O excesso de burocracia pode representar um verdadeiro nó para as operações de uma empresa. Isso ocorre quando os procedimentos de controle e de organização se perdem em rotinas sem objetivos ou significados, comprometendo vários recursos valiosos na realização de tarefas insignificantes.
Atualmente no Brasil, muito por conta da crise econômica, cada vez mais negócios são abertos pelo que chamamos de empreendedorismo por necessidade — que é novo empreendedor decidindo constituir sua própria empresa após a perda ou dificuldade em conseguir emprego — e não por vocação empreendedora.
Nesse tipo de modelo, a empresa inicia suas atividades sem o empresário saber ao certo os processos e procedimentos burocráticos impostos pelos agentes fiscalizadores, o que de certa forma é normal dado a sua inexperiência.
Assim, contar com uma assessoria contábil especialista é fundamental, pois além do apoio técnico às burocracias geradas pela própria atividade econômica, o novo empresário contará com um parceiro experiente no cumprimento das obrigações determinadas pelo fisco, permitindo-lhe focar nas atividades lucrativas do negócio.
Continue com a leitura deste post e saiba como surgem esses embaraços burocráticos. Apresentaremos, também, algumas dicas para superar tais dificuldades. Vamos em frente e confira!
Os embaraços produzidos pela burocracia
A burocracia, enquanto uma técnica e uma concepção administrativa, não é ruim em si mesma. Ao contrário, ela nasceu da necessidade de se produzir registros e controles confiáveis — contábeis, financeiros, patrimoniais etc. — capazes de fornecer os dados e informações que os gestores de uma organização precisam para executar suas funções.
Bem como, sob a ótica do cumprimento de obrigações ao fisco, as burocracias impostas às empresas servem para orientar e facilitar a fazenda pública por meio de declarações que cada vez mais se confrontam como uma verdadeira teia fiscal que dado a forma digital que são cumpridas, tornaram a fiscalização mais célere e eficaz.
O problema surge quando ela se torna um fim em si mesmo, ou seja, quando deixa de ser um instrumento útil ao gerenciamento de uma empresa ou qualquer outra instituição, e se torna uma atividade desprovida de significado — algo como “o dever pelo dever”.
Quando uma firma se encontra nessa situação, é comum ver seus funcionários administrativos (e mesmo operacionais) ocupados com a elaboração de relatórios, realização de reuniões e discussões intermináveis, tudo isso sem que se possa enxergar com clareza o ponto em que se pretende chegar.
Em outras palavras, estamos diante do monstro burocrático e de sua fome insaciável por papeladas e procedimentos desnecessariamente complexos, quando não totalmente inúteis. De frente a esse quadro, o melhor a fazer é enxugar e dinamizar suas rotinas, como sugerimos a seguir.
Dicas para contornar as dificuldades burocráticas
1. Abandonar formas de pensar e comportamentos antiquados
Existem diversas ações capazes de favorecer um trabalho mais eficiente e eficaz numa empresa. Tudo dependerá, na verdade, da disposição para uma mudança de mentalidade, que às vezes passará por todos os níveis da organização, desde os sócios e diretores aos funcionários de base (aquele que trabalham no “chão da fábrica”).
Por exemplo, quando surgiu e se popularizou o uso dos computadores nos escritórios — final dos anos 80 e início dos 90, do século XX —, muitos empregados mais “antigos” resistiam a abandonar as máquinas de escrever e de calcular, por mais que fosse visivelmente absurdo não adotar os editores de texto, planilhas de cálculo e várias outras ferramentas modernas.
2. Conceder autonomia às equipes de colaboradores
Aquelas estruturas de comando verticais — ainda existentes em instituições como o Exército e a Igreja —, já não se aplicam de forma rigorosa às organizações empresariais e, isso, em razão da própria dinâmica dos negócios nos dias de hoje, caracterizados pelo uso intensivo de tecnologias, da criatividade e do espírito crítico.
Sendo assim, faz-se necessário que o chefe de uma equipe seja muito mais um facilitador de um trabalho em conjunto, baseado na colaboração, e não mais o manda chuva do passado.
3 – Terceirizar a área administrativa
Sobretudo nas micro e pequenas empresas a manutenção de uma equipe interna para lidar com as questões administrativas é bem custoso ao empresário, e nesse quesito não estamos considerando o lado financeiro, e sim, o emocional. Manter o time engajado, motivado e cumprindo bem as atividades exige bastante do gestor, que assumindo essa responsabilidade deixa de focar na atividade principal do negócio.
De tal modo que, a terceirização dos serviços administrativos, como a contabilidade, departamento pessoal, fiscal, financeiro, recursos humanos, dentre outros, pode se tornar uma verdadeira vantagem competitiva, pois não só o empresário foca no business core da empresa, como essa parte burocrática fica a cargo de quem conhece do assunto, mitigando as chances de multas que prejudicam a lucratividade da empresa.
4. Rever processos de trabalho
Um processo é um conjunto de atividades interdependentes, que obedecem a uma sequência lógica e se destinam a um determinado fim (objetivo). Por exemplo:
1º. receber um pedido de compra;
2º. encaminhar o pedido ao setor de estoques;
3º. separar e embalar a mercadoria;
4º. emitir a nota fiscal;
5º. encaminhar o produto ao transportador e entregá-lo ao destinatário.
Uma empresa pode ter diversos tipos de processos de trabalho, conforme a complexidade de suas estruturas produtivas. Por esse motivo, de tempos em tempos, eles devem ser mapeados, revistos e, quando necessários, alterados, com a intenção de eliminar gargalos, tarefas desnecessárias ou repetidas e assim por diante.
Essas foram apenas algumas dicas para se combater a burocracia ineficaz e que pode perturbar as operações em sua firma. Por isso, não fique parado! Mantenha-se sempre informado e atualizado sobre o tema, e ponha em prática as lições aprendidas!
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