7 dicas para o sucesso de pequenas empresas

A organização da contabilidade em pequenas empresas é imprescindível para que o negócio prospere. O controle das finanças é sempre importante, principalmente, no início das atividades, fase em que as PMEs estão mais expostas às crises e oscilações do mercado.

Os números comprovam que, sem planejamento, a tendência é para perdas progressivas na margem de lucro. É o que aponta uma matéria da revista Exame, baseada em uma pesquisa feita pelo Sebrae. De fato, como aponta o artigo, geralmente, o pequeno e médio empresário trabalha apostando em ter retorno sobre seus investimentos, em média, dentro de 3 anos.

A falha acontece quando essa expectativa não contempla as retrações na economia, que, no caso brasileiro, vêm atingindo o empresariado em ciclos. Conforme o texto evidencia, a falta de crédito, mais a concorrência de produtos estrangeiros e a recessão, aliadas à falta de planejamento consistente estão levando as PMEs a fecharem as portas precocemente.

Por outro lado, o ranking Deloitte de PMEs que mais crescem no Brasil reforça o argumento de que a eficiência na gestão empresarial é o ponto em comum entre negócios que dão certo.

Para sobreviver aos momentos de turbulência na economia ou mesmo a períodos prolongados de recessão, não há alternativa: é preciso apertar os cintos e exercer muito controle sobre os custos.

A boa notícia é que dá para manter o orçamento sob controle sem reduzir a margem de lucro, a partir de mecanismos relativamente simples de gestão financeira. Os principais deles nós abordaremos ao longo deste artigo mais do que completo, em que você poderá conhecer melhor alguns “atalhos” para ajudar a escapar do monstro da crise. Tenha uma ótima leitura!

1. Contratar uma assessoria contábil

Nossas mães, pais e avós sempre dizem que “santo de casa não faz milagre”, não é mesmo? Por mais capacitados que sejam, nem sempre os profissionais que já fazem parte de uma empresa têm a autonomia ou a perspectiva necessária para gerar resultados diferentes do que estão sendo apresentados.

Não significa que sejam incompetentes ou que você deva demiti-los — muito pelo contrário. Eles continuam sendo fundamentais, portanto, só precisam de um apoio, um olhar externo e isento que permita a eles usarem o que sabem para gerar insights, ou seja, ter novas ideias.

Nesse ponto, a assessoria contábil é a resposta mais indicada para ajudar a enxergar soluções baseadas em abordagens e estratégias inovadoras. Somada ao conhecimento que seus profissionais têm do seu negócio, essa visão é a chave para reverter a escalada do prejuízo.

De forma resumida, quando sua empresa recorre a assessoria contábil e seus relatórios oficiais, passa a ter maior capacidade para:

• formar estratégias que permitam pagar menos tributos, com base na lei;
• avaliar com critérios mais sólidos as ameaças externas;
• antecipar-se aos momentos de crise, câmbio desfavorável ou falta de crédito;
• estudar e colocar em prática métodos para redução de gastos.

Como você deve ter percebido, tais resultados não vão acontecer repentinamente nem serão possíveis caso a empresa responsável pela assessoria não tenha expertise adequada. Assim, vale seguir uma dica na hora de escolher uma parceria contábil: escolha quem tem tempo de atuação no mercado e é reconhecida pelos casos de sucesso.

Avalie criteriosamente e não decida se ainda restar dúvidas. Suas finanças só podem ser tratadas por empresas sérias, afinal, a sobrevivência de seu negócio depende disso.

Nesse sentido, temos um conteúdo sobre o que deve ser avaliado na hora de escolher um escritório de contabilidade, achamos que vai te ajudar.

2. Ter fluxo de caixa

O ponto de partida para administrar com eficiência as suas finanças certamente está em conhecer detalhadamente seu fluxo de caixa. Trata-se de um componente elementar e que deve receber atenção diária por parte das pessoas que cuidam do financeiro.

A propósito, nas empresas com gestão amadora, em especial, nas familiares, é comum não haver gestão do fluxo de caixa, que não raramente é confundido com o capital de giro.

Desconhecer o quanto sua empresa movimenta de dinheiro em diferentes escalas temporais aumenta demais os riscos. Isso acontece por uma razão simples: ao ignorar a frequência e volume de recursos que entram e saem, fica mais difícil para seu negócio antecipar-se a eventuais quedas nas vendas.

Não se antecipando, quando a crise se tornar mais aguda, as chances de sucumbir serão multiplicadas. Com sorte, sua empresa terá apenas prejuízos, mas a experiência comprova que, dificilmente, PMEs resistem por muito tempo, como nos conta a matéria da Exame citada no início deste texto.

Quer um exemplo prático?

Considere a hipótese de uma loja de calçados, sem crédito nos bancos e afins, que compra R$ 50 mil em produtos com prazo para pagamento de 45 dias e os vende a R$ 150 mil para receber em 120 dias. Considerando seus ganhos, a loja teve nessa operação um “lucro” ótimo de R$ 100 mil, mas provavelmente terá dificuldades em cumprir seu compromisso com o fornecedor no 45º dia, prejudicando a continuidade da empresa.

Percebeu a importância do fluxo de caixa? De nada adiantou a loja ter auferido um ótimo resultado nas vendas, se o gestor ou financeiro não provisionou o pagamento com o fornecedor.

Esse é a principal função de um fluxo de caixa equilibrado, que não só analisa o caixa atual disponível, como também provisiona as receitas e os desembolsos necessários para a operação.

Considerando essa ameaça, é importante que a demonstração do fluxo de caixa seja feita por diferentes abordagens, conforme o objetivo que sua empresa tenha traçado ou o tipo de informação que deseja obter. De forma resumida, algumas das mais utilizadas são:

Operacional

Sua função é, basicamente, colocar “em pratos limpos” toda a movimentação financeira em um determinado período. Assim, é possível também conhecer a variação no capital de giro e o quanto os impostos consomem dos lucros.

Veja abaixo um brevíssimo exemplo de cálculo de Fluxo de Caixa Operacional (FCO):

Direto

Embora o FCO seja bastante empregado para conhecer o quanto uma empresa obtém de receitas excluindo os impostos, o método de apuração direta (FCD) é o mais utilizado, já que fornece um panorama mais abrangente.

Com ele, você inclui tributos na contabilidade, bem como custos decorrentes de juros e rendimentos em investimentos financeiros. Quanto mais completo for o diagrama, melhor. Ao optar pelo Fluxo de Caixa Direto, procure colocar na conta as rubricas:

• juros e dividendos recebidos;
• pagamentos de clientes, empregados e fornecedores;
• taxas e juros pagos;
• imposto de renda.

Indireto

A diferença marcante entre o FCD e o método Indireto é a fonte da informação. Enquanto naquele são consultados os resultados do controle de caixa, no Fluxo de Caixa Indireto, os dados são extraídos de informes contábeis consolidados, como o Demonstrativo Regular de Exercício (DRE) e os Balanços Patrimoniais.

É uma maneira mais simples de apurar o fluxo de caixa, embora possa não ser tão útil quando o mais indicado é um raio-x mais detalhado sobre a contabilidade ou as finanças.

Livre

Já o Fluxo de Caixa Livre — ao contrário do que o nome possa indicar — é mais utilizado para fazer projeções em períodos fechados de tempo. Em processos de regularização da empresa, nos quais o esgotamento de prazos pode significar perdas de receita, por exemplo, fazer essa projeção ajuda a evitar prejuízo.

Em geral, os demonstrativos para esse tipo de fluxo envolvem tanto períodos curtos, entre 30 e 90 dias, como de longo prazo, podendo abarcar projeções para até 5 anos. A partir do FCL, sua empresa pode:

• fazer a análise dos resultados esperados e, se eles forem positivos, avaliar aplicações para o excedente de capital;
• em caso de resultados negativos, o FCL pode ser a bússola para orientar novos rumos, objetivando restabelecer o equilíbrio nas finanças;
• servir como parâmetro para decisões que envolvam o futuro do negócio, como a abertura de novas lojas, ampliação de parque industrial ou mesmo o encerramento das atividades.

Projetado

Como o nome já nos sugere, o método conhecido como Fluxo de Caixa Projetado é útil para planejar iniciativas futuras e que, necessariamente, vão impactar a performance financeira. Em linhas mais amplas, envolve o cálculo das contas atuais, para chegar a uma média que permita saber se, no futuro, algum tipo de investimento poderá ser feito.

Além de investimentos, projetar o fluxo de caixa também pode ser indicado para possíveis ações emergenciais que exijam aporte de recursos, tendo em vista a cobertura do capital de giro. Por exemplo, se a sua empresa vislumbra prejuízos com contencioso trabalhista, pode projetar seu caixa para uma eventual multa imposta pela justiça.

3. Ser organizado

Organização é um requisito indispensável para empresas que desejam ter bons resultados financeiros. Embora o registro minucioso das receitas e despesas seja a base para uma gestão que viabilize o lucro, há outros aspectos que devem ser considerados. Não se trata de apenas começar a aplicar métodos e esperar que tudo melhore de forma automática.

Toda e qualquer ferramenta que venha a ser utilizada precisa responder às seguintes necessidades, ou a pelo menos uma delas:

• previsibilidade: até que ponto é possível prever o quanto a empresa lucra ou perde ao longo de um certo período e em termos de fluxo de caixa?
• preservar ou aumentar a margem de lucro: de que forma crescer de forma escalável, ou seja, sem que os custos decorrentes do crescimento tornem-se proibitivos?
• manter o ponto de equilíbrio: em que período do mês as receitas alcançam um volume capaz de bancar as operações e pagar os impostos?

Com esses três balizadores, você poderá aplicar mão dos métodos e ferramentas contábeis com mais propriedade, reduzindo as chances de erro. Afinal, de que valeria saber quanto sua empresa movimenta no fluxo de caixa se você não sabe o que fazer com os números?

A propósito, destacamos anteriormente que, nas empresas com gestão amadora, é comum haver confusão entre os conceitos de fluxo de caixa e de capital de giro. Sendo assim, é tempo de esclarecer o que são, de forma sucinta.

Fluxo de caixa nada mais é do que o registro de todo dinheiro que entra e sai de seu negócio em um dado período temporal. Vale não só para o Ponto de Venda (PDV), como também das contas bancárias e demais reservas financeiras.

Capital de giro, por outro lado, é o montante necessário para custear todas as atividades, do pagamento da conta de luz até a cobertura da folha de pagamento, impostos e tributos.

4. Utilizar um sistema de gestão

Lidar com tantos números é um desafio para o qual a mão e a mente humana mostram-se limitados a partir de um certo ponto. O controle manual das contas empresariais é algo cada vez mais inadequado e até dispensável. Em tempos de Internet das Coisas (IoT), a tecnologia é uma grande aliada para manter as finanças em ordem, ajudando até mesmo a redefinir o papel da contabilidade, que aumenta sua participação nos processos de tomada de decisão.

Tendo em vista o aumento na eficiência, os sistemas de gestão contábil são a melhor resposta para evitar erros em função da falha humana, um risco sempre presente. Claro que o diferencial de toda empresa está sempre em seus recursos humanos, no entanto, quando as pessoas têm à disposição as ferramentas certas, os esforços são mais bem direcionados, evitando retrabalho e, em consequência, a perda de tempo.

Um sistema que permita a execução do controle orçamentário por meio de processos automatizados representa uma grande vantagem. O importante é perceber que entra no automático não o pensamento estratégico, mas as tarefas repetitivas e que não agregam valor, por já estarem inseridas na rotina da empresa.

Essas tarefas continuam sendo importantes, entretanto, não há motivo para deixar que pessoas as executem quando se tem à disposição máquinas perfeitamente capazes de suprir essa demanda.

Automatizar processos significa economia em diversas formas. Para os profissionais, significa redirecionar esforços para funções mais nobres. E, para a empresa, a otimização do tempo por pessoa reduz a exigência por mão de obra. Ou seja, é possível fazer mais com menos recursos. Considerando todos esses fatores, fica difícil não levar adiante a ideia de contar com a tecnologia, concorda?

5. Manter uma rotina entre a contabilidade e o financeiro

Não são apenas os conceitos contábeis como capital de giro e fluxo de caixa que podem confundir a cabeça de empresários do tipo “faz-tudo”. A própria função da contabilidade pode ser mal interpretada, principalmente, quando se imagina que os setores contábeis e de finanças fazem a mesma coisa.

Existe sim uma ligação íntima entre os profissionais dedicados ao financeiro e os da contabilidade, o que não significa que executem as mesmas tarefas. A principal diferença está no tempo de atuação de cada um desses setores.

Pode-se dizer que a contabilidade atua depois que um ciclo de atividade se encerra. Cabe aos contadores apurar quanto se gastou, o lucro percebido e todos os tributos a serem pagos. Já o setor financeiro se dedica, em essência, a antecipar ações, que serão medidas por meio dos balanços financeiros e demonstrativos elaborados pela contabilidade.

A partir dessa atuação sinérgica, logo, complementar, é possível extrair dados que possam orientar decisões. Se você tem a impressão de que seu negócio pode crescer, vai precisar de uma base de dados financeiros e contábeis que sirvam como base para definir a melhor estratégia. Esses dados são fornecidos pela contabilidade e tratados pelo setor financeiro.

Quando atuam em conjunto e visando ao crescimento, contabilidade e financeiro são dois braços imprescindíveis. Do contrário, quando não há integração entre as rotinas de ambos os setores, perdem-se oportunidades valiosas. Isso acontece porque a contabilidade perde a visão empresarial das finanças e as finanças deixam de se apoiar em relatórios contábeis consolidados.

Se fôssemos representar graficamente, seria mais ou menos assim:

Relatórios contábeis (Balanços, DREs…)

▼   Setor financeiro   →   Estratégia   →   Resultados   →   Contabilidade ▲

6. Analisar os regimes tributários

Para as pequenas e médias empresas, a escolha do regime tributário sem o apoio de uma empresa especializada pode representar sérios prejuízos. Sem um planejamento tributário que não só orienta com base na lei a forma de tributação mais vantajosa financeiramente, como também previne contra fiscalizações e alinha os procedimentos internos, a empresa pode sofrer com o risco de pagamento de impostos equivocados e à maior, bem como ausência de transmissão de obrigações acessórias.

Essa é uma realidade para muitas das empresas que desconhecem a importância de se planejar para que a tributação não reduza ainda mais suas respectivas margens de lucro. Há, inclusive, empreendimentos que passam anos pagando impostos desnecessários sem saber que o fazem. Tudo porque não escolhem o regime mais vantajoso ou, simplesmente, por desconhecerem que, em certos casos, podem aproveitar créditos fiscais, em decorrência de condições tributárias específicas.

Em boa parte dos casos, essas empresas acabam optando pelo optantes do Simples Nacional sem realizar uma análise técnica, simplesmente por entenderem que a escolha funciona como uma receita de bolo e a melhor opção é sempre esse regime tributário simplificado. O que é totalmente errado, uma por que nem sempre a carga tributária do simples nacional é menor, se comparada ao lucro presumido e o real, e duas por que no Simples a empresa deixa de aproveitar benefícios fiscais que, a depender da atividade econômica realizada, tem grande impacto sob a operação.

Essas e outras questões podem ser antecipadas quando sua empresa se preocupa em analisar os regimes tributários que podem ser adotados antes do começo do ano. Contudo, o ideal é que essa análise seja realizada por um escritório de contabilidade, ou seja, de forma independente e com especialistas em planejamento tributário.

7. Ficar sempre atento às obrigações acessórias

Cumprir com as obrigações acessórias é um dos maiores desafios que as empresas brasileiras enfrentam diariamente. Afinal, é por meio delas que a famigerada burocracia ganha forma e, como se sabe, quanto mais burocrático, mais dispendioso é um procedimento.

Apenas para dar conta de todos os trâmites e processos, estima-se que sejam gastas 1.958 horas por ano — isso para dar conta dos processos burocráticos e os impostos. Tanto tempo representa um custo equivalente a 1,5% do faturamento anual, conforme aponta pesquisa do Banco Mundial para o Brasil.

Atualmente, temos uma centena de obrigações acessórias em vigor que, se desconsideradas, muitas vezes suas multas tem um valor maior que os tributos pagos sobre o serviço ou o produto.

O objetivo da fiscalização, sobretudo, é fiscalizar e arrecadar e para isso cada vez mais os órgãos fiscalizadores estão digitais e eficientes no trato das informações fiscais, contábeis e financeiras apresentadas pelos contribuintes.

Desde 2014, com a implementação da escrituração digital pelo aplicado SPED (Sistema Público de Escrituração Contábil), os dados estão sendo tratados pelos mecanismos de fiscalização de maneira uniforme e ágil. E a idéia é que cada vez mais seja modificada a entrega de declarações por meio de aplicativos separados, como é o caso da DCTF, para obrigações que sejam transmitidas online e em mesmo ambiente que não só facilita a fiscalização, como também permite que os atos da administração pública contra erros e fraudes sejam mais eficientes.

Nesse sentido, a partir de 2018, a grande mudança no que diz respeito às obrigações acessórias é a gradativa implementação da nova Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

De maneira resumida, trata-se de um nova obrigação acessória que todas as empresas que possuam qualquer que seja a relação de trabalho deverão entregar mensalmente através de aplicativo digital, com as informações pertinentes aos seus contratados.

Não se pode deixar de observar que o não cumprimento das obrigações acessórias, ou não respeitar os prazos determinados, pode implicar pesadas multas. Se não forem pagas, com o tempo, juros se sobrepõem a mais juros, formando uma bola de neve de dívidas inviáveis de se pagar.

Daí a importância de um acompanhamento contábil, trabalhista e tributário para identificação de todas as obrigações acessórias que sua empresa deve entregar aos órgãos fiscalizadores. Não caia na tentação de ser o “faz tudo”, deixe o controle, elaboração e transmissão das obrigações com quem conhece do assunto.

Se você possui domínio sobre a área tributária e contábil, o motivo por terceirizá-la é outro. Deixando a parte burocrática com uma empresa especializada e com profissionais multidisciplinares, você terá condições de focar exclusivamente na atividade econômica principal, podendo aumentar a escala do negócio, e consequentemente, a sua lucratividade.

Ficou mais claro agora o quanto é importante que sua empresa tenha suporte para lidar com as diversas questões contábeis? Ao longo deste artigo, você viu que a saúde financeira depende também da atuação dos contadores. Quando utilizam recursos tecnológicos, esses profissionais fazem enorme diferença nos resultados, gerando informações fundamentais para decisões importantes.

De qualquer forma, só você conhece as reais necessidades do seu negócio, cabendo decidir de forma individual ou com apoio de especialistas. Nesse caso, o outsourcing financeiro, junto à sua contabilidade, é a opção mais segura, evitando que o tiro saia pela culatra.

Se a sua escolha é pelo crescimento, faça contato agora mesmo com a Lafs Contabilidade. Conte com quem tem credibilidade acumulada em 20 anos de serviços prestados com excelência!