro por mercadorias, não é possível tabelar seus produtos com preços competitivos. A consequência direta disso não pode ser outra que não o prejuízo.

Você poderá minimizar o impacto dos fornecedores por meio de:

• negociação — caso tenha canal aberto para isso, busque com os parceiros já existentes melhores preços;
• estudo de mercado — se sua empresa ainda está definindo quem serão seus fornecedores, é recomendável fazer uma ampla pesquisa;
• troca de parceria — o ideal é manter os fornecedores já conhecidos, mas se não houver como melhorar as condições para ambas as partes, vale considerar a busca por outros;
• planejamento tributário — a análise do ICMS incidente sobre suas compras é essencial, pois você consegue definir fornecedores cuja a carga tributária da operação, a depender do estado, seja menor.

Mão de obra

Quem opera no setor de serviços tem na mão de obra um componente que pode encarecer as operações significativamente. Conhecer bem os custos decorrentes da contratação de pessoas, portanto, é essencial para garantir a saúde financeira.

Nesse aspecto, você poderá avaliar se vale mais contar com pessoal próprio, contratado via CLT, ou se seria mais vantajoso recorrer à terceirização.

Na primeira, a vantagem é que sua empresa terá mais controle sobre o desempenho e poderá avaliar mais de perto se a performance está dentro do esperado. Com vínculos trabalhistas, a relação entre empresa e empregado torna-se mais sólida, o que é sempre positivo em termos de segurança.

Já com a terceirização, seu negócio terá como diferencial uma maior profissionalização na execução dos processos realizados pela empresa especializada, que possui profissionais multidisciplinares. Sem contar os benefícios de não mais se preocupar com os aspectos que envolvem uma relação de trabalhista, sobretudo, a gestão pessoal de funcionários que precisam sempre de incentivos motivacionais, que principalmente nas Micro e pequenas Empresas são exercidos pelo próprio empresário, que deixa de focar na atividade principal do negócio.

O processo de contratação de pessoas e planejamento trabalhista é determinante para o sucesso do negócio, porém deve ser realizado com base na legislação, sob pena de criar um passivo em razão de processos ou multas não previstas que culminam muitas vezes até mesmo na falência do negócio.

Já com a terceirização, seu negócio terá como diferencial o menor custo, uma vez que você estará livre dos pagamentos de encargos trabalhistas e impostos.

Por outro lado, dependendo da empresa contratada, nem sempre é possível garantir que os melhores profissionais serão colocados à disposição. De qualquer forma, a recente mudança nas leis laborais teve efeitos positivos para as empresas, principalmente a redução no passivo trabalhista.

Impostos

O peso da carga tributária brasileira é, sem dúvidas, um dos maiores desafios com que as empresas precisam lidar. Desconhecer seu impacto nos negócios é um erro grave, dada a expressiva fatia que podem vir a consumir dos lucros.

Para as micro e pequenas empresas, o rugido do Leão é ainda mais assustador. Uma pesquisa feita pela Sage revelou que, no Brasil, as PMEs são muito mais afetadas pela cobrança de impostos do que as empresas de maior porte. De acordo com o estudo, em empresas com até 5 funcionários, os valores pagos em impostos e tributos podem consumir até 65% dos seus respectivos lucros.

Por isso, a importância de uma assessoria tributária na definição do regime tributário que melhor atende a empresa. As microempresas e as empresas de pequeno porte por muitas vezes ignoram o suporte de uma empresa especializada por acreditarem que sempre o Simples Nacional — forma de tributação simplificada para ME e EPP — é a melhor opção.

Entretanto, esse entendimento é absolutamente equivocado, uma vez que não há receita de bolo e se faz necessário analisar detalhadamente a operação de uma empresa para definir com maior assertividade qual a forma de tributação mais vantajosa.

Diante dessa verdadeira ameaça, não conhecer o quanto se paga de impostos e negligenciar o  planejamento tributário é certamente um dos principais erros a serem evitados.

Controle o estoque

Outro ponto estratégico para redução das despesas é a gestão de estoque. Em setores como a agricultura, gerir de perto o que está armazenado é decisivo para o sucesso. Considerando o volume que os produtos estocados representam, em alguns casos o estoque pode chegar a quase metade do patrimônio total da empresa.

Existem diversas ferramentas que permitem gerir o estoque, dando uma visão panorâmica sobre seu status. Com o tempo, assim como o registro diário do fluxo de caixa, você também terá um histórico de atividades que permitirá tomar decisões mais bem fundamentadas. Alguns dos instrumentos que você poderá usar para fazer a gestão do seu estoque são:

PEPS

Conhecida como Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair, essa é uma das ferramentas mais utilizadas para controle de estoque. Seu mecanismo, em teoria, é relativamente simples: as mercadorias que estão há mais tempo estocadas têm prioridade na hora de sair, portanto, devem ocupar posições mais fáceis de serem alcançadas dentro do estoque.

O contrário deve ser aplicado para produtos que estão armazenados há menos tempo. Para eles, devem ser reservadas posições menos “nobres”, já que têm um prazo mais dilatado para serem negociados.

Com essa ferramenta, seu negócio será capaz de minimizar as perdas em virtude do prazo de validade. Empresas que trabalham com a venda de perecíveis, portanto, têm no PEPS um valioso recurso para evitar prejuízos.

UEPS

Já no UEPS, acontece o processo inverso. Com essa ferramenta de gestão de estoque, sua empresa deverá reservar as melhores posições no armazém para os produtos que chegam por último. Sendo assim, não é um método indicado para quem lida com produtos de alta perecibilidade.

É adequado para precificar os produtos, uma vez que garante um giro maior de mercadorias. Com menos tempo decorrido entre a entrada no estoque e a venda, maximizam-se os ganhos, já que as despesas com armazenagem são menores.

Embora não seja utilizado para cálculo do imposto no Brasil, esse método é muito comum nos Estados Unidos, Alemanha e México.

Código de barras

A vantagem da catalogação de produtos com código de barras é que, por meio dela, é possível ter acesso a informações de inventário completas sobre um produto utilizando apenas um leitor. É muito mais prático, portanto, do que fazer o controle dos produtos em estoque de forma manual ou cadastrando seus dados em planilhas separadas.

Por outro lado, é preciso selecionar com critério qual é o tipo de código de barras que será usado. Cada um atende a finalidades e segmentos diferentes, então é preciso escolher conforme suas necessidades e controlar melhor seu estoque, evitando erros na gestão desse ativo tão importante.

Ciclo PDCA

Embora possa ser aplicado a quase todo tipo de atividade produtiva, o Ciclo PDCA funciona particularmente bem quando destinado a gerir estoque. Seu significado é:

• Plan, ou planejar;
• Do, ou agir, colocar em prática o que se planejou;
• Check, ou checar os resultados;
• Act/adjust, ou ajustar de acordo com os números apurados.

Tendo como base de sustentação para gestão de estoque os 4 passos descritos, você terá mais elementos para identificar problemas e corrigi-los antes que causem prejuízos. A postura preventiva é sempre a melhor quando se trata de evitar erros de gestão, certo?

Tenha atenção aos prazos

Até agora, você conheceu algumas maneiras de aprimorar seu controle financeiro adotando mecanismos de ordem prática e ligados às operações como um todo.

Seus resultados tendem a melhorar, desde que a sua empresa adote os métodos já expostos, mas a parte financeira exige acompanhamento constante em função de dois elementos que corroem o valor do dinheiro: os juros e a inflação.

Por isso, é fundamental, no controle dos seus recursos, permanecer atento aos prazos de vencimento. Esse é um cuidado ainda mais necessário quando sua empresa contrai dívidas.

Os juros praticados pelas instituições financeiras, embora possam ser menores para PMEs, devem ser incluídos nos seus balanços patrimoniais como mais um passivo a ser quitado. Assim, você não se arrisca a pagar parcelas com atraso, evitando pagar juros sobre juros.

Outra despesa que exige máxima atenção em relação aos prazos para pagamento são os impostos. Além dos juros, existem multas previstas para empresas que deixam atrasar o pagamento de valores junto ao fisco. Dependendo do montante devido, os números finais, acrescidos de juros e multa podem significar um tremendo rombo nas suas contas.

Monitore o desempenho

Suas finanças jamais vão entrar nos trilhos se a sua empresa não monitora constantemente os resultados de suas ações. Considere ainda, dentro dessa perspectiva, contar com o apoio de uma assessoria empresarial.

Já vimos que é fundamental manter registros das atividades produtivas como meio de construir um histórico que será a base para a tomada de decisão. A partir das decisões que você tomar, será a vez de partir para um planejamento que dê conta de mapear os próximos passos.

É sempre válida a metáfora da viagem, ou seja, antes de colocar uma ideia em prática, você precisará antecipar tudo o que será feito, da mesma forma que faz antes de uma viagem, seja de férias ou a trabalho.

Além do também já citado Ciclo PDCA, que pode ser empregado para o monitoramento de quaisquer atividades, existem outros métodos tão eficazes quanto para medir seu desempenho nos negócios, materializado na forma de indicadores de:

• performance — entre os elementos passíveis de avaliação, sua empresa pode monitorar a produtividade de cada colaborador por hora trabalhada;
• capacidade — processos, máquinas e equipamentos devem ser monitorados de acordo com as suas capacidades produtivas;
• qualidade — adotar parâmetros de qualidade para produtos e serviços é outro aspecto da gestão que não pode ser negligenciado;
• estratégicos — para aferir o desempenho da sua empresa, você deverá ter como referencial o cumprimento de metas anteriormente traçadas ou os resultados obtidos. Só assim será possível saber o quanto se está progredindo nos negócios.

Além desses indicadores gerais, você poderá também adotar mecanismos e ferramentas de apuração para seus resultados financeiros ou de vendas, tais como:

Ticket médio

Um dos indicadores de performance comercial mais utilizados — tanto por varejistas quanto por prestadores de serviço — é o que informa o valor do ticket médio (TM).

Trata-se de um cálculo muito simples de ser feito, e que pode ser replicado para aferir a produtividade do seu time de vendas ou para saber quais clientes compram mais.

Sua fórmula consiste em:

TM = valor das vendas / número de pedidos

Supondo que a sua empresa tenha concretizado 40 vendas em um mês e essas vendas tenham gerado receitas de R$ 1.500, temos:

TM = 1500/40

Ticket Médio = R$ 37,50

Custos de transporte

Falamos do custo com veículos e transporte como um dos mais onerosos para um negócio, lembra? Sendo assim, monitorar o impacto desse custo é fundamental para manter a saúde financeira. Use a seguinte fórmula, considerando uma empresa que, em um mês, gastou R$ 1.000 em transporte, auferindo receita bruta de R$ 6,5 mil.

CT = custo total de transporte / receita bruta x 100

CT = 1000/6.500 x 100

CT = 15,38

Portanto, 15,38% do valor das suas vendas são destinados a pagar o transporte.

Custo de Mercadoria Vendida

Quem vende mercadorias perecíveis deve utilizar o método conhecido como Custo de Mercadoria Vendida (CMV). Com essa ferramenta, é possível medir o impacto das vendas não realizadas em função de esgotamento do prazo de validade ou por não ter encontrado compradores.

Vamos supor que a sua loja adquiriu um lote de 50 potes de iogurte para vender, com prazo de validade de 15 dias. Cada pote é comercializado por R$ 5, com uma margem de 50% de lucro. No fim dos 15 dias, você teve que eliminar 15 potes não vendidos por causa do esgotamento da validade.

Portanto, o custo real desse lote de mercadorias deve contemplar o lucro com as vendas, que foi de R$ 87,50, menos os R$ 37,50 dos produtos que foram comprados e não tiveram saída. Assim, considerando o que se perdeu, é possível afirmar que a sua margem de lucro foi reduzida em cerca de 42% em função dos produtos comprados que “encalharam”.

Utilize a tecnologia a seu favor

Outro equívoco cometido por empresários que insistem em gerenciar seus negócios na base do improviso é não usar a tecnologia para apoiar suas atividades.

Seja por falta de hábito ou simplesmente por desconhecimento, deixa-se de aproveitar os incontáveis recursos que só os softwares podem oferecer. Um aspecto particularmente importante é a gestão de notas fiscais.

O sistema tributário brasileiro vem gradativamente se modernizando, graças aos avanços trazidos pelo SPED. Desta forma, as fiscalizações cada vez mais digitais e rápidas são uma verdadeira ameaça para o seu negócio. sendo fundamental que sua contabilidade esteja modernizada e atualizada para não sofrer sanções por parte do governo.

Para as empresas, isso representa economia de recursos e de espaço, já que não é mais necessário manter registros físicos das notas emitidas. Agora, tudo é armazenado em formato digital.

Tendo em vista o processo de digitalização das obrigações junto aos órgãos de controle, não faz sentido abrir mão de uma empresa especializada e experiente na área contábil, fiscal e trabalhista, concorda? Portanto, a gestão financeira eficiente também está necessariamente ligada ao apoio contábil e jurídico que você coloca à disposição do seu negócio. Mantenha o foco, utilize as ferramentas, as técnicas e os métodos que sugerimos ao longo deste artigo e veja como os sustos vão diminuir com o tempo!

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