O controle de estoque bem executado pode ajudar a sua empresa a otimizar o giro de mercadorias e a vender mais. Se esse aspecto não tem recebido muita atenção em seu negócio, está na hora de dedicar aos produtos armazenados a atenção que merecem.
Você, enquanto gestor, não pode cometer o mesmo erro que empreendedores ingênuos que focam somente nas atividades de vendas, deixando o estoque e sua logística em segundo plano. Um mal planejamento operacional não só gera perdas e desperdícios ao negócio por erro e acúmulo excessivo de determinado produto em detrimento de outros tão ou mais importantes, como também aloca seus funcionários em atividades inadequadas, ocasionando um verdadeiro caos na esteira de trabalho.
Afinal, mercadoria parada é sinônimo de prejuízo. A depreciação natural causada pela inflação e a aproximação da perda da validade, no caso dos perecíveis, são motivos mais do que suficientes para pensar em vender em menos tempo.
Não menos importante, quando ficam estocados por períodos prolongados, os produtos acabam sendo um entrave para outros com giro mais rápido. Ou seja, aquele espaço que poderia ser ocupado por mercadorias com mais saída é desperdiçado, porque outras não encontram compradores.
Identificou-se com esse problema? Se sim, então, avance na leitura, pois temos informações sobre estoque de produtos que são do seu interesse!
Conheça seu espaço
A primeira medida a ser adotada para mitigar problemas no controle de estoque é mapear o espaço. Essa é uma ação simples e de importância fundamental para otimizar o trânsito de mercadorias, que pode ser executada sem muita exigência em termos de recursos.
Para ilustrar a importância desse mapeamento, destacamos a prática conhecida como picking. Esse é um procedimento que consiste na separação de produtos para entrega e deve ser feito com agilidade, caso contrário, corre-se o risco de atrasos ou mesmo de entregar o produto errado.
Por isso, ao organizar o espaço, certifique-se de que as mercadorias com giro mais rápido estejam posicionadas em prateleiras de fácil acesso ou que sejam identificáveis sem muito esforço.
Desenhe o fluxo de entrada e saída
Uma vez que você conheça o espaço onde armazena seus produtos, vai precisar elaborar um esquema para organizar as entradas e saídas do estoque.
Essa é uma etapa de extrema importância do controle, já que o fluxo maior ou menor de itens vai determinar parte do seu patrimônio imobilizado e até a forma de precificação. Aqui, o ideal é que exista equilíbrio, ou seja, não pode sobrar mercadoria, tampouco faltar, em especial, aquelas com demanda mais alta.
Mantenha o equilíbrio entre o estoque e os pedidos
É fato que quanto maior o controle de estoque, maior será o valor logístico da operação. Entretanto, imagine o prejuízo que você teria na perda da venda e o desgaste com um cliente que não tenha comprado o produto que desejava por não tê-lo na loja. Provavelmente esse consumidor não voltaria a comprar com você e sua reputação ficaria em cheque.
Para que isso não ocorra, você deve contar com um software de controle de estoque e analisá-lo diariamente para que haja provisionamento de compra para cada produto da sua loja, evitando excesso ou escassez que prejudiquem o caixa, sua reputação e as vendas.
Outro ponto importante é o apoio da assessoria contábil na elaboração de relatórios contábeis gerenciais, que em conjunto com o acompanhamento diário permitirá maior segurança operacional.
Faça inventários periódicos
Controlar estoque é, em sentido amplo, dedicar-se a fazer contas diariamente. Você deverá estar muito atento e desenvolver rotinas de contagem para produtos, registrando também informações relevantes sobre cada item.
Validade, peso, características (a versão azul daquela blusa sai mais que a vermelha?) e tudo que faça diferença em relação à rotatividade deve ser registrado, tão minuciosamente quanto possível.
Defina datas de compras
Perceba que, conforme você organiza seu espaço, conhece as mercadorias com mais ou menos saída e sabe exatamente quanto tem estocado, surge uma nova demanda: a frequência das compras. Se a sua empresa conta com um setor ou profissionais dedicados a esse importante aspecto da gestão empresarial, então, deverá alinhar com eles quando seu estoque deverá ser abastecido.
Caso não tenha estrutura exclusiva para cuidar das compras, você pode utilizar uma ferramenta conhecida como cobertura de estoque, utilizada para saber por quanto tempo seu estoque terá um determinado produto à disposição. Considere os dados hipotéticos abaixo:
- mercadoria: calça jeans;
- unidades vendidas: 50;
- período: 01/04/2018 até 30/04/2018;
- em estoque: 80 unidades.
Agora, aplique a fórmula:
Média de Vendas (MV) = Unidades Vendidas / Dias
MV = 50 / 30
MV = 1,6
Sabendo a Média de Vendas, passamos ao cálculo da cobertura de estoque
Cobertura = Estoque / MV
Cobertura = 80 / 1,6
Cobertura = 50 dias
Esse resultado nos permite concluir que, mantido o ritmo de vendas habitual, teremos um estoque abastecido por 50 dias. Fácil, não?
Mas atenção, quando se fala em compras, é imprescindível que você escolha fornecedores confiáveis e que entreguem os produtos corretos na data prevista, pois quanto maior é a distância entre a compra e a entrega pior será para você, visto que deverão ser feitas com maior antecedência e as previsões dos produtos que farão parte do pedido dado ao tempo podem não estar fidedignas ao real cenário da empresa.
Há ainda muitos outros métodos e ferramentas para controle de estoque que você poderá utilizar de acordo com as suas demandas. O mais importante é que esteja permanentemente atento ao controle e jamais descuide do inventário.
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