Quem gerencia um negócio, sabe melhor do que ninguém que o caixa é o sangue vital da sua empresa. Para que o negócio prospere e perpetue no longo prazo o controle de caixa é essencial, já que garante a saúde financeira.
Através do controle de caixa é possível visualizar todo o trajeto do dinheiro ao longo do período contábil e a falta desse demonstrativo pode gerar uma percepção enganosa.
Se comparado ao DRE – Demonstrativo de Resultado do Exercício -, que não menciona nenhuma informação de fluxo de caixa, é possível que o negócio tenha auferido lucro, mas ainda assim sofra por não ter caixa suficiente para cumprir compromissos com fornecedores, funcionários e etc.
Comumente confundido com o fluxo de caixa, o controle é, na verdade, o ponto de partida para gestão desse fluxo. Enquanto um serve para dar uma visão mais ampla das movimentações diárias, o outro tem como objetivo principal fornecer um panorama mais imediato.
Entender como ambos os aspectos dependem um do outro é fundamental para se manter firme na direção das finanças. Continue lendo e descubra 5 dicas de como realizar um controle de caixa eficiente em sua empresa!
1. Habitue-se a registrar tudo
Ok, pode até parecer uma grande obviedade, contudo, o hábito de manter registros sempre atualizados sobre tudo que entra e sai do caixa não se desenvolve da noite para o dia. É algo que requer disciplina, uma vez que implica tarefas repetitivas, mas de fundamental importância.
Os registros dos valores movimentados devem, obrigatoriamente, contemplar todo e qualquer tipo de operação financeira. Da compra de um lápis até o registro dos rendimentos em suas aplicações, nada deve escapar da lupa registradora.
2. Use planilhas divididas em períodos
Planilhas podem ser úteis para que você passe a gerenciar suas receitas e despesas por períodos. Como dissemos no início, o fluxo de caixa fornece uma visão mais ampla de todas as movimentações realizadas, enquanto o controle realizado por dia, semanas e quinzenas permite ajustes mais precisos.
É possível até mesmo utilizar as planilhas online do Google. Monte colunas para destacar os valores em categorias, com os montantes apurados e as datas de recebimento ou pagamento. Essa parte vale para controle de receitas custos fixos e variáveis a serem cobertos durante o mês, valendo também para períodos menores.
3. Discrimine os tipos de custos
Você saberia definir agora, sem pensar muito, o que é custo fixo e variável, considerando a realidade de seu negócio? Se sim, parabéns, significa que o controle de caixa é algo que já deve estar mais ou menos implementado em sua rotina.
Entretanto, se ainda parece confuso separar os custos, então provavelmente suas finanças estão a um passo do descontrole total. Não é exagero, afinal, todas as despesas ruins – que não contribuem para as vendas – devem ser eliminadas ou no máximo diminuídas e controladas.
Aqui, vale a leitura do nosso conteúdo sobre orçamento base zero, pois é uma boa ferramenta de guerrilha para colocar ordem nas finanças da empresa, principalmente, na organização do que é despesa boa – em prol das vendas – ou ruim, que deve ser eliminada.
4. Faça provisão de valores
Já que destacamos as despesas ruins como “perigosas” para a saúde financeira do negócio, então é justo avançarmos sobre eles. Ao planejar seu orçamento empresarial, é primordial que cada uma das atividades sejam minuciosamente detalhadas e as despesas dispensáveis sejam eliminadas.
A partir da eliminação das despesas ruins, você provisionará os demais custos que contribuem para as vendas e o sucesso da empresa, considerando os valores com base na realidade da empresa e por critérios objetivos.
Com o orçamento detalhado e com o controle diário do fluxo de caixa, será possível você controlar todo o fluxo de dinheiro do negócio, oferecendo a empresa maior segurança financeira de que toda a operação está gerenciada e que todas as obrigações assumidas serão cumpridas.
5. Conheça suas fontes de receita
Não seria viável cobrir as despesas operacionais sem saber de onde vêm os recursos para tanto, não é mesmo? Mesmo no comércio, em que sazonalidades e as oscilações do mercado provocam alterações nas vendas, é possível manter o controle das receitas.
Pergunte a si mesmo se sua empresa depende apenas das vendas diretas. Ou será que existem outras fontes de rendimentos que podem ser exploradas?
Faça um plano de ação e desenvolva a cultura do planejamento, para que você gerencie as metas e objetivos empresariais com foco nos resultados e de acordo com critérios transparentes, pois grande parte dos gestores ainda pecam em definir estratégias com base em ideias vagas.
Contabilize tudo que pode gerar recursos, confrontando com seus gastos, e a partir daí faça estimativas realistas. O importante é que o controle de caixa passe a ser feito todos os dias, até mesmo naqueles com pouca movimentação. No final do mês, os resultados diários somados vão compor o seu fluxo de caixa para o período.
Agora que você sabe como começar a administrar suas finanças com mais rigor, que tal assinar nossa newsletter para receber conteúdos tão úteis quanto este em seu e-mail?
